Інформаційно-аналітичний процес: суть, принципи, інструментарій

Курсова робота
з дисципліни
«Інформаційний менеджмент»
на тему:
«Інформаційно-аналітичний процес: суть, принципи, інструментарій »

Зміст
Вступ ……………………………………………………………………………..3
Розділ 1 Інформаційно-аналітичний процес: суть, принципи, інструментарій…………………………………………………………………….5
Суть та основні принципи організації інформаційно-аналітичного процесу……………………………………………………………….5
Етапи і порядок підготовки інформаційно-аналітичних документів. «Пастка часу»………………………………………….8
Інформаційна робота як процес творчого мислення……………..14
Оціночна діяльність і прогнозування в інформаційно-аналітичному процесі………………………………………………17
Розділ 2 Інформаційно-аналітична діяльність у системі управління………23
Інформаційне забезпечення управління…………………………23
Види інформаційно-аналітичної діяльності……………………..31
Класифікація оглядово-аналітичної інформації…………………42
Висновки………………………………………………………………………..47
Посилання на використану літературу……………………………………….48
Вступ
На сучасному етапі розвитку суспільства стрімко збільшуються обсяги повідомлень. До того ж спостерігаються випереджаючі темпи зростання інформаційного шуму порівняно з темпами збільшення власне корисної для певних суб’єктів інформації. В результаті підвищуються витрати часу на перевантаження» різних ланок управління. У свою чергу, стрімке поширення новітніх засобів зв’язку визначило ще й новий етап розвитку різноманітних інформаційно-психологічних операцій. Тому актуальність інформаційно -аналітичного процесу на сьогоднішній день є досить значною, бо він являє собою процес пошуку, збору, переробки та подання інформації у формі придатній для її використання при прийнятті управлінських рішень. Адже глибокого розуміння змісту повідомлень, своєчасного виявлення та нешкодження впливу факторів, що можуть призводити до викривлення інформації.
Дане питання порушувалось у працях відомих авторів, зокрема, Матвієнко О.В., Кумицького С.П., Бідняка М.Н., Андрушківа Б.Н. та багато інших.
У першому розділі висвітлюється суть, принципи та інструментарій інформаційно-аналітичного процесу; етапи та порядок підготовки інформаційно-аналітичних документів, а також проілюстровано інформаційну роботу як процес творчого мислення.
У другому розділі йдеться про інформаційно- аналітичну діяльність у системі управління, наводяться види інформаційно- аналітичної діяльності та класифікація оглядово-аналітичної інформації, також висвітлюється інформаційне забезпечення управління.
Мета даної курсової роботи полягає у чіткому обґрунтуванні суті, принципів та інструментарію інформаційно-аналітичного процесу та його діяльність у системі управління.
Об’єктом дослідження є інформаційно-аналітичний процес.
Предметом дослідження є інформаційно-аналітичний процес управління у всіх сферах людської діяльності.
Виходячи з предмета дослідження, об’єкта дослідження та мети курсової роботи поставлені такі завдання:
Висвітлити особливості суті та основних принципів організації інформаційно-аналітичного процесу.
Визначити етапи і порядок підготовки інформаційно-аналітичних документів.
Висвітлити особливості поняття «Пастка часу».
Визначити особливості інформаційної роботи як процесу творчого мислення.
Визначити особливості інформаційного забезпечення управління.
Висвітлити види інформаційно- аналітичної діяльності.
Визначити особливості класифікації оглядово-аналітичної інформації.
Розділ 1 Інформаційно-аналітичний процес: суть, принципи, інструментарій.
Суть та основні принципи організації інформаційно-аналітичного процесу
Для розуміння суті та механізмів організації інформаційної діяльності у сфері
управляння різними соціальними системами(підприємствами, установами, громадськими організаціями та ін.) розглянемо ключову ланку цієї форми діяльності — інформаційно-аналітичний процес у сфері підготовки та прийняття управлінських рішень.
Отже, інформаційно-аналітичний процес у сфері управління являє собою процес пошуку, збору, переробки та подання інформації у формі, придатній для її використання при прийнятті управлінських рішень.
Треба зазначити, що управлінські рішення, на відміну від рішень,які приймаються, наприклад, у сфері теоретичних, фундаментальних наук, спрямовані на розв’язання конкретних питань, як правило, мають чіткі термінові межі та у встановлений період повинні втілюватись у життя. Особливо наочно це проявляється в бізнесі, де термін виконання ділових угод завжди визначений. Це ж стосується й військової сфери, особливо під час бойових дій. Та й у політиці, по при, здавалося б досить часту невизначеність та швидку зміну впливу багатьох факторів, рішення, спрямовані на управління тим чи іншим політичним процесом, мають більш-менш чітко визначений термін реалізації. Звичайно, йдеться про політичні рішення — чи то прийняття якогось законодавчого акта, чи то проведення PR-кампанії — а не про так звані декларації про наміри.
Тому продукт, створений у результаті інформаційно-аналітичного процесу повинен бути придатним для використання замовником, корисним для нього вже в момент свого створення. Сам же результат інформаційно аналітичної діяльності, як правило, матеріалізується у формі будь-якого документа. Із всього наведеного випливають основні принципи організації інформаційно-аналітичного процесу, сформульовані ще кілька десятиріч тому фахівцем зі стратегічної розвідки американським генералом Вашингтоном Плетом: повідомляти достовірно, своєчасно та ясно. Достовірність повідомлення є ключовою ознакою при оцінці будь-якого інформаційного документа, створеного в результаті аналітичної діяльності. Вона забезпечується завдяки правильному поєднанню ряду моментів, що визначають результативність роботи аналітика. Головними серед них є :
· глибоке розуміння дійсності тим, хто аналізує повідомлення;
· правильний відбір фактів, які стосуються об’єкта аналізу;
· виділення на підставі аналізу фактів, основних моментів явищ і
процесів, причинно-наслідкових зв’язків[7].
Як бачимо, вирішальну роль при підготовці достовірних аналітичних матеріалів має рівень кваліфікації виконавців робіт — професійні знання, ерудиція, вміння орієнтуватись і робити висновки в нестандартній ситуації тощо. Другим основним принципом організації інформаційно-аналітичного процесу є своєчасна підготовка документів. Своєчасність отримання інформації багато в чому визначає її цінність для користувача. Значення своєчасного подання інформації особам, які приймають рішення, може бути настільки великим, що заради нього варто навіть дещо поступитися достовірністю повідомлень. Звичайно, йдеться не про суттєву зміну змісту повідомлення, а лише про певне зниження ступеня його точності. Адже, як зазначалось достовірність інформації визначається її здатністю відображати реально існуючі об’єкти з необхідним ступенем точності. По суті, ситуації, коли доводиться йти на певне зниження ступеня достовірності інформації заради своєчасного її подання, трапляються не настільки рідко, як здається на перший погляд. Ілюстрацією розв’язання дилеми “достовірність інформації — своєчасність інформації” є поведінка фінансових і фондових ринків. Розв’язання дилеми“достовірність — своєчасність” полягає в синтезі цього протиріччя, перетворенні його на тріаду.
Третім основним принципом організації інформаційно-аналітичного процесу є ясність викладення матеріалу. Суть реалізації цього принципу полягає в тому, щоб зробити доступними для інших результати роботи аналітика. Адже саме коректне сприйняття інформації робить її переконливою для споживача, а отже, забезпечує успіх справи. Іноді автор забуває про це.
Щоб такого не сталося, необхідно пам’ятати слова патріарха менеджменту П.Друкера: “Яку інформацію я повинен надавати співробітникам, з якими я працюю і від яких я залежу? В якій формі? Коли?”. Інформаційно-аналітичний документ має бути лаконічним, зрозумілим (доступним) і переконливим[7].
Загальновідомо, що лаконічність — сестра таланту. Коротке по-відомлення легше сприймається і краще запам’ятовується, ніж довге. До того ж коротке повідомлення має переваги перед довгим (великим) і з огляду на те, що час на підготовку та прийняття управлінських рішень завжди обмежений. Інформаційно-аналітичний документ можна зробити зрозумілим,
доступнішим для споживача, якщо дотримуватись ряду правил. Перш за все він повинен мати чітку структуру. Кожну думку краще висловлювати кількома короткими простими реченнями. Викладати думку бажано простою (але не побутовою) мовою, намагаючись, уникати надмірного вживання спеціальних термінів. Не можна забувати, що єдине призначення спеціальних термінів у інформаційно-аналітичній роботі — точна та коректна передача споживачеві змісту повідомлення. Якщо ж постає дилема: дотримуватися літературного стилю, дещо знизивши точність і коректність висловлюваної думки, або ж заради досягнення максимальної точності та коректності викла-
дення матеріалу пожертвувати якістю його літературного стилю, то треба віддати перевагу другому варіанту. Тільки так можна зберегти ясність і переконливість інформаційно-аналітичного документа, не поступаючись його достовірністю.
І нарешті, щоб викладене у документі повідомлення було достатньо переконливим, воно має відображати суттєві причинно-наслідкові зв’язки у доступній, зрозумілій для споживача формі. Обов’язковою умовою виконання цього правила є високий рівень кваліфікації аналітика, його вміння знаходити необхідні аргументи для доведення своєї точки зору на проблему, що розглядається.
1.2 Етапи і порядок підготовки інформаційно-аналітичних документів. «Пастка часу»
Для того щоб на основі наведених принципів підготувати відповідний інформаційно-аналітичний матеріал, треба дотримуватися певного порядку дій, що має поетапний характер. З цією метою може бути запозичений досвід фахівців у сфері стратегічної розвідки. Спочатку розглянемо прямий порядок підготовки інформаційно-аналітичних документів. Логіка реалізації цього порядку роботи в цілому описується формулою “від загального — до часткового”. Вона дає змогу виконавцю поступово поглиблювати свої знання з проблеми, що досліджується. А це є запорукою якісної підготовки відповідних інформаційно-аналітичних матеріалів.
Перший етап виконання завдання полягає в загальному знайомстві виконавця з проблемою, по якій готується документ, та з суміжними питаннями. Складається план роботи із зазначенням строків її виконання, визначаються необхідні джерела інформації. Цей етап, по суті, має організаційний характер і окреслює поле та порядок діяльності для підготовки відповідного документа. Від того, наскільки правильно були розв’язані завдання цього етапу, багато в чому залежить ефективність всієї подальшої роботи.
На другому етапі відбувається визначення термінів і понять, які використовуються в роботі і вживатимуться у підготовлених документах. Виконання цих вимог забезпечує коректність сприйняття підготовленої інформації всіма її споживачами. При цьому необхідно відразу визначити терміни й поняття, що мають неоднозначне тлумачення. Треба зазначити, що синонімія притаманна не лише побутовій мові та художнім текстам. На практиці має місце і різне тлумачення спеціальних термінів. Наприклад, термін “інвестиції” може вживатись для позначення капітальних вкладень, тобто інвестицій у капітальні активи, які переносять свою вартість на вироб-лені товари і послуги за період часу, що перевищує один рік, — технологічне обладнання, транспортні засоби, будівлі, споруди тощо, тобто в значенні реальних інвестицій. Термін “інвестиції” може вживатись і для позначення фінансових інвестицій — вкладень коштів в акції, облігації та інші цінні папери. І нарешті, термін “інвестиції” може вживатись у значенні кредитів. І хоча таке застосування цього поняття неправильне, на практиці, особливо в ЗМІ, включаючи навіть ділові видання, воно має місце. Тому в подальшому виконавець повинен особливу увагу звертати на контекст повідомлень, які він опрацьовує. Після завершення підготовчої стадії починається третій етап практичної діяльності — збір необхідних фактів, що передбачає використання різних джерел інформації. Результативність цього етапу за-лежить від уміння виконавця поєднати своє розуміння проблеми, яка стоїть перед ним, із знанням змістовних характеристик, переваг і недоліків конкретних джерел інформації та власними організаційними здібностями. Останні вкрай важливі і тоді, коли виконавець працює в індивідуальному режимі, та тоді, коли він очолює певну групу, яка готує будь-який матеріал. В останньому випадку відповідальний виконавець виступає водночас менеджером відповідної функціональної групи і повинен вміти організувати роботу своїх підлеглих — спланувати навантаження, розподілити роботу між працівниками, поставити їм завдання тощо. При цьому сам процес збору фактів залежно від ступеня своєї інтенсивності може здійснюватись у двох різних режимах, які отримали у фахівців умовні назви “метод мжички” і “метод грози”. Суть першого з них полягає в тому, що інформація постійно
накопичується у відповідних розділах баз даних і використовується відповідно до потреб підготовки будь-яких документів. Такий порядок збору фактів застосовується при виконанні стандартних завдань, коли механізм підготовки необхідних документів, як правило, вже добре відпрацьований і запитань, що шукати?, у виконавців не виникає. Навпаки, “метод грози” застосовується у нових, нестандартних для виконавців ситуаціях, коли відчувається дефіцит відповідної інформації або ж коли завдання має терміновий характер. Суть цього методу полягає у мобілізації більших, ніж завжди, ресурсів для збору необхідних фактів. При цьому інформація, яку шукають та збирають, може бути для зацікавленого суб’єкта принципово новою за своїм змістовним спрямуванням, що обумовлює потребу в залученні додаткових ресурсів для її збору та пошуку[11].
Четвертий етап підготовки інформаційно-аналітичних документів полягає у тлумаченні фактів (у широкому розумінні цього поняття, тобто включаючи й їхню оцінку) з метою отримання від їх “переробки” максимуму корисної інформації. Успішність виконання робіт на цьому етапі залежить від професійного рівня, аналітичних здібностей виконавців. Адже завдання цього етапу полягає в тому, щоб на підставі глибокого розуміння дійсності та аналізу фактів, виділити ключові моменти досліджуваних явищ і процесів, основні причинно-наслідкові зв’язки між ними.
На п’ятому етапі на підставі тлумачення фактів будується робоча гіпотеза, що являє собою, ключовий етап усього інформаційно-аналітичного процесу. Побудова гіпотези на підставі тлумачення фактів дає змогу:
· зрозуміти суть проблеми, що аналізується;
· глибше проаналізувати причинно-наслідкові зв’язки відповідних явищ і процесів, а також підготувати необхідну основу для прогнозу розвитку досліджуваного об’єкта.
Нерідко опрацьовані факти дають підстави для формулювання кількох робочих гіпотез.
На шостому етапі роботи здійснюється перевірка однієї чи кількох висунутих гіпотез. Робляться висновки, які виступають засобом перевірки (підтвердження або спростування) гіпотез. Для цього здійснюються відповідні дослідження. У разі необхідності висунуті гіпотези можуть бути синтезовані в узагальненій формі. Таким чином, кінцеві висновки у змістовному плані підбивають підсумки всього інформаційно-аналітичного процесу.
Суть сьомого етапу полягає у викладі напрацьованого матеріалу. Адже фахівець, який готує відповідні інформаційні та інформаційно-аналітичні документи, повинен не тільки чітко уявляти те, про що він пише, а й уміти викласти свої думки в ясній, зрозумілій для користувачів формі. При цьому обов’язково треба вказати ступінь достовірності кожного твердження. Бо головне завдання цього етапу — це коректний виклад матеріалу, щоб його зміст однозначно сприймався всіма виконавцями та користувачами. Зазначений прямий порядок відображає формально-логічну послідовність підготовки інформаційно-аналітичних документів. Його застосування найдоцільніше тоді, коли проблема є новою для виконавців, а їхньої кваліфікації та накопиченого досвіду недостатньо для оперативного формування робочої гіпотези.
Однак за певних обставин логічна послідовність прямого порядку може порушуватись і замінятись зворотною послідовністю підготовки інформаційно-аналітичних документів. Суть зворотного порядку полягає в тому, що на перше місце в інформаційно-аналітичному процесі виходить побудова гіпотези. Таке стає можливим завдяки кваліфікації виконавців. Нерідко фахівець, перед яким поставлене відповідне завдання, вже має певний досвід у розв’язанні ідентичних чи аналогічних проблем. Тому сформульоване замовником завдання слугує тим сигналом, що активізує розумову активність виконавця. Останній звертається до власного професійного досвіду та інтуїції. Саме вони виконують функції того “схови-ща”, звідки виконавець черпає ресурси, необхідні для побудови гіпотези.
Далі починається збір фактів, здійснюється їх тлумачення та робляться попередні висновки. Усі ці етапи реалізуються у прискореному режимі з метою підтвердження або спростування висунутої робочої гіпотези. Остання може розглядатись у концептуальному плані. Якщо висунута гіпотеза в цілому видається правильною, продуктивною, то виконавці вже у прискореному режимі переходять до, прямого порядку підготовки інформаційно-ана-
літичних документів: складання плану роботи — визначення (корекція) термінів і понять — (до)збір фактів — тлумачення фактів —корекція та доопрацювання гіпотези — висновки — виклад матеріалу [7].
Наведена зворотна послідовність проходження етапів інформаційно-аналітичного процесу за рахунок кваліфікації виконавців дає змогу ефективніше використовувати наявні ресурси і особливо час в процесі організації інформаційної діяльності. За рахунок цього забезпечується своєчасна підготовка потрібних інформаційних матеріалів. Розглянута зворотна схема дає можливість реалізувати підхід до підготовки інформаційних матеріалів, що отримав умовну назву “мало, але швидко”. Суть його полягає в тому, що на момент появи документа він повинен містити найновіші відомості в обсязі, необхідному для прийняття рішення. Таким чином, досягається необхідна мінімальна повнота документа. Особливого значення цей підхід набуває, коли перед замовником і виконавцем постає дилема “своєчасність — достовірність”[6].
Проілюструємо втрати цінності інформації на прикладі військово-політичної розвідки, наведені свого часу американським генералом В. Плетом. Так, оперативно-тактична розвідувальна інформація втрачає свою цінність за нормою 10 % на день. Інформація стратегічної розвідки втрачає свою цінність вже за нормою 10 % на місяць під час війни, а в мирний час — за нормою 20 % на рік. До інформації стратегічної розвідки В. Плет відносить, наприклад, відомості стосовно можливостей, вразливих місць та ймовірного курсу іноземних держав. Водночас, на його думку, інформація про порівняно незмінні об’єкти (споруди, природні ресурси тощо) втрачає цінність за нормою 10 % на рік. Звичайно, ця схема на сучасному етапі дещо умовна, оскільки була розроблена кілька десятиріч тому. Але наведені в ній співвідношення в цілому мають місце. Хоча навіть у надзвичайно інертних сферах людської діяльності науково-технічний прогрес вносить свої корективи. Так, стрімке (до 10 разів) скорочення витрат на розвідку нафти у 90-ті роки ХХ ст. і пов’язані з цим зміни у кон’юнктурі нафтового ринку свідчать, що темпи втрати цінності інформації щодо порівняно незмінних об’єктів за нормою 10 % на рік за певних умов можуть бути поставлені під сумнів. На практиці, як зазначають фахівці, можливий певний симбіоз прямого і зворотного порядку підготовки відповідних інформаційно-аналітичних матеріалів. Він обумовлений конкретною ситуацією, в якій здійснюється підготовка інформації: взаємозв’язком конкретних завдань, що стоять перед виконавцями, часом на їхню підготовку, характером інформації, що обробляється, кваліфікацією самих виконавців тощо. За таких обставин загальний процес підготовки інформаційно-аналітичних матеріалів в якійсь організації схематично може бути представлений як своєрідний рух по колу, коли підготовка конкретного документа може починатися з будь-якого із перелічених вище етапів.
Уже наголошувалось, що будь-яка інформація, необхідна для ухвалення управлінських рішень, повинна бути підготовлена протягом певного часу. З цим пов’язана проблема так званої пастки часу. Її сутність полягає у невмінні працівників правильно розрахувати час для підготовки достовірного інформаційно-аналітичного матеріалу. Як засіб подолання означеної “пастки”, фахівці рекомендують застосовувати наступні прийоми. Перш за все у загальну схему підготовки відповідної інформації вводиться додатковий — восьмий етап.
Цей етап не має ніякого змістовного наповнення, а виконує функцію страхування з метою своєчасного виконання завдання. Тому він являє собою певний відрізок часу — запас, за рахунок якого у разі потреби може бути збільшено термін виконання інших етапів. Далі, з урахуванням означеного резервного етапу, проводиться розрахунок потреб у часі на виконання кожного з розглянутих етапів підготовки інформаційно-аналітичних документів. Причому цей розрахунок доцільно проводити у зворотному напрямі, тобто починаючи з останнього етапу. Це пов’язано з тим, що на практиці інформаційно-аналітичної діяльності спостерігається тенденція до надмірних витрат часу для виконання завдань на початкових етапах роботи і, відповідно, проявляється дефіцит часу на її завершальних етапах. У подальшому у процесі роботи здійснюється постійний поточний поетапний контроль за дотриманням складеного графіка виконання завдання. Зекономлений на певному етапі час додається до резервного восьмого етапу, а надмірно витрачений на виконання будь-якого етапу час віднімається від величини означеного резерву. Вміння досягти раціональної хронологічної організації інформаційної діяльності визначається кваліфікацією та досвідом
виконавців.
1.3. Інформаційна робота як процес творчого мислення
Якщо поетапний порядок підготовки документів відображає формально-організаційний аспект інформаційної діяльності, то підхід до процедури підготовки документів, як процесу творчого мислення, відображає змістовно-аналітичний аспект інформаційної діяльності. Причому потреба у творчому мисленні виникає перш за все при вирішенні нестандартних завдань, які вимагають відповідного підходу для свого розв’язання. Адже дослідник повинен уже на ранніх стадіях своєї роботи, а саме на етапі збору необхідної інформації, побудувати робочу гіпотезу стосовно найважливіших чинників, які діють у досліджуваній ним галузі. Прийнята на початку робоча гіпотеза виконуватиме функції своєрідного орієнтира у всій організації інтелектуального процесу, аж поки аналіз об’єкта дослідження не дасть
можливості побудувати нову, досконалішу гіпотезу [12].
Як бачимо, процес творчого мислення за формою дещо нагадує зворотну послідовність етапів підготовки інформаційно-аналітичних документів.
Хоча сам процес творчого мислення, на думку американського розвідника В. Плета, може бути представлений як послідовність стадій, що змістовно відрізняються одна від одної :
· накопичення відомостей (фактів) та знань;
· осмислення накопиченого матеріалу;
· побудова ментальних конструкцій та формування висновків;
· перевірка висновків.
Стадія накопичення відомостей (фактів) та знань певною мірою стосується всіх етапів процесу інформаційної роботи. Збір фактів є основним на цій стадії. Розглядаючи процес мислення, необхідно підкреслити, що на стадії накопичення відомостей і знань ми зіштовхуємося з величезною масою фактів, які стосуються справи. Частина цих відомостей була, безумовно, спеціально зібрана у зв’язку з конкретним інформаційним завданням. Інша частина відомостей, яка значно впливає на результати роботи, накопичувалася в нашій пам’яті як результат нашої загальної освіти і всього життєвого досвіду[4].
Після накопичення і добору фактів настає їхнє осмислювання, що являє собою другу логічну стадію процесу творчого мислення. При цьому накопичений матеріал оцінюється дослідником відповідно до його загальної підготовки, що представляє, поєднання його освіти і життєвого досвіду. Цей розумовий процес певною мірою відбувається підсвідомо, і його можна охарактеризувати як процес приведення в систему і міцне засвоєння доступних фактів. Для того щоб приступити до глибокого аналізу, у процесі якого дослідник систематизує і розташовує в логічному порядку свої думки, розкриває існуючі причинно-наслідкові зв’язки між явищами та процесами, не має необхідності чекати закінчення збору фактів. Цим, звичайно, залежно від рівня його кваліфікації, дослідник може зайнятися вже на початку виконання завдання Стадія побудови ментальних конструкцій та формування висновків починається з ланцюга спроб знайти рішення і пов’язаних з помилок. Зрештою ми наштовхуємося, більш-менш випадково, на відповідь, проти якої немає явних заперечень. Після чого безупинний процес пошуків правильних рішень і відкидання хибних припиняється. Ми зосереджуємося. Подальші міркування підтверджують, що рішення, на якому ми зупинилися, можливо є правильним. Ми не відкидаємо можливу відповідь, на яку нам вдалося натрапити. Навпаки, ми затримуємося на ній, піддаємо її подальшому розгляду та остаточно приймаємо, якщо немає явних заперечень та (чи) прийнятної альтернативи[8].
У процесі роботи над проблемою, як правило, настає такий момент, коли необхідно з великої кількості можливих рішень попередньо вибрати найкращі. Часто кількість робочих гіпотез, що заслуговують на увагу, буває надмірно великою. У такому випадку наш розум повинен відібрати для подальшого розгляду обмежену кількість гіпотез. Нерідко, прагнучи до “досконалості” і вивчаючи все підряд, ми приділяємо так багато часу маловажливим моментам, що позбавляємо себе можливості глибоко розглянути найважливіші аспекти поставленого завдання. Поряд із копітким усебічним вивченням, шлях до розв’язання проблеми можна іноді знайти за допомогою вдало висловленого судження, інтуїції. Коли ми приходимо до визначеного висновку, увага концентрується на одному чи двох найважливіших моментах і наш розум будує гіпотези, що пояснюють значення цих моментів у всій сукупності досліджуваних явищ.
Таким чином, дійшовши у процесі роботи до стадії “перевірка висновків”, ми ставимо перед собою запитання: чи правильний метод ми схильні обрати? Чи справді правильна висунута нами гіпотеза, що в даний момент здається такою багатообіцяючою, і чи можна на її основі сформулювати остаточний висновок? Чи слушне уявлення про всю проблему, що так чітко вимальовується в нашій свідомості в цей момент, чи вірно воно висвітлює значення окремих елементів проблеми? Чи справді прогноз, що ми збираємося зробити, найімовірніший і чи немає проти нього серйозних заперечень? Очевидно, тільки в тому випадку, коли пропонуємо яке-небудь конкретне рішення, можемо піддати його критичному розглядові. Тільки в цьому випадку ми можемо перевірити, змінити або відкинути його.
1.4. Оціночна діяльність і прогнозування в інформаційно-аналітичному процесі
Невід’ємною складовою будь-якого інформаційно-аналітичного процесу, як уже зазначалось, є побудова гіпотези. Гіпотези, як правило, бувають представлені у формі різноманітних оцінок імовірних сценаріїв подій. Оцінки ці можуть носити ретроспективний, поточний або перспективний характер. Причому різниця в методиці між оцінками імовірних альтернативних сценаріїв поточних і перспективних подій зменшується зі скороченням періоду упередження прогнозування, тобто відрізку часу, на який розробляється прогноз.
У такому контексті прогноз являє собою науково обґрунтоване судження про можливі стани об’єкта в майбутньому або про альтернативні шляхи і терміни їхнього здійснення. Коли цей об’єкт розглядається одночасно з “прогнозним фоном”, то в цьому випадку його називають “об’єктом прогнозування” і говорять про “прогнози об’єкта прогнозування” і “прогнози прогнозного фону” цього об’єкта. А прогнозний фон — це сукупність зовнішніх щодо об’єкта прогнозування умов, важливих для розв’язання завдання прогнозування.
Розробка певним суб’єктом імовірних сценаріїв подій як альтернативних для ретроспективи і сучасного етапу, так і перспективного періоду (тобто прогнозування) здійснюється з метою вироблення найкращих варіантів поведінки цього суб’єкта. А оскільки всі перелічені сценарії мають імовірнісний характер, то схематично узагальнений підхід до їхньої побудови можна описати формулою “якщо ... то ...”, тобто якщо складатимуться умови Х1, то, як наслідок, можна очікувати на реалізацію сценарію у1, а якщо складатимуться умови х2, то в результаті найімовірнішою буде ситуація у2. Головна перевага такої схеми прогнозу (оцінки) полягає в тому, що її кінцевим результатом виступає не стільки перелік якихось конкретних кількісних показників, які описують стан відповідного об’єкта, скільки система ймовірних причинно-наслідкових зв’язків і, що особливо важливо, ймовірні сценарії поведінки певних суб’єктів.
Саме з цих позицій треба підходити до питання про доцільність застосування в певній ситуації відповідного типу прогнозу. Останні поділяються на пошукові та нормативні. Пошуковий прогноз — це визначення можливих станів явища в майбутньому. Мається на увазі умовне продовження в майбутньому тенденцій розвитку явища, яке вивчається в минулому і теперішньому часі, абстрагуючись від можливих рішень, дії на основі яких можуть радикально змінити тенденції, викликати в деяких випадках самоутвердження або самознищення прогнозу. Такий прогноз відповідає на запитання: що, швидше за все, станеться при умові збереження існуючих тенденцій?
Нормативний прогноз — це визначення шляхів і строків досягнення можливих станів явища, що приймаються в якості мети. Мається на увазі прогнозування досягнення бажаних станів на основі наперед заданих норм, ідеалів, стимулів, цілей. Такий прогноз відповідає на запитання: якими шляхами досягти бажаного? Пошуковий прогноз будується на визначеній шкалі (полі, спектрі) можливостей, на якій потім встановлюється ступінь імовірності прогнозованого явища. При нормативному прогнозуванні відбувається такий самий розподіл імовірностей, але вже у зворотному порядку: від заданого стану до тенденцій, які спостерігаються. Це стохастичний (імовірнісний) опис можливих альтернативних шляхів досягнення цих норм.
За періодом упередження — проміжком часу, на який розраховано прогноз, — розрізняють оперативні (поточні), коротко-, середньо-, довго- та далекотермінові (наддовготермінові) прогнози. Оперативний, як правило, розрахований на перспективу, протягом якої не очікується істотних змін об’єкта дослідження — ані кількісних, ані якісних. Короткотерміновий — на перспективу тільки кількісних змін, довготерміновий — не тільки кількісних, але, головним чином, якісних. Середньотерміновий охоплює перспективу між коротко- та довготерміновим із перевагою кількісних змін над якісними, далекотерміновий (наддовготерміновий) — перспективу, коли очікуються на-
стільки значні якісні зміни, що говорити можна, власне тільки про найзагальніші перспективи розвитку природи та суспільства. Часова градація прогнозів є відносною і залежить від характеру та мети даного прогнозу. У деяких науково-технічних прогнозах період упередження навіть довготермінових прогнозів може вимірюватися днями, а в геології чи космології — мільйонами років. У соціально-економічних прогнозах, відповідно до характеру та темпів розвитку прогнозованих явищ, емпірично встановлений такий часовий масштаб: оперативні прогнози — до одного місяця, короткотермінові — до одного року, середньотермінові — на кілька (зазвичай до п’яти) років, довготермінові — на період понад п’ять і приблизно до п’ятнадцяти — двадцяти років, далекотермінові — за межами довготермінових. Однак і тут є відмінності, пов’язані з особливостями окремих галузей соціально-економічного прогнозування. Так, у сфері політики діапазон між коротко- та довготерміновістю звужується до меж найближчого десятиріччя, у міському будівництві — розтягується на кілька десятиліть, в економіці — пристосовується до діапазонів протікання мікро- та макроекономічних процесів.За ступенем формалізації всі методи прогнозування діляться на інтуїтивні та формалізовані. Інтуїтивне прогнозування застосовується, коли об’єкт прогнозування або надто простий, або настільки складний, що аналітично врахувати вплив багатьох факторів практично неможливо. У таких випадках вдаються до опитування експертів. Отримані індивідуальні та колективні експертні оцінки використовують як кінцеві прогнози чи як вихідні дані у комплексних системах прогнозування.
При виборі методів прогнозування важливим показником є глибина упередження прогнозу. При цьому необхідно не тільки знати абсолютну величину цього показника, а й віднести його до тривалості еволюційного циклу розвитку об’єкта прогнозування. Для цього можна скористатись безрозмірним показником глибини (дальності) прогнозування ф :
?t
ф=,
tx
де ?J — абсолютний час, tx — величина еволюційного циклу об’єкта прогнозування.
Формалізовані методи прогнозування діють, якщо величина глибини упередження вкладається в рамки еволюційного циклу об’єкта прогнозування ( ф << 1 ). При виникненні протягом прогнозного періоду “стрибка” в розвитку об’єкта прогнозування ( ф ? 1 ) необхідно застосувати інтуїтивні методи як для визначення сили “стрибка”, так і для оцінки часу його здійснення. У цьому випадку формалізовані методи застосовуються для оцінки еволюційних ділянок розвитку до і після “стрибка”. Якщо ж у прогнозному періоді міститься кілька еволюційних циклів розвитку об’єкта прогнозування ( ф >> 1 ), то при прогнозуванні велике значення мають інтуїтивні методи.
Клас формалізованих методів залежно від загальних принципів дії можна розділити на групи екстраполяційних, системно-структурних, асоціативних методів і методів випереджальної інформації. Залежно від загальних принципів дії інтуїтивні методи прогнозування, можна розділити на дві групи: індивідуальні експертні оцінки та колективні експертні оцінки. Методи колективних експертних оцінок можна віднести до комплексних систем прогнозування (зазвичай неповних), оскільки в останніх поєднуються методи індивідуальних експертних оцінок і статистичні методи обробки цих оцінок.
Водночас практичні потреби обумовлюють появу нових підходів до оцінки та прогнозування ситуації. Для прикладу можна навести теорію рефлективності, сформульовану відомим бізнесменом Дж. Соросом. Ця теорія базується на тому положенні, що суспільна психологія не лише формується під впливом економічних та інших суспільних відносин, а й активно впливає на перебіг означених процесів. Погляди, що є панівними у певному соціумі, можуть прискорювати або, навпаки, уповільнювати ті чи інші суспільні процеси. Тобто існує рефлективний механізм подвійного зворотного зв’язку між реальністю та уявленням суб’єктів (учасників суспільних процесів) про цю реальність[8].
У найзагальнішому плані основні положення теорії рефлективності можна викласти таким чином. Люди діють на підставі своїх уявлень про ситуацію (реальність). Ці уявлення так чи інакше можуть відрізнятись від реальності. Тобто сприйняття учасників ринкових та інших суспільних процесів за своєю природою тією чи іншою мірою помилкові в оцінці ситуації та спричиняють відповідно неоптимальну їхню реакцію. У політиці складається ситуація, що відхиляється від стану рівноваги. Помилковість сприйняття та неоптимальний характер дій можуть поступово взаємно посилюватися, а їхній результат — накопичуватися. Такі умови, далекі від стану рівноваги, за яких уявлення суб’єктів про реальний стан речей не відповідають дійсності, можуть існувати досить довго. Нарешті настає переломний момент, коли помилковість поглядів і неадекватність реакції учасників процесів стають очевидними. Відбувається більш-менш радикальна зміна поглядів і поведінки суб’єктів, а економічний чи інший суспільний процес у результаті може змінити, причому іноді на протилежне, своє спрямування та ряд інших параметрів. Ключова відмінність висунутої Дж. Соросом теорії рефлективності від загальноприйнятих економічних поглядів полягає у підході до стану рівноваги економічних процесів. Теорія рефлективності стверджує, що стан рівноваги є лише моментом руху. До того ж у багатьох випадках суспільні процеси не прагнуть автоматично до стану рівноваги. Останнього можна досягнути завдяки цілеспрямованому регулюючому впливу .
Ілюстрації до теорії рефлективності дає і новітня історія України як на мікро-, так і на макрорівні. Наприклад, яскраво вираженим рефлективним процесом була скандально відома “трастова епопея” 1993–1994 рр. У цей період ряд довірчих товариств (трастів) і страхових компаній розпочали збір готівкових коштів від населення, обіцяючи їх вкладникам високі прибутки. Перші, іноді досить високі, прибутки виплачувалися за рахунок надходження внесків. Тому спочатку переважаючим серед вкладників трастів і ряду інших фінансових структур, які акумулювали грошові вклади населення, було очікування швидкого збагачення. Але реальні умови — відсутність ефективної інвестиційної діяльності трастів та інших подібних фінансових установ чи навіть присвоєння довірених грошових коштів посадовими особами вказаних комерційних структур — унеможливлювали реалізацію цих очікувань. У результаті основний тренд — динаміка реально отриманого прибутку від внесених вкладів — мав для вкладників в основному зворотну щодо їх очікувань направленість. Однак основний тренд був усвідомлений переважною більшістю учасників подій далеко не відразу. Тому протягом деякого періоду очікування високих прибутків, що переважало серед вкладників, лише посилювалося, аж поки вплив основного тренду, реальних умов не стали очевидними для значної кількості учасників цього процесу. Наслідком означеної епопеї став скандально відомий колапс трастів.
На макроекономічному рівні рефлективного характеру набуває бюджетний процес. Притаманна рефлективність і політичним процесам, які відбуваються на пострадянському просторі[9].
Розділ 2 ІНФОРМАЦІЙНО-АНАЛІТИЧНА ДІЯЛЬНІСТЬ У СИСТЕМІ УПРАВЛІННЯ
2.1. Інформаційне забезпечення управління
Володіння достовірною і актуальною інформацією поряд з умінням ефективно використовувати адекватні методи її збирання, аналізу і надання є основою успішної діяльності підприємств і організацій будь-якої організаційно-правової форми.
Диференціація попиту на всі види інформації - наукову, технічну, економічну, урядову, задоволення зростаючих інформаційних потреб є актуальним завданням у сфері управління. Інтуїтивні дії у цій сфері, відсутність інформаційної політики підприємства можуть призвести до неадекватних рішень і відчутних фінансових витрат.
Однією з особливостей управлінської праці є постійна необхідність прийняття рішень в умовах дефіциту часу. Процес вироблення і прийняття рішень у системі управління по суті є інформаційним процесом. Рішення - це "згусток" інформації, спеціально зібраної, проаналізованої і опрацьованої суб'єктом управління. Рішення інформаційне за своєю сутністю, причому являє собою констатацію нинішнього стану системи, синтез інформації про сьогоднішній день з інформацією про майбутнє, яке виражене у меті, поставленій перед системою. Управління, як процес планування, організації, мотивації і контролю, передбачає наявність і єдність двох підсистем керованої і керівної. Взаємодія об'єкта і суб'єкта управління - це перш за все інформаційна взаємодія. Завдяки обміну інформацією між суб'єктом і об'єктом управління система виробляє команди управління для підтримання своєї життєдіяльності і виконання поставлених перед нею цілей та потребує зворотного зв'язку надходження інформації про результати. Тільки систематизована інформація дає можливість керівнику визначати ефективність організаційно-економічних, соціальних та інших заходів, а також залежно від умов, які складаються, змінювати накреслену програму. Чим краще поінформований керівник, тим більш оперативні і вищі за якістю його рішення.Суб'єкт управління, виробляючи управлінські рішення, передає їх об'єкту управління, оформлюючи інформацію у вигляді організаційно-розпорядчих документів (положень, інструкцій, правил, наказів, постанов, рішень та ін.). Часто для одержання ефективного результату в процесі управління необхідна як усна, так і письмова взаємодія між суб'єктом і об'єктом, однак для більшості процесів управління важлива наявність інформації, закріпленої на матеріальному носії. Таким чином, результат управління залежить від того, наскільки продумано, систематично і професійно відбувається інформаційна взаємодія між суб'єктом і об'єктом управління. Аналіз видів управлінської діяльності дозволяє визначити завдання, вирішувані в організації, і виконавців цих завдань. За ступенем інтелектуальності і складності завдання можна класифікувати:
Перший клас - найбільш прості завдання, які складаються з повністю формалізованих процедур і виконання яких, крім витрат часу, не становить ніякої складності для виконавців. Ці завдання стандартизуються і програмуються. До них відно-сяться контроль і облік, оформлення документів, їх тиражу-вання, розсилку та ін. Такі завдання вирішуються практично всіма автоматизованими інформаційними системами.
Завдання цього класу, якщо вони використовуються для прийняття рішень, називаються завданнями прийняття рішень в умовах повної визначеності. При цьому випадкові і невизначені чинники відсутні.
Другий клас - більш складні завдання: прийняття рішень в умовах ризику, тобто в тому випадку, коли наявні випадкові Чинники, для яких відомі закони їх впливу. Постановка і вирішення таких завдань можливі на основі методів теорії ймовірностей, аналітичного та імітаційного моделювання.
Третій клас завдань становлять слабко структуровані завдання, які містять невідомі або не вимірювані компоненти (кількісно не оцінювані). Для цих завдань характерна відсут-ність методів розв'язання на основі безпосереднього опра-цювання даних. Постановка завдань базується на прийнятті рішень в умовах неповної інформації. У ряді випадків на основі теорії нечітких множин і застосувань цієї теорії вдається побудувати формальні схеми рішення.
Четвертий клас завдань становлять завдання прийняття рішень в умовах протидії або конфлікту (наприклад, необхідно враховувати наявність активно діючих конкурентів). У завданнях цього класу можуть бути наявні випадкові чинники, для яких невідомі закони їх впливу. Постановка і вирішення таких завдань можливі (але не завжди) методами теорії ймовірностей, нечітких множин і теорії ігор.
П'ятий клас - найбільш складні завдання прийняття рішень, які характеризуються відсутністю можливості формалізації через високий ступінь невизначеності. До таких завдань відноситься більшість проблем прогнозування, перспективного планування.
Працівників офісу можна умовно поділити на такі групи відповідно до виконуваних ними завдань.
Перша група - керівники (генеральні директори, головні адміністратори, виконавчі директори, начальники відділів), які виконують, як правило, завдання четвертого і п'ятого класів. Творчий елемент їх роботи максимальний, а рутинний зміст мінімальний. Ці працівники несуть найбільшу відповідальність за прийняття рішень і є основними користувачами узагальнених інформаційних ресурсів організації.
Основна форма діяльності керівника - ділове спілкування. Для керівника характерний такий розподіл часу протягом дня: ділові контакти - 47%, робота з документами - 29%, телефонні переговори - 9%, відрядження (поїздки) - 6%, аналіз проблем І прийняття рішень - 4%, інше – 5%
Технологія діяльності керівника характеризується такими особливостями:
* при централізації прийняття рішень різко збільшуються обсяги інформації, зменшується час на обдумування і аналіз, зростає складність комплексного врахування всіх даних;
* виникає значна частка поточних завдань, які не дозво-ляють зосередити увагу на стратегічних цілях;
* не враховується роль організаційної поведінки, вплив зовнішнього середовища і психологічних аспектів прийняття рішення;
* переважають проблеми, обумовлені звичками, досвідом, традиціями й іншими обставинами;
* при прийнятті рішень керівник не завжди у змозі описати і навіть уявити по можливості повну модель ситуації, а керується лише певними уявленнями про неї;
* діяльність керівника значною мірою залежить від стилю керівництва, від ступеня знань причин і наслідків, ясності уявлення взаємозв'язків обсягу наявної інформації.
Другу групу становлять спеціалісти, які виконують завдання другого й третього класів і формують інтелектуальний базис установи. Для спеціалістів характерний такий розподіл часу протягом робочого дня: ділові контакти - 23%, робота з документами - 42%, телефонні переговори - 17%, аналітична робота - 12%, інше - 6%.
Ефективність функціонування установи в основному визначається продуктивністю діяльності спеціалістів, особливо у питаннях створення нової інформації. Спеціалісти забезпе-чують практично всю інформаційну підготовку для прийняття рішення керівником. Вони є основними виконавцями доку-ментів, визначають їх якість. Частка рутинної роботи різна і при раціональній технології повинна бути незначною[3].
Третя група - технічні працівники, які виконують всю рутинну роботу (завдання першого класу). Робота цих праців-ників регламентована, але не потребує розуміння змісту опра-цьовуваної інформації. До цієї ж групи належать працівники, які мають суто виробничі навички (друкарки, оператори). Основний критерій продуктивності їх роботи - оперативність і своєчасність опрацювання без збоїв і помилок. Найбільш полі функціональним працівниками є секретарі. Вони готують листи, накази, розпорядження та інші документи, копіюють і розсилають документи, ведуть файли документів, здійснюють телефонні контакти, планують зустрічі і поїздки, організовують "календарі" своїх керівників.Для цієї групи працівників характерний такий розподіл часу: робота з документами - 69%, телефонні переговори - 20%, ведення обліку - 6%, інше - 5%.
Основний клас завдань, притаманний офісу, - документаційне забезпечення управління. Незалежно від класу завдань, рішення будь-якого з них передбачає проведення великого обсягу типових офісних робіт, які включають:
* опрацювання вхідної і вихідної інформації: читання і відповіді на листи (як електронні, так і звичайні), написання звітів, циркулярів та іншої документації, яка може містити також малюнки і діаграми;
* збирання і подальший аналіз деяких даних, наприклад звітності за певні періоди часу за різними підрозділами або організаціями, яка задовольняє різні критерії відбору;
* збереження інформації, яка надійшла, забезпечення швидкого доступу до неї і пошук необхідної у даний момент інформації.
Діяльність має бути чітко скоординована між особами, які її виконують; повинні бути забезпечені тісні зв'язки, які дозволяють обмінюватись інформацією у короткі терміни, а процес руху документів має бути ефективно організований. Специфіка інформаційного менеджменту в системі управ-ління вимагає системного підходу не тільки до аналізу пер-винної інформації, а й до її узагальнення у відповідності з циклічністю фаз (етапів) управлінського рішення, структурою органів управління, попереднім досвідом розв'язання про-блемних ситуацій та ін[11].
Діяльність у галузі інформаційного менеджменту пов'язана з проведенням таких видів робіт:
1. Виявлення кола управлінських завдань, які розв'я-зуються як на рівні всієї організації, так і в кожному з її підрозділів.
2. Оцінка значущості окремих напрямів діяльності орга-нізації на певних етапах її розвитку.
3. Уточнення складу і структури інформаційних мате-ріалів, необхідних для забезпечення управлінських рішень.
Інформаційну складову управлінської праці становить зби-рання, зберігання, опрацювання і передача інформації. Через органи управління проходить велика за обсягом, різнома-нітністю і динамікою інформація. Одна її частина має безпосе-редньо управлінський характер, інша виражає взаємозв'язки державного апарату із суспільством, з його численними проявами і потребами, інтересами громадян. Інформацію, яка циркулює в органах державної влади, можна визначити як соціально-управлінську інформацію. Будь-який вид виробничо-економічної діяльності ґрунтується на відповідному інфор-маційному забезпеченні, в тому числі економічною, кон'юнктур-ною, науково-технічною, оглядово-аналітичною, фактографіч-ною та іншою інформацією. Визначення поняття "інформаційне забезпечення", наведені в різних наукових джерелах, висвітлюють мету інформаційного забезпечення, його об'єкт, засоби здійснення, процесуально-діяльнісну та інформаційно-ресурсну складові[14].
Інформаційне забезпечення - сукупність процесів з підго-товки й надання спеціально підготовленої інформації для вирішення управлінських, наукових, технічних та інших завдань у відповідності з етапами їх розв'язування.
Інформаційне забезпечення - комплекс методів і засобів документаційного, фактографічного і концептографічного обслуговування, використовуваних для задоволення інфор-маційних потреб у конкретній науково-технічній ситуації або у вирішенні управлінських задач.
Інформаційне забезпечення управління - це організація цілеспрямованих масивів інформації й інформаційних потоків, яка включає збирання, зберігання, опрацювання і передавання інформації (в тому числі і з використанням комп'ютерних інформаційних систем) з метою аналізу одержаних результатів для підготовки, обґрунтування і прийняття управлінських рішень органами управління .
У загальному обсязі інформації, яка циркулює у складних суспільних системах, відрізняють інформацію безпосереднього управління й інформацію розвитку системи. Під інформа-цією безпосереднього управління розуміють відомості, які циркулюють по каналах конкретної системи і використовуються для вирішення завдань, які стоять перед цією системою. Під інформацією розвитку системи розуміють відомості, що містять результати науково-технічних досягнень, які можуть бути використані для докорінної перебудови системи. Умовність цього поділу підтверджується конвергенцією на практиці зазначених видів діяльності, що викликано спільною структу-рою діяльності - об'єктом (документно-інформаційним ресурсом), технологією та іншими структурними компонен-тами. Виходячи з цього умовного поділу, діяльність спеціалістів у галузі документно-інформаційних ресурсів можна поділити на діяльність у галузі документаційного забезпечення системи управління або документування управлінської діяльності (document management) і діяльність у галузі інформаційно-аналітичного забезпечення (information management), які разом є скла-довими інформаційного забезпечення діяльності підприємства.
Очевидно, що організація інформаційної діяльності на підприємствах та інформаційного забезпечення управління є самостійним видом діяльності, а інформаційні підрозділи підприємств, будучи функціонально включеними до відповід-них організаційних структур, виконують специфічні функції управління інформаційною діяльністю, системного аналізу інформаційних потоків і застосування методів інформаційної логістики до руху цих потоків як усередині організації, так і стосовно зовнішнього середовища[15].
Управлінську інформацію можна умовно поділити на три категорії:
* інформація стратегічного планування дозволяє вищому керівництву приймати рішення із встановлення довготермінових цілей, накопичення ресурсів для досягнення цих цілей і фор-мулювати політику їх досягнення (може містити перспективні оцінки середовища, економічні прогнози і демографічні тенденції);
* контрольна управлінська інформація використовується менеджерами середнього рівня для координації різних під-контрольних їм дій, приведення ресурсів у відповідність із завданнями і розробки оперативних планів;
* оперативна інформація допомагає виконувати звичайні повсякденні операції, розрахунок заробітної платні і фінансові розрахунки та ін.
Ефективність будь-якої інформаційної системи значною мірою залежить від якості інформації, яка до неї вводиться. Необхідний рівень якості забезпечується шляхом фільтрації вхідного потоку інформації.
В сучасних інформаційних системах відбір інформації є обов'язковим етапом перетворення інформаційного потоку і потребує формулювання загальних та окремих критеріїв відбору інформації на вході інформаційної системи й визначення принципів відбору документів і відомостей для різних цілей інформаційного забезпечення.
Відбір інформації - це процес виділення з інформаційного потоку найбільш цінних документів, їх окремих частин або фактичних відомостей у відповідності з прийнятими критеріями.
Критерій відбору інформації - ознака або набір ознак, на основі яких приймається рішення про включення документа або його складових до інформаційної системи.
В цілому на процес збирання інформації, її систематизації впливають як індивідуальні особливості менеджера з управління інформаційними ресурсами, так і специфічні організаційні вимоги, які ґрунтуються на необхідності оперувати зібраною інформацією. Людина, яка здійснює відбір інформації, активно переробляє інформацію, виконує сортування у відповідності з певною оціночною шкалою, наприклад за значущістю, ступенем новизни та ін. При цьому процес відбору можна представити як процес послідовного прийняття рішення про можливість виділення з потоку груп документів, які відповідають певній сукупності ознак.
Оскільки від якості відібраної інформації залежить результативність рішень, що приймаються, необхідно врахуван-ня психологічних критеріїв відбору інформації:
* критерій поліментності є основою для відбору такої інформації, яка викликає в людському мозку найбільшу кількість думок, призводить до виникнення декількох варіантів вирішення завдання і створює велику вірогідність правильного і швидкого вибору найкращого варіанту його розв'язання;
* критерій активності, за яким відбирають інформацію, що є значущою не з наукової або технічної точки зору, а з точки зору психології мислення, тобто таку, що обумовлює наро-дження нових думок, активно впливає на творче мислення користувача інформації;
* критерій евристичності інформації пов'язаний з крите-рієм активності, але є вищий за якістю, спонукає людський мо-зок при осмисленні критерію створювати таку нову інформацію, що дозволяє знаходити найкоротші шляхи вирішення проблеми, яка стоїть перед користувачем інформації. За критерієм евристичності відбирають таку інформацію, яка спрямовує хід думок користувача інформації до вирішення заданої проблеми;
* критерій прогресивності інформації, коли оцінюють і виділяють таку інформацію, яка веде до знань, що розкривають шляхи руху вперед у розвитку даної проблеми;
* оптимальний мінімум інформації як психологічний критерій відбору потребує такої кількості інформації, якої достатньо спеціалісту для оптимального вирішення завдання.
2.2. Види інформаційно-аналітичної діяльності
У системі управління існує значна кількість проблем, що характеризуються інформаційною відкритістю і невизначеністю міжпроблемної галузі, унікальністю кожної ситуації, високими вимогами до оперативності прийняття рішень за умови фрагментованості та суперечливості інформації і потребують інформаційно - аналітичного забезпечення.
До аналітичної діяльності відносять ті процедури і процеси інтелектуальної діяльності, які мають ознаки творчості, породжують нову інформацію, дозволяють виявляти нові проблеми або їх аспекти, пропонувати нетрадиційні способи їх вирішення. Зростає інтерес управлінських структур до методів і засобів аналітичної роботи, посилюється роль різних видів експертизи (правової, фінансової, макроекономічної, міжнародної, науково-технічної та ін.). Надання особі, що приймає рішення, аналітичного продук-ту, який є не просто впорядкованим набором окремих фрагмен-тів проблемної галузі, а цілісною картиною, що відображає об'єкт управління у зручному для сприйняття ракурсі, містить пропозиції варіантів альтернативної поведінки і можливих наслідків, дає можливість сприймати об'єкт у його динаміці. Інформаційно-аналітична діяльність характерна перш за все для політичних, економічних досліджень з метою прийняття рішень у сфері управління. Інформаційно-аналітичні служби органів влади і управління покликані моделювати соціологічні аспекти, здійснювати прогнозування політичних конфліктів, результатів голосування, здійснювати аналітичний моніторинг не тільки явних поточних проблем, а й виявляти проблемні ситуації, проводити ситуаційний аналіз та вирішувати інші завдання соціального, політичного, фінансового, екологічного моніторингу.
Розрізняють моніторингові, ініційовані і кумулятивні аналітичні дослідження.
1. Моніторингові дослідження призначені для довготер-мінового аналітичного спостереження за розвитком певної ситуації з метою забезпечення можливості апріорного синтезу управлінських рішень, які мають профілактичний або засте-режний характер.
Моніторинг - безперервне спостерігання за станом оточуючого середовища і управління ним шляхом своєчасного інформування про можливості настання несприятливих, критичних або неприпустимих ситуацій. Моніторингові дослідження передбачають одержання статистичних або змістовних показників, які характеризують об'єкт спостереження і які можна виміряти. Система спосте-режень будується на фіксації дискретних кількісних харак-теристик об'єкта спостереження, накопичуванні цих відомостей і на можливості шляхом інтелектуальної інтерпретації одержа-них відомостей зробити висновки про якісний стан об'єкта. Моніторинг ґрунтується на спостереженні типових рис у поведінці об'єктів спостереження і на своєчасній фіксації на їх фоні різних відхилень від норми.
Інформаційно-аналітичний моніторинг - вид інформаційної діяльності, пов'язаний з процесами аналізу, синтезу інформації із застосуванням методів моделювання, експертного оціню-вання, діагностики і прогнозування, що реалізуються у режимах постійного збирання інформації з традиційних і нетрадиційних джерел з метою регулярного інформаційного забезпечення користувачів.
Моніторингові аналітичні дослідження, як правило, регла-ментуються етапами обробки інформації, обраною тематикою і фіксованим переліком джерел. Головне в моніторингових дослідженнях - чітка орієнтація на конкретну постановку завдання і цілеспрямовану змістовну обробку інформації[9].
2. Ініційовані аналітичні дослідження проводяться за раніше незапланованими дорученнями керівництва або в результаті виявлення при проведенні моніторингових до-сліджень нових проблемних ситуацій.
Ініційовані дослідження вирізняються істотним впливом чинників невизначеності цілей і суб'єктивності критеріїв оцінки рішень, які приймаються. Важливе значення в цьому процесі надається виявленню індикаторів, формальних характеристик, якісних і кількісних показників, які відображають аналітичну динаміку ситуації. Це завдання передбачає вивчення вітчизня-ного і зарубіжного досвіду вибору інформаційних індикаторів даної проблемної ситуації, наявні державні і комерційні джерела інформації, оцінку взаємозалежності значень покажчиків з урахуванням динаміки в часі та ін. Вибір індикаторів має проводитись під безпосереднім змістовим контролем кінцевого користувача з урахуванням сформульованої ним задачі аналітичного дослідження. Для виявлення і формулювання характеристик досліджуваної ситуації необхідно забезпечити аналіз і оцінку альтернативних характеристик ситуації з урахуванням їх суб'єктивно-інтуїтивних оцінок експертами-аналітиками. У результаті ініціації або одержують кінцевий аналітичний результат із структуризацією проблеми, або починається Моніторинговий аналітичний процес, або проводиться кумуля-тивне аналітичне дослідження.
3. Кумулятивні дослідження характеризуються високими вимогами до оперативності їх проведення, використанням спеціалізованих методів опрацювання експертної інформації.
Кумулятивні дослідження проводяться на основі ситуа-тивної обробки інформації групами керівників або експертів-аналітиків. У цих дослідженнях широко застосовується методологія групових експертних процедур (метод "комісій", метод "мозкової атаки", метод "ситуаційного аналізу", процедура "Дельфі" та ін.).
Одним із видів інформаційно-аналітичного моніторингу є комунікативний аудит, який передбачає вивчення повідомлень про фірму і повідомлень, розповсюджуваних від імені фірми, і здійснюваний для визначення результативності комунікативної політики, яка проводиться організацією.
Поняття "комунікативна політика" може застосовува-тись у таких значеннях:
1. Перспективний курс дій підприємства і наявність у нього обґрунтованої стратегії використання комплексу комунікативних (комунікаційних) засобів взаємодії з усіма суб'єктами маркетингової системи, яка забезпечує стабільну й ефективну діяльність з формування попиту і просування товарів та послуг на ринок.
2. Комплекс заходів із забезпечення ефективної взаємодії бізнес-партнерів, організації реклами, методів стимулювання збуту і зв 'язків із громадськістю. Бізнес, як сфера інформаційної діяльності, є предметною галуззю з притаманними тільки їй завданнями, джерелами і каналами одержання інформації, з новою понятійною паради-гмою, пов'язаною із певною структурою управління діяльністю, її цілями і критеріями. Сфера підприємництва потребує осмислення нових підходів до інформаційної діяльності, вироблення адекватних форм і методів її забезпечення та підго-товки кадрів, які володіють цими підходами, формами і методами.
Система інформаційного забезпечення управління ефек-тивно функціонує за таких умов:
* спеціальна підготовка спеціалістів широкого профілю, які добре обізнані з відповідною тематикою і завданнями, що стоять перед організацією;
* чітке визначення методів, форм і видів інформаційного обслуговування для забезпечення його оперативності і компактності.
Інформаційне забезпечення управління і бізнесу включає:
* пошук і оцінку ідей, гіпотез, рішень;
* виявлення і опис проблем, тенденцій, альтернатив, конфліктних і надзвичайних ситуацій;
* багатокритеріальний аналіз даних і оцінка складних
об'єктів;
* інформаційне моделювання проблем і вибір методів їх
вирішення;
* формування системи критеріїв і оцінок, інформаційна експертиза планів, програм, наукових і конструкторських досліджень, проектних робіт;
» оцінка і впровадження науково-технічних досягнень і передового досвіду конкуруючих організацій;
* збирання й аналіз даних про партнерів і конкурентів;
* визначення поведінки в конкурентній боротьбі, кон-фліктах, протистоянні; аналіз і прогнозування надзвичайних ситуацій, пошук їх аналогів;
* аналіз і прогнозування "лідерів" у комерції, науці, технології, техніці, виробництві;
* інформаційне супроводження розробки прогнозів роз-витку галузі, підприємства, регіону;
* акумулювання й оцінка ініціатив, інновацій і розробка пропозицій з їх використання;
* інформаційно-діагностичний аналіз ліцензійної діяль-ності і угод;
* діагностичний передпрогнозний аналіз торговельних угод, пропозицій по бартеру, лізингу, клірингу, біржових процедурах, контрактах, намірах, угодах, поставках, фінансових процедурах та ін.;
* інформаційна експертиза проектів з ризиковим фінансу-ванням;
* інформаційна експертиза проектів для інноваційних
банків;
* прогнозування хвиль економічної кон'юнктури;
* прогнозування хвиль соціального розвитку;
* аналіз комерційного рейтингу фірм, партнерів і кон-курентів;
* аналіз соціально-політичного рейтингу;
* накопичення відомостей і їх використання для посеред-ницької діяльності в науці, технології, виробництві, в діяльності бірж, банків, у великих програмах, соціальних і політичних заходах;
* накопичення і використання відомостей про виставки, аукціони, ярмарки, конференції, наради;
* редакційно-аналітична діяльність і підготовка аналітич-них матеріалів, довідок, доповідей, прогнозів, реклами.
Аналіз інформаційних потреб, вивчення мотивацій в управлінських рішеннях, тематичне інформаційне забезпечення керівників, психологія індивідуального і групового інформа-ційно-аналітичного забезпечення є об'єктами діяльності в галузі інформаційного забезпечення управління і бізнесу.
Інформаційне забезпечення управління і бізнесу передбачає: » комплексне інформаційне забезпечення найбільш повною і достовірною фактографічною й концептуальною інформацією порівняльного та прогнозного характеру - стану, тенденцій і перспектив розвитку предметної галузі, конкретних об'єктів-аналогів;
* підготовка аналітичних, порівняльних або реферативних оглядів;
* проведення патентних досліджень;
* організація консультацій, експертних оцінок;
* співставлення техніко-економічних параметрів виробів;
* переклад ділової інформації;
* формування спеціалізованих (в тому числі повно-текстових) баз даних для побудови аналітичних моделей і кількісного аналізу об'єктів експертизи і прогнозування.
Для ефективної роботи необхідне знання джерел інформації, характеристик інформаційних масивів: розсіяння інформації, старіння, актуальності інформації, оцінювання характеристик інформації - якісних (достовірність, об'єктивність, однозначність, своєчасність,релевантність, пертинентність, актуальність), кількісних (повнота, достатність), ціннісних.
Забезпечити стійке становище на ринку підприємству дозволяє така інформація:
* адресна інформація;
* про безпеку у підприємницькій діяльності;
* про законодавчі та нормативні документи:
* про діяльність фірм і підприємств:
* про виставки;
* про ділову документацію;
* про маркетингові дослідження;
* про надійність зарубіжних партнерів;
* про надійність вітчизняних партнерів; ,
* про науково-технічні досягнення;
t * про покупців;
* про репутацію партнерів;
* про ціни;
* про зовнішньоекономічну діяльність;
* оцінка бізнес-проектів;
* фінансова інформація;
* інформація про джерела інформації: основні періодичні видання про інформаційний ринок; довідкові матеріали про інформаційний ринок; консультаційні і навчальні центри з інформації.
Великі фірми, розробляючи структуру управління, виді-ляють як самостійний напрям "управління маркетингом", для якого створюються підрозділи збирання інформації, довідково-інформаційні служби дослідження ринку, підрозділи збуту, реклами, планування асортименту, які займаються збиранням інформації у формальних і неформальних джерелах. Підрозділи Управління маркетингом реалізують завдання, які ґрунтуються на інформаційному забезпеченні: реклама товарів та послуг, Дослідження споживчих властивостей товарів і їх конкурентоспроможності, вивчення діяльності потенційних конкурентів та іншої Служби маркетингової інформації налагоджують обмін Інформацією з ринком збуту, що дозволяє підприємствам адаптуватись до зміни ринкових умов і досягати поставлених цілей. Маркетингова інформація відіграє суттєву роль у визна-ченні ринкової частки і ринкової позиції підприємства, у виявленні динаміки ринку. Від її повноти, достатності і якості залежить успіх або невдача фірми на ринку.
У практиці управління зустрічається значна кількість завдань, на які важко знайти точні відповіді. Це пов'язано, в першу чергу, з невизначеністю, яка обумовлена випадковою поведінкою елементів тієї чи іншої системи, а також обме-женими знаннями про об'єкт управління. Для одержання повніших знань про досліджуваний об'єкт необхідний більший обсяг інформації, яка часто має якісний характер і не піддається кількісним вимірюванням. Тому при прогнозуванні, розробці проектів і виборі програми напрямку розвитку системи, оцінки якості продукції та ін. все ширше використовують методи експертних оцінок, які допомагають формалізувати процедури збирання й аналізу думок спеціалістів і перетворити одержану інформацію у форму, найбільш зручну для підготовки обґрунто-ваних рішень. Спеціаліст з інформатизації бізнесу має бути когнітологом, уміти перетворювати особистісне знання спеціалістів у інформацію, організовувати експертизи, на основі інформаційного аналізу добирати спеціалістів-експертів з певної галузі, представляти результати експертизи в зручному для аналізу вигляді. З розвитком інформатизації бізнесу, особливо її технічної складової - комп'ютеризації, змінюється робоче місце праців-ників офісу - тепер їх оточують різні засоби інформатизації з новими можливостями. Широке впровадження глобальних комп'ютерних мереж дозволяє підприємствам розширювати міжнародні економічні зв'язки, у зв'язку з чим інформаційним працівникам доводиться працювати у відкритому інформа-ційному просторі з різномовним текстом, переглядати великі масиви інформації, здійснювати їх переклад і аналіз для виявлення тенденцій, закономірностей, створювати проблемно-орієнтовані бази даних.
Сучасний бізнес зробив якісний крок у бік глобальної комп'ютеризованої комерції. За допомогою електронних технологій здійснюються ділові операції - встановлення контактів, укладання угод, комп'ютеризована торгівля товарами і послугами та ін. Все частіше джерелом аналітичної і оглядової бізнес-інформації стає Інтернет. Всесвітня мережа надає бізнес-новини й аналітичну інформацію, містить довідники з правової інформації, відомості про підприємства, статистичні дані. Мережа надає сервіс у одержанні економічної інформації, даних про фінансовий ринок, фондовий і товарний ринки. Витрати, наприклад, консалтингових фірм на інформаційне забезпечення при виконанні маркетингових досліджень того чи іншого сегменту ринку становлять до 10 % вартості проекту, причому значних матеріальних і трудових ресурсів потребує збирання первинної інформації, яка є базою для проведення досліджень. Крім одержання інформації з мережі Інтернет, підприємства широко використовують мережу для реклами і маркетингу. Завдання відбору інформації, її аналітичної обробки і система-тизації для представлення в мережі, підтримки її актуальності є завданням інформаційних працівників. Компанії фінансового сектору, фірми, які працюють у сфері дозвілля і подорожей, авіакомпанії, некомерційні організації, продавці товарів довготермінового користування формують власні бази даних клієнтів, угод, проведених маркетингових кампаній. Дані для ведення таких баз даних одержують як з внутрішніх, так і з зовнішніх джерел. Робота як з традиційними джерелами інформації, так і з нетрадиційними (мережа Інтернет) потребує знання загальних інформаційних законів Розсіювання інформації, зміни актуальності інформації, систематизації інформації за різними критеріями, уміння вироблення пошукової стратегії. Слід зазначити, що в умовах формування інформаційного ринку інформація, якою володіють підприємства, є товаром, здатним викликати "інформаційний інтерес" учасників ринку до інформаційної продукції у вигляді баз і банків даних, адресно-довідкової інформації, аналітичних оглядів і прогнозів та ін.
Для будь-яких видів і форм інформаційного забезпечення можна сформулювати спільні вимоги, яким повинна відповідати інформація:
1. Якісні
- вірогідність - наближеність інформації до першоджерела або точність її передачі (відсутність випадкових або умисних спотворень інформації);
-об'єктивність - інформація, "очищена" від неминучих спотворень, які виникли при її передаванні, а також від суб'єктивних спотворень психологічного плану;
- однозначність - навіть достовірна й об'єктивна інфор-мація повинна підлягати повторній перевірці;
- своєчасність - інформація потрібна у потрібний час і у
потрібному місці;
- релевантнгсть - характеристика ступеня відповідності змісту документа, знайденого в результаті інформаційного пошуку, змісту інформаційного запиту;
- пертинентність - характеристика ступеня відповідності змісту документа, знайденого в результаті інформаційного пошуку, інформаційній потребі, вираженій в інформаційному
запиті;
-актуальність - важливість інформації у даний конкрет-ний момент часу у прийняття конкретного рішення.
2. Кількісні
- повнота - необхідна і достатня кількість інформації для
прийняття рішення;
-достатність - кількість інформації, достатня для вирішення поставленого вузького завдання.
3. Ціннісні.
- значущість для;
- вартість - всі видатки за фактом одержання інформації.
Однією з основних рис сучасного менеджменту є гнучкість управління, швидкість реакції на змінювані зовнішні чинники, що зумовлює необхідність забезпечення менеджерів актуаль-ною, спеціально орієнтованою на прийняття управлінських рішень інформацією про зовнішнє середовище.
Для позначення цієї традиційної функції інформаційного забезпечення системи управління сьогодні часто використовують термін "бізнес-розвідка" (business intelligence) або його еквівалент "конкурентна розвідка" (competitive intelligence), інтерес до яких спостерігається останніми роками у країнах близького і далекого зарубіжжя. Головним завданням бізнес-розвідки вважають підтримку оптимальних управлінських рішень шляхом забезпечення менеджерів вищого рівня інформацією, що ґрунтується на результатах діяльності із збирання й аналітичної обробки даних про зовнішнє середовище, де діє структурна одиниця, для якої здійснюється бізнес-розвідка. Слово "бізнес" у цьому визначенні може трактуватись досить широко, оскільки функції бізнес-розвідки актуальні і для неприбуткових, наприклад, навчальних або наукових організацій.
Основна відмінність бізнес-розвідки від промислового шпіонажу - пошук і одержання всієї необхідної інформації виключно законними методами.
3.3. Класифікація оглядово-аналітичноїінформації.
Оглядово-аналітична діяльність - один із найважливіших напрямків інформаційного забезпечення користувача. Основні її цілі:
* підготовка інформації для прийняття рішень;
* оцінка рівня здійснюваних досліджень;
* забезпечення фахівців галузі необхідною інформацією, в тому числі фактографічною;
ознайомлення фахівців і керівників з досягненнями у галузях господарства, науки та техніки
* інформаційне опанування планів соціально-економічного та науково-технічного розвитку держави, галузі, організації,
фірми тощо.
Основні засоби для досягнення цих цілей: підготовка оглядових документів, аналітичних довідок, доповідей тощо.
Огляд - науково-технічний документ, який містить одержану на основі аналізу, систематизації й узагальнення відомостей із першоджерел концентровану інформацію про попередній та сучасний стан або тенденції розвитку проблеми (включаючи комплексні проблеми) предмета.
Підготовка оглядової інформації ґрунтується на процесі переробки документальних джерел, який включає:
* витяг із документів і систематизацію відомостей із численних даних, які характеризують стан об'єкта (предмета,теми);
* оцінку новизни, доцільності, взаємозалежності даних, їх
доповнення й уточнення змісту;
* логічне перетворення здобутих і перевірених даних, їх систематизацію для здобуття нової інформації про стан конкретної галузі, тобто знання досягнутого рівня, тенденцій і перспектив розвитку.
Поділ оглядів може бути виконаний за трьома взаємопов'язаними основами:
1. Глибина аналізу змісту першоджерел.
2. Цільове призначення огляду.
3. Форма подання оглядів, яка відображає оперативність
інформації.
За першою основою поділу виділяють:
1. Бібліографічний огляд - вторинний документ, який містить систематизовані й узагальнені відомості про характер та призначення науково-технічних видань і документів.
2. Реферативний огляд - вторинний документ, який містить одержані з першоджерел систематизовані й узагальнені відомості про стан і основні тенденції розвитку проблеми, предмета.
3. Аналітичний огляд - первинний1 документ, одержаний у результаті всебічного аналізу відомостей з першоджерел, містить якісно нову інформацію, тобто аргументовану авторську оцінку стану, тенденцій розвитку розглядуваної проблеми, предмета і, за необхідності, обґрунтовані рекомендації щодо їх вирішення. Для подальшого поділу цих типів оглядів використовується друга основа поділу – їх цільове призначення.
1. Бібліографічні огляди поділяються на такі види:
а) Огляд нових надходжень – вторинний документ, який містить систематизовані й узагальнені відомості про характер і призначення найбільш цінних публікацій, а також бібліогра-фічні описи всіх науково-технічних матеріалів, одержаних за останній період (рік, квартал, місяць).
Б) Огляд рекомендаційної літератури – вторинний доку-мент, який містить систематизовані й узагальнені відомості про характер і призначення науково-технічних публікацій,релевантних проблем, предмета.
В) Джерелознавчий огляд – вторинний документ, який містить систематизовані й узагальнені відомості про характер, призначення і тематику первинних науково-технічних видань з проблеми, предмета.
Г) Огляд інформаційних видань – вторинний документ, який містить систематизовані й узагальнені відомості про характер, призначення і тематику інформаційних видань (реферативних журналів, бібліографічних покажчиків та ін.) з проблеми, предмета.
2. Реферативні огляди поділяються на такі види: а) Науково-технічний реферативний огляд – вторинний документ, який містить одержані з першоджерел системати-зовані й узагальнені відомості про стан і основні тенденції розвитку теоретичних та експериментальних розробок пробле-ми, предмета.
Б) Виробничо-технологічний реферативний огляд – вторин-ний документ, який містить одержані з першоджерел система-тизовані відомості про стан і основні тенденції розвитку виробничо-технологічних розробок проблеми, предмета.
В) Техніко-економічний реферативний огляд – вторинний документ, який містить одержані з першоджерел систе-матизовані й узагальнені відомості про стан і основні тенденції розвитку техніко-економічних розробок проблеми, предмета.
Г) Комплексний реферативний огляд – вторинний документ, який містить одержані з першоджерел систематизовані й узагальнені відомості про стан і тенденції розвитку теоретичних, експериментальних, виробничо-технологічних і техніко-економічних аспектів розробок проблеми, предмета.
3. Аналітичні огляди поділяються на такі види:
а) Науково-технічний аналітичний огляд – первинний документ, який містить на основі відомостей, одержаних з першоджерел, аргументовану авторську оцінку стану і тенденцій розвитку теоретичних, експериментальних аспектів проблеми, предмета і, за необхідності, обґрунтовані рекомендації з їх практичного використання.
Б) Виробничо-технологічний аналітичний огляд – первинний документ, який містить на основі відомостей, одержаних з першоджерел, аргументовану авторську оцінку стану і тенденцій розвитку виробничо-технологічних аспектів пред-мета, проблеми і, за необхідності, обґрунтовані рекомендації з їх практичного використання.
В) Техніко-економічний аналітичний огляд – первинний документ, який містить на основі відомостей, одержаних з першоджерел, аргументовану авторську оцінку стану і тенденцій розвитку розробок техніко-економічних аспектів проблеми, предмета.
Г) Комплексний аналітичний огляд – первинний документ, який містить на основі відомостей, одержаних з першоджерел, аргументовану авторську оцінку стану і тенденцій розвитку теоретичних, експериментальних виробничо-технологічних, техніко-економічних аспектів проблеми, предмета.
Ґ) Порівняльний огляд – первинний документ, який містить на основі відомостей, одержаних з першоджерел, аргументовану авторську оцінку стану і тенденцій розвитку теоретичних, експериментальних виробничо-технологічних, техніко-еконо-мічних аспектів проблеми, предмета, галузі народного господарства в Укріїні і за кордоном.
Д) Прогностичний огляд – первинний документ, який містить на основі відомостей, одержаних з першоджерел (в тому числі і з раніше зроблених прогнозів), аргументовану авторську оцінку наявної ситуації, тенденцій, темпів і прогнозів розвитку теоретичних, експериментальних аспектів проблеми, предмета, галузі і конкретні шляхи подальшого науково-технічного і соціально-економічного та соціально-культурного прогресу.
Е) Науково-популярний огляд – первинний документ, який містить на основі відомостей, одержаних з першоджерел, аргументовану авторську оцінку стану і тенденцій розвитку теоретичних, експериментальних аспектів проблеми, предмета, викладену доступно для читача-неспеціаліста.
Відповідно перелік питань, які необхідно відобразити у кожному з видів оглядів, варіюється. Наприклад, у науково-технічному огляді необхідно відобра-зити предмет і методи дослідження, взаємозв’язки або неузго-дженість нових даних із старими теоріями, гіпотезами; результати і висновки, зроблені авторами першоджерел та ін. У виробничо-технологічному огляді особливу увагу слід приділити принциповим особливостям конструкцій, техно-логій, їх перевагам і недолікам. У техніко-економічному огляді необхідно висвітлити, наскільки економічним, технологічним, конкурентоспро-можним є предмет, наскільки складним є напрям, скільки потребує часу, людських і матеріальних витрат, які труднощі принципового порядку очікуються, з чим вони пов’язані.
За формою подання, яка відображає оперативність оглядо-вої інформації, огляди поділяються на такі види:
Оглядова довідка – огляд поточних матеріалів з вузько-спеціального питання.
Щорічний огляд – огляд за рік, при укладанні якого можуть бути використані оглядові довідки.
Оглядова стаття – огляд, який охоплює матеріал за певний період (3-10 років). При його укладанні можуть бути вико-ристані щорічні огляди. Може бути опублікований у журналах і тематичних збірках.
Огляд монографічного типу – огляд, який характеризується багатоаспектністю, охоплює матеріал терміном понад 5-10 років; при його укладанні можуть бути використані оглядові статті; публікується у вигляді брошури, книги. З наведених визначень видно, що всі форми подання оглядів взаємопов’язані, одна форма оглядового документа може передувати іншій (але не обов’язково).
Висновки
Підсумовуючи усе вище сказане слід зазначити що, продукт створений у результаті інформаційно-аналітичного процесу повинен бути придатним для використання замовником, корисним для нього вже в момент свого створення. Сам же результат інформаційно аналітичної діяльності, як правило, матеріалізується у формі будь-якого документа. Із всього наведеного випливають основні принципи організації інформаційно-аналітичного процесу, сформульовані ще кілька десятиріч ,це: повідомляти достовірно, своєчасно та ясно. Адже інформаційно-аналітичний процес у сфері управління являє собою процес пошуку, збору, переробки та подання інформації у формі, придатній для її використання при прийнятті управлінських рішень. А рішення, в свою чергу – це серія правильних рішень з кількох альтернативних можливостей, які обирає керівник для своєї організації в цей час, в цьому місці, тобто як планувати, мотивувати, організувати, контролювати.
Також будь-яка інформація, необхідна для ухвалення управлінських рішень, повинна бути підготовлена протягом певного часу. З цим пов’язана проблема так званої пастки часу. Її сутність полягає у невмінні працівників правильно розрахувати час для підготовки достовірного інформаційно-аналітичного матеріалу.
У цьому контексті варто згадати відомого американського менеджера Лі Якокку, який, підкреслюючи роль фактора часу в бізнесі, стверджував, що заради досягнення конкурентних переваг завжди треба пам’ятати про своєчасність подання інформації для прийняття необхідних рішень і не можна при цьому абсолютизувати значення достовірності інформації.
Як бачимо, вирішальну роль при підготовці достовірних аналітичних матеріалів має рівень кваліфікації виконавців робіт — професійні знання, ерудиція, вміння орієнтуватись і робити висновки в нестандартній ситуації тощо.
Посилання на використану літературу
1. Днепровский А. Г. Правовые проблемы нового международного
информационного порядка. — М.: Наука, 1989. — 142 с.
2. Друкер П. Ф. Задачи менеджмента в ХХІ веке. — М.: Издат. дом
“Вильямс”, 2000. — 272 с.
3.Копылов В. А. Информационное право. — М.: Юристъ, 1997. —472 с.
4. Кузнецов И. Н. Учебник по информационно-аналитической работе. — М.: Яуза, 2001. — 320 с.
5. Ларичев О. И. Теория и методы принятия решений: Учеб. пособие. — М.: Логос, 2000. — 296 с. 92.
6 Лотман Ю. М. Внутри мыслящих миров // Семиосфера. — СПб.:Искусство, 2000. — С. 149–390.
7. Матвієнко О.В. Основи інформаційного менеджменту: Навчальний посібник.-К.: Центр навчальної літератури, 2002.-128с.
8. Плэтт В. Стратегическая разведка. Основные принципы. — М.:Издат. дом “Форум”, 1997. — 376 с.
9.Рабочая книга по прогнозированию / Редкол.: И. В. БестужевЛада (отв.ред.) и др. — М.: Мысль, 1982. — 430 с.
10. Райт Г. Державне управління. — К.: Основа, 1994. — 191 с.
11. Твердохліб М. Г., Шарапов О. Д. Організація інформування керівників. К.: Вид-во КНЕУ, 1997. — 180 с.
12. Чимшит О. Расходы на информационное обеспечение хозяйственной деятельности // Бизнес. Бухгалтерия. — 2000. — № 35. —С. 70–71.
13. Яновский А. М. Информационное обеспечение управленческой
деятельности // Научно-техническая информ. — Сер. 1. Организация и методика информационной работы. — 1994. — № 8. —С. 8–11.
14. http://www.liga.kiev.ua.
15 .ttp://www.rada.gov.u