Технологія редагування управлінської документації
Службова документація охоплює всі сторони діяльності людей, а якість службового документа безпосередньо впливає на характер й результати цієї діяльності. Тому нагальною потребою сьогодення є підвищення якості підготовки управлінської документації. Умовою цього є вивчення технології редагування текстів.
Слово “редагування” латинського походження redactus – означає “приведений порядок”, іншими словами – це аналіз, перевірка та виправлення будь-якого тексту.
Редагування текстів офіційно-ділового характеру базується на основних законах логіки:
1. Закон тотожності доводить про неможливість підмінювання одного знання про предмет іншим.
2. Закон протиріччя показує, що не можуть бути правдивими одночасно два висловлювання, але в той же час не надає відповіді на запитання, а яке з двох протилежних висловлювань є правдивим, а яке неправдивим.
3. Головний сенс закону виключення третього полягає у наступному: при наявності двох думок про предмет, то тільки одна з них може бути правдивою і між ними не може бути третьої думки, яка була би правдивою в той же час і у тому ж відношенні.
4. Закон достатності підстав вимагає послідовності й аргументованості у висловлюваннях.. При цьому доказувати повинен той, хто стверджує або спростовує будь-що.
При складанні і редагуванні службових документів необхідно пам’ятати основні вимоги, які висуваються до доказів (аргументів) як особливої форми думки, а саме:
§
чітке формулювання тезису і аргументів;
§
формулювання тезису під час доказів залишається незмінним;
§
тезис і аргументи не повинні протирічати один одному;
§
в якості аргументів використовувати положення, правдивість яких не викликає сумніву;
§
докази повинні бути повними й достатніми.
Технологія редагування службових документів складається з трьох основних етапів: ознайомлення з текстом документа; перевірка фактичного матеріалу; правка тексту документа.
В залежності від того, які зміни вносяться в текст при редагуванні, розрізняють такі види правки:
1.
Правка-вичитка – це звірка виправленого тексту з текстом, що має редакторські правки й який прийнятий як взірець. При правці-вичитці усувають технічні помилки (вписують пропущені літери, виправляють невірні написи).
2.
Правка-скорочення – усунення з тексту повторів, несуттєвого матеріалу. Вона також необхідна в тих випадках, коли перебільшується завчасно встановлений об’єм тексту. Невипадково в багатьох інструкціях по діловодству спеціально обумовлюється, що службові документи повинні бути короткими.
3.
Правка-переробка застосовується у тих випадках, коли автор тексту погано володіє літературною мовою й невдало висловлює свою думку. Вона дуже близька таким видам літературної роботи, як запис, переклад, соавторство.
4.
Правка-обробка – комплексний вид правки. Вона включає: аналіз й відбір фактичного матеріалу; оцінку й покращання структури документа; мовну правку тексту; перевірку правильності зовнішнього оформлення документа.
Особливістю технології редагування текстів службових документів є те, що в її основу покладений стандарт - ДСТУ 4163-2003 [2], який регламентує діяльність по створенню та оформленню службової документації.
Для виправлення текстів службової документації використовуються загальноприйняті коректурні знаки. Коректурні знаки – це система графічних позначок, що служать для зазначення місця й характеру виправлення помилок в тексті. За стандартом ГОСТ 16347-76 [1] їх поділяють за призначенням на п’ять груп:
1 група – знаки заміни, викиди й вставки;
ІІ група – знаки переміщення друкованих знаків;
ІІІ група – знаки змін пробілів;
ІУ група - знаки абзацного відступу, червоної строки;
У група – знаки виправлення технічних дефектів набору.
Знати основні коректурні знаки й вміти ними керуватися при підготовці документів необхідно всім учасникам управлінської праці.
Таким чином можна стверджувати, що технологія редагування управлінської документації – це складний творчий процес, під час якого встановлюється відповідність управлінської документації чинному законодавству, законам логіки, вимогам офіційно-ділового стилю, сучасним стандартам, правилам та інструкціям [1, 2, 3]. Тому кожний фахівець для підвищення якості управлінської документації повинен володіти методикою, технікою й прийомами редагування.
Грамотно складений й належним чином оформлений документ є запорукою прийняття правильних управлінських рішень.
ЛІТЕРАТУРА
1.
ГОСТ 16347-76 “Знаки коректурні”. – М., 1997.
2.
ДСТУ 4163-2003 “Державна уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів”. – К., 2003.
3.
Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади. Затверджена Постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153.