Технологічні особливості процесів обробки документів при переході від ручної до автоматизованої технології
Процеси технічної та технологічної революції, які переживають сучасні бібліотеки, найбільшою мірою вплинули на сферу каталогізації та обробки літератури. Протягом всієї своєї історії бібліотечні каталоги пережили не одну зміну форм і засобів організації, але ні одна з них не здійснила такого впливу на принципи каталогізації, як електронна форма. Адже активне впровадження комп'ютеризації в більшості бібліотек почалось зі створення електронного каталогу.
Електронний каталог є найголовнішою базою даних нашої бібліотеки і включає записи на всі види документів: книги, брошури, методичні посібники, періодичні видання, автореферати дисертацій, звіти з НДР, тощо. На 1 жовтня 2002 р. ЕК Бібліотеки ТУП налічував 164109 записів примірників.
Систематичне поповнення та редагування електронного каталогу - один з найважливіших напрямків роботи відділу наукової обробки літератури, який був створений 1 січня 2002 року на базі сектору наукової обробки літератури.Створення ЕК включає в себе процеси складання бібліографічного запису на нові надходження документів та ретрофонд. Процес створення ЕК починається в відділі комплектування, коли відомості про документ вводяться в базу даних "Замовлення". При одержанні документа запис редагується у відділі комплектування і після цього його редагує наш відділ. Редагування запису включає в себе процес індексації, тобто визначення поличного індексу, авторського знаку, каталожного індексу, предметної рубрики. Подальше редагування бібліографічного запису передбачає визначення типу документа, додаткової інформації, а саме: відомостей щодо назви, про відповідальність, інформації про видання, серію. Потрібно сказати, що в нашому відділі редагується весь бібліографічний запис, тобто здійснюється подвійний контроль, який сприяє більш якісному відображенню інформації в електронному каталозі. Результатом завершення роботи над конкретним документом є каталожна картка та книжковий формуляр, які ми друкуємо. Процес друку буде здійснюватись доти, поки існуватимуть карткові каталоги та видача документів користувачам в традиційному режимі.
Створення ЕК передбачає певні труднощі. І перш за все тому, що при внесенні кожного документа потрібно розкрити його зміст шляхом формування тематичної рубрики. В зв'язку з цим я би хотіла зупинитись більш детально на роботі з тематичним каталогом, або з предметним рубрикатором, як його часто називають, який є складовою частиною ЕК.
Електронний варіант тематичного каталогу відкрив необмежені можливості для розкриття змісту документів, які є в фонді бібліотеки. Він допомагає задовольняти найвимогливіші запити читачів.Та велика проблема - створення такого рубрикатора.Єдиного рецепту для створення тематичного каталогу немає і, напевно, не може бути. Можливі лише загальні рекомендації, а кожна бібліотека, враховуючи свою специфіку, створює свій тематичний каталог.
Формулювання і формування тематичних рубрик - дуже складний процес. Вивчаючи досвід інших вузівських бібліотек, які вже розпочали роботу у цьому напрямку, ми, беручи на себе відповідальність і розуміючи це, з жовтня 1999 року розпочали роботу по створенню основного рубрикатора до тематичного каталогу. Принцип, покладений в основу нашого тематичного каталогу, - синтез систематизації, предметизації і логіки. Наповнення відбувається за допомогою створення нових тематичних рубрик, до появи яких спонукає наяність тієї, чи іншої інформації у виданнях. При формуванні стилю рубрик враховуються запити читачів, які вже були, і програмуються ті, які можуть бути в майбутньому. Рубрикатор охоплює всі галузі знань, з яких у фонді бібліотеки є документи і налічує 27 основних рубрик. Групування тематичних рубрик, у межах конкретної галузі має багатоступеневий рівень - від загального до більш детального. Кількість таких ступеней коливається від 2 до 7. Ступінь деталізації рубрик з профільних для університету галузей більш розширена, ніж для непрофільних. Рубрики постійно редагуються: змінюються у відповідності до запитів читачів. Кількість рубрик, які визначаються при внесенні документа, залежить від кількості інформації, що містить документ. Наша мета - максимально розкрити зміст документа, для того, щоб швидко і якісно задовольнити потреби наших читачів.
Мова тематичних рубрик - українська. В деяких випадках - англійська, якщо термін не має офіційного перекладу українською мовою. Деякі рубрики формуються мовою оригіналу та у загальновживаному перекладі українською і російською мовами. Часто ми зустрічаємось з випадками, коли терміни мають різні переклади з іноземної мови, особливо це стосується прізвищ. Хочу звернути вашу увагу, що при формуванні рубрик, ми використовуємо принцип синонімічності окремих назв. Цим самим розширюємо варіанти пошуку.
При створенні предметного рубрикатора ми запрошуємо фахівців з різних галузей, викладачів університету, працівників інформаційно-бібліографічного відділу, відділів обслуговування.
Заслуговує уваги розділ тематичного каталогу "Адміністративний поділ ТУП ". Ця база даних побудована за структурою університету. А саме: перший рівень - факультети, другий - кафедри, третій - дисципліни, які викладаються на кафедрі. Підручники, які одержує бібліотека, обов'язково реєструються в системі у відповідній дисципліні. За допомогою цієї бази даних можна ознайомитись з книгозабезпеченістю учбового процесу.
Цікава рубрика тематичного каталогу "Персоналії". Тут зібрані документи про відомих діячів науки, освіти, культури. Принцип розташування рубрик в цій базі даних - алфавітний. Довідкова література знаходить відображення в тематичному каталозі під рубриками "Енциклопедії", "Словники". Відкриваючи ці рубрики, ми можемо знайти інформацію про довідкову літературу з різних галузей.
Незважаючи на те, що тематичному каталогу, як і програмі "УФД. Бібліотека" лише 3 роки, кількість тематичних рубрик сьогодні нараховує понад 15 тис. Процес створення тематичного каталогу ніколи не вичерпає себе, тому що завжди будуть виникати нові поняття, ускладнюватись запити наших читачів. З часом наш тематичний каталог стане більш досконалим.
Наступним напрямком по наповненню ЕК є ретроспективне введеня фондів. При виборі методики проведення ретроконверсії ми зупинились на методі набору інформації безпосередньо з документів, що відкрило нам такі можливості:
- здійснювати бібліографічний опис документів згідно ГОСТУ, який діє на сьогоднішній день;
- правильно визначати предметні рубрики;
- виявляти помилки в систематизації;
- вказати адресу місценаходження кожного примірника.
Офіційно ретроконверсія фондів у нас розпочалась 1 січня 2001 р. з введення відомостей про книжкові фонди читальних залів за окремим графіком. В кінці 2001 року почали працювати з фондом навчальних абонементів.
Відділ наукової обробки документів координує процес ретроконверсії, а також разом з адміністратором системи здійснює контроль за якістю бібліографічного опису та предметних рубрик в ЕК. Працівники відділу проводять консультації з методики заповнення полів, складання предметних рубрик. Зі свого штату ми виділяємо одного працівника для безпосереднього вводу документів у підрозділах. Працівники відділів обслуговування самі визначають предметні рубрики, але відкриття нових та редагування покладено на відділ наукової обробки літератури. Велику роботу проводить відділ при підготовці книжкового фонду до ретроконверії. Основна мета при цьому є усунення помилок при систематизації в попередні роки.Успіх роботи значною мірою залежить від контролю за обсягом та якістю роботи. Контроль раніше здійснювався щотижня, а зараз - щомісяця. Періодично підсумки обговорюються на методрадах.
Впровадження інформаційних технологій в роботу бібліотеки суттєво змінило процес обробки документів. При переході від ручної до автоматизованої технолології деякі процеси обробки документів лишились без змін. Такі, наприклад, як технічна обробка документів, передача їх до відділу книгозбереження та відділів обслуговування, робота з картковими каталогами. Але деякі операції доповнились або ускладнились. Такі, наприклад, що пов'язані з лінгвістичним забезпеченням документів (формування тематичної рубрики). Ці операції вимагають від працівників додаткових інтелектуальних затрат, що в свою чергу, збільшує працезатрати. Крім того, електронний каталог вимагає постійного редагування, внесення змін, які відбуваються в книжковому фонді, що вимагає також додаткового робочого часу. Спрощено процес перевірки на дублетність: електронний каталог дає відповідь про наявність документа у фонді бібліотеки. Електронний варіант алфавітно-предметного покажчика (АПП) допомагає нам під час систематизації. Комп'ютеризація відділу дала змогу спростити процес друку каталожних карток, книжкових формулярів. Це ми робимо за допомогою принтера.
Технологічні зміни, які відбулись в відділі, вплинули на вимоги до працівників. Раніше процес систематизації проводили одні працівникі, бібліографічний опис - інші, технічну обробку - зовсім інші. Зараз, при переході до автоматизованої технології, кожний систематизатор повинен бути універсалом. Тобто: документ потрібно засистематизувати, внести бібліографічні дані в ЕК, розкрити тематику документа, здійснити друк каталожних карток, книжкових формулярів. В зв'язку з цим зростає роль бібліотекаря. Працівник повинен вміти працювати на комп'ютері, досконало знати систему, по якій індексується документ ( у нас - УДК), вміти грамотно розкрити зміст кожного документу. Кожний систематизатор повинен постійно вдосконалювати свою майстерність, працювати над розширенням свого світогляду.
Застосування новітніх технологій вимагає від нас бути в постійному пошуку, удосконалювати всі свої процеси. Але поки що автоматизовані технології ще не витіснили традиційні. І тому наявність карткових каталогів вимагає друк карток, розстановку їх та редагування каталогів. Традиційна видача документів потребує друку книжкових формулярів. Поєднання цих видів робіт займає багато часу. А в майбутньому достатня кількість електронної техніки, оптимальна кількість співробітників і постійне вдосконалення їх майстерності, консервація карткових каталогів суттєво вплинуть на якість обробки документів і скоротять працезатрати.
Використана література:
1. Закон України про бібліотеки і бібліотечну справу // Відомості Верховної Ради України.-1995.-14 лютого.-С.121-131.
2. Загорская Е.И. Библиотечные каталоги и каталогизация в меняющемся мире // Библиотеки и ассоциации в меняющемся мире: новые технологии и новые формы сотрудничества (8-я Международная Конференция "Крым 2001"/ГПНТБ России.-М.,2001.-Т.1.- С.522-524.
3. Каспарова Н.Н. Правила каталогизации: Настоящее и будущее // Научные и технические библиотеки.-2000.-№6.-С.71-77.
4. Лавренова О.А. Электронные каталоги: тенденции и практика // Научные и технические библиотеки.-2000.- №2.-С.29-35.
5. Моторина А.Н. Традиционные и автоматизированные способы обработки документов: использование в библиотеке // Инновационная и маркетинговая деятельность библиотек высших учебных заведений: Зональная научно-практическая конференция, 11-14 сентября 2000.-НБ Южно-Уральского университета, 2000.-С.96-104.
6. Сукиасян Э.Р. Электронный каталог и читатель //Научные и технические библиотеки.- 2000.- №9.-С.79-85.