РОЗКРИТТЯ ЗМІСТУ ІНФОРМАЦІЙНОГО РЕСУРСУ ДЕРЖАВНОЇ НАУКОВО-ПЕДАГОГІЧНОЇ БІБЛІОТЕКИ УКРАЇНИ імені В. О. СУХОМЛИНСЬКОГО ЧЕРЕЗ ПАСПОРТИЗАЦІЮ ЕЛЕКТРОННОГО КАТАЛОГУ
В період створення електронного каталогу в Державній науково-педагогічній бібліотеці України імені В. О. Сухомлинського актуальним є питання його паспортизації. Стаття присвячена технології створення паспортів на електронний каталог в цілому та його бази даних з метою розкриття інформаційного ресурсу бібліотеки.
Ключові слова: електронний каталог, паспортизація, паспорти, інформаційний ресурс, предметизація, бібліотеки, інформаційно-пошукові мови, граматичні засоби.
Паспортизація каталогів - це необхідний в кожній бібліотеці захід, що здійснюється з метою проведення аналізу стану каталогів бібліотеки, ступеня відповідності до вимогам їх ведення, а також визначення статистичних показників каталогу, тобто його поповнення.
Питання паспортизації каталогів уже було актуальним майже два десятки років тому, коли бібліотеки приводили систему каталогів і картотек у відповідність до нормативних документів. Упорядкувати фонд можливо тільки після інвентаризації його складників. На той час бібліотеки, які провели паспортизацію каталогів, відразу відчули позитивні результати своєї роботи. Багатьма книгозбірнями за допомогою паспортизації було видано довідники, посібники, присвячені власним каталогам, що полегшили роботу користувачів-фахівців, бібліографів. І хоча робота з каталогами і, відповідно, з паспортами на них - це доволі трудомісткий і тривалий процес, але результат повністю виправдовує витрачені зусилля. Створюється документальна база, за допомогою якої можна робити необхідні планові розрахунки, вести облік і контроль фонду. Паспортизація ніби дисциплінує каталожне господарство бібліотеки. Але головна її перевага в тому, що користувачі отримують додаткову інформацію про каталоги. Результати паспортизації дозволяють реорганізувати всю систему інформації про каталоги, також, у разі необхідності, підготувати посібники, що дозволять зв'язати каталоги декількох бібліотек в єдину систему, тобто прискорити корпоратизацію [4,5].
Паспорт-характеристика (далі - Паспорт) - це документ, який надає вичерпну характеристику каталогу, він є єдиною статистичною обліковою формою для них та невід'ємним складником комплекту документації на каталог. У Паспорті послідовно відображуються всі основні ознаки каталогу: фонди бібліотеки, спосіб групування бібліографічних записів, галузева спрямованість фонду, хронологічні показники. Наприкінці кожного року до Паспорта заносяться усі зміни, які відбулися з каталогом протягом року - це статистичні дані з поповнення каталогу, а також інформація з його редагування.
Одна з основних функцій каталогу - інформаційно-пошукова. Вона є провідною для бібліотечних каталогів і виявляється в тому, що під час пошуку в масиві записів користувачі отримують достовірну інформацію про наявність у бібліотеці конкретних документів, можуть вести пошук відповідно до своїх інформаційних потреб за різними ознаками: авторською, галузевою, тематичною, хронологічною, мовною тощо. Паспорт на каталог повинен допомогти виконати цю функцію каталогу [3].
Новим елементом бібліотечної системи стали електронні каталоги (ЕК). У зв'язку зі створенням ЕК в Державній науково-педагогічній бібліотеці України імені В. О. Сухомлинського (ДНПБ України ім. В. О. Сухомлинського) виникла необхідність розроблення відповідного паспорта- характеристики, який би повною мірою характеризував ЕК.
Роботу над створенням Паспорта було розпочато з ознайомлення з паспортами на ЕК деяких бібліотек, зокрема бібліотеки НаУКМА, наукової бібліотеки Воронезького державного університету Росії, Центральної бібліотеки м. Усть-Каменогорська Росії та іншими. Загалом це документи, які дають дуже стислу інформацію про ЕК, обмежуючись датою започаткування ЕК, кількістю записів та на базі якого програмного забезпечення його створено.
Також були ретельно розглянуті на предмет використання для розкриття інформаційного ресурсу ЕК Паспорти найбільших відомих бібліотек України, зокрема Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського, Національної парламентської бібліотеки України, Науково-педагогічної бібліотеки м. Миколаєва, Рівненської державної обласної бібліотеки. Інформація, яка супроводжу є ЕК цих бібліотек, також дуже стисла: рік започаткування, кількість записів, останнє оновлення. Ці відомості, безперечно, є найбільш важливими для користувачів, але для повнішого розкриття інформаційного ресурсу бібліотеки їх замало. На наш погляд, користувач, гце не заходячи в ЕК бібліотеки, має знати про нього якомога більше.
ЕК ДНПБ України ім. В. О. Сухомлинського - це машиночитний бібліотечний каталог, що є складником довідково-пошукового апарату бібліотеки, працює в режимі реального часу, поєднує в собі функції абеткового, систематичного й предметного каталогів і систематичних картотек, розкриває склад і зміст фонду друкованих, електронних, аудіовізуальних та інших документів, забезпечує вільний доступ до інформаційних ресурсів бібліотеки, слугує для реалізації багатоаспектного інформаційного пошуку та надається в розпорядження користувачів [6].
ЕК ДНПБ України ім. В. О. Сухомлинського створено на базі двох інформаційно-бібліотечних систем: протягом 2003-2006 pp. використовувалась Автоматизована інформаційно-бібліотечна система «MARC-SQL» (АІБС «MARC-SQL»); з 2006 р. - Автоматизована бібліотечно-інформаційна система «ІРБІС-64» (АБІС «ІРБІС-64»), На сьогодні проводиться конвертація записів, створених за допомогою програмного забезпечення «MARC-SQL», в базу даних, створену в програмному забезпеченні «ІРБІС-64».
ЕК складається з окремих баз даних (БД), організованих за видами відображуваних документів або тематикою. Тому було прийнято рішення, що Паспорт потрібно складати та вести постійно і на окремі БД. Таке рішення пояснюється передусім тим, що за ЕК в цілому в бібліотеці відповідає адміністратор ЕК, а окремі БД складаються в різних відділах, тому відповідальним за БД повинен бути відділ, в якому створюється ця база даних. Також Паспорт на окрему БД найбільш конкретно її охарактеризує, враховуючі усі особливості.
При розробці Паспорта на ЕК/БД було використано міждержавний стандарт Російської Федерації ГОСТ 7.70-96 - «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик», введений в Україні з 1.07.2000 р.; в ролі керівного документу фігурував також Наказ Державного комітету статистики України, Міністерства України у справах науки і технологій від 7 серпня 1998 р. № 272/219 «Про затвердження типових форм первинного обліку науково- інформаційної діяльності та Інструкції про порядок їх використання і застосування», який передбачає створення паспорта БД. Зазначена інструкція розглядає в основному збір статистичних показників з науково- інформаційної діяльності на окремі БД. Міждержавний стандарт призначений для створення описів БД та інших машинозчитувальних інформаційних масивів, вміщує перелік необхідних характеристик і використовується при підготовці проектної та експлуатаційної документації. Тому створюючи Паспорт на ЕК/БД, розробники повною мірою спиралися на цей стандарт.
ЕК ДНПБ України ім. В. О. Сухомлинського складається з двох основних баз даних: БД «Книги» і БД «Періодика». Також у програмному забезпеченні АБІС «ІРБІС» нами створено Авторитетний файл «Колективні автори» (АФ «КА»), Зазначенні три інформаційні ресурси обов'язково відображені у Паспорті. Під час укладання бібліотечних покажчиків створювалися службові бази даних, а саме: БД «Дошкільне виховання», БД «Профільне навчання» та ін. Питання необхідності складання Паспорта на службові бази даних та надання його користувачам наразі вирішується. У майбутньому передбачається створення БД «Раритетні видання в Державній науково-педагогічній бібліотеці України імені В. О. Сухомлинського, XVIII-XX ст.» та БД «Календар знаменних і пам'ятних дат».
Паспорт на БД («Книги», «Періодика») і АФ «КА» складено таким чином, щоб він найповніше характеризував інформаційний ресурс бібліотеки. Зупинимось саме на тих пунктах Паспорта, які можуть надати користувачеві найповнішу інформацію про фонд книгозбірні.
Передусім зазначається тематика ЕК/БД, яка може бути універсальною, галузевою, багатогалузевою, тематичною, а також подається характеристика її спеціалізації: галузь діяльності, галузь народного господарства, наукова дисципліна. Для описування тематики документальних БД (включаючи повнотекстові) наводяться коди використовуваних класифікаційних систем з обов'язковим зазначенням їхніх назв. У разі відсутності класифікаційної інформаційно-пошукової мови допускається описання вільного тексту, який розкриває тематику бази даних. Для БД «Книги» і БД «Періодика» зазначено тематику: універсальна з переважанням видань педагогіко-психологічної тематики; для АФ «КА» зазначено: багатогалузева база даних авторитетного контролю назв організацій колективних авторів.
Важливою характеристикою ЕК є тип БД. Згідно з ГОСТом 7.70-96 це можуть бути такі типи: документальна; бібліографічна; реферативна; повнотекстова; документально-фактографічна; фактографічна; об'єктографічна; база показників; лексикографічна; гіпертекстова. Типи БД «Книги» і БД «Періодика» ЕК ДНПБ України ім. В. О. Сухомлинського - бібліографічні, БД АФ «КА» - фактографічна, об'єктографічна.
У Паспорті необхідно зазначити галузь застосування ЕК/БД, тобто вказати завдання, для вирішення яких рекомендується використовувати інформаційний ресурс ЕК/БД. Це можуть бути наукові дослідження, процеси керування, обліку та каталогізування, навчання, інформаційне забезпечення. Галузь застосування БД «Книги» та БД «Періодика» - облік та каталогізування; інформаційне забезпечення; галузь застосування АФ «КА» - інформаційне забезпечення.
Необхідною інформацією для користувача є дані про тип об'єкта ЕК/ БД, тобто конкретна інформація про документи, відображені в ЕК/БД. Це різноманітна документація на електронних і паперових носіях, неперіодичні та продовжувані видання, видання на правах рукопису тощо. У БД «Книги» відображаються такі види документів: книги, брошури, дисертації, автореферати дисертацій, наукові збірники, картографічні, нотні, аудіовізуальні матеріали, електронні ресурси, статті зі збірників, у БД «Періодика» - газети, журнали: в АФ «КА» зазначені повні (перевірені) назви колективів-організацій України: вищих навчальних закладів, наукових установ, бібліотек, закладів післядипломної освіти (наведені також назви найбільш відомих колективів-організацій Росії - бібліотек, вищих навчальних закладів тощо).
Для підтвердження офіційності інформації, наведеної в ЕК/БД, у Паспорті необхідно зазначити характер джерел, які використовуються для наповнення ЕК/БД. Це можуть бути: офіційні опубліковані документи; неофіційні опубліковані документи; неопубліковані документи. У БД «Книги» і БД «Періодика» зазначено: офіційні опубліковані документи; в АФ «КА» - офіційні опубліковані документи, довідники, Інтернет.
Важливою та цікавою інформацією для користувача, яка характеризує інформаційний ресурс бібліотеки, є мова каталогізації ЕК/БД, а також мови, якими документи представлено в ЕК/БД. Мова каталогізування документів в бібліотеці - українська, а електронний ресурс бібліотеки представлений документами майже ЗО мовами світу, у тому числі англійською, німецькою, французькою, польською, болгарською, кримськотатарською, грузинською, японською, китайською, шведською, італійською, румунською, білоруською, сербсько-хорватською, македонською, чеською, угорською та ін.
Відомо, що ймовірність знайти в ЕК необхідну інформацію залежить у тому числі і від кількості представлених у ньому доіументів. Тому Паспорт обов'язково повинен містити кількісні показники складу ЕК/БД, які кожен квартал мають редагуватися і змінюватися у бік зростання. Наводиться кількість описаних в ЕК/БД об'єктів (документів, словникових записів організацій тощо) на час складання Паспорта. Обсяг БД «Книги» на момент укладання Паспорта становив 19 884 бібліографічних записи, БД «Періодика» - 46 229 бібліографічних записів, АФ «КА» - близько 600.
Хронологічні показники створення ЕК/БД - ретроспектива, хронологічне охоплення - зазначаються обов'язково. Ці показники також певним чином характеризують інформаційний ресурс бібліотеки. Як уже зазначалося, дата створення ЕК - 2003 р. Цей рік є також датою створення БД «Книги»; дата створення БД «Періодика» - 2006 р.; дата створення АФ «КА» - 2006 р. Хронологічне охоплення БД «Книги» та БД «Періодика» таке: з 2003 року документи представлено практично у повному обсязі надходжень до бібліотеки.
У Паспорті зазначається оперативність проходження документації в бібліотеці, тобто вказується час з моменту виникнення інформації про об'єкти і події в реальному світі до моменту, коли дані про них стають доступними для користувачів ЕК/БД. Для БД «Книги», БД «Періодика» і АФ «КА» зазначено: період часу з моменту отримання документа Бібліотекою до моменту, коли дані про нього стануть доступними для користувачів БД, - від декількох днів до 1 місяця. Період оновлення ЕК/ БД (поповнення) - щоденно.
Для полегшення орієнтування користувачів при пошуку документів в ЕК у Паспорті наводяться відомості про типи й назви мовних засобів, які використовуються в ЕК/БД для передавання основного змісту документів, змісту інформаційних запитів. Зазначається використовуваний MARC- формат. Згідно з ГОСТом 7.70-96, тип використовуваних мовних засобів такий:
® мова бібліографічних даних;
® класифікаційна інформаційно-пошукова мова (ІПМ); ® класифікація; ® рубрикатор; ® класифікатор; ® мова предметних рубрик; ® дескрипторна ІПМ; ® інформаційно-пошуковий тезаурус; ® дескрипторний словник; ® мова ключових слів; ® ІПМ об'єктно-ознакового типу.
Можна використовувати значення переліку будь-якого рівня. Назви ШМ наводяться в довільній формі. Для наявних БД ЕК бібліотеки зазначено:
Комунікативний формат RUSMARC для бібліографічних даних; ДСТУ ГОСТ 7.80:2007 Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Бібліографічний запис. Заголовок. Загальні вимоги та правила складання (ГОСТ 7.80-2000, IDT); ДСТУ ГОСТ 7.1:2006 Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Бібліографічний запис. Бібліографічний опис. Загальні вимоги та правила складання (ГОСТ 7.1-2003, IDT); Універсальна десяткова класифікація (
УДК); предметні рубрики; ключові слова.
11. Для формування пошукового образу документа (ПОД) і пошукового образу запиту (ПОЗ) в Паспорті зазначаються відомості про граматичні засоби, які при цьому використовуються. Наводяться одне або кілька значень з переліку будь-якого рівня:
s структурування пошукового образу документа; s виділення речень; s виділення абзаців; s структурування лексичних одиниць; s використання складних лексичних одиниць; s використання словосполучень; s покажчики ролі; s покажчики зв'язку; s порядковий зв'язок; s не інтерпретований змістовий зв' язок; s зв' язок фрагментів лексичних одиниць; s зв'язок компонентів параметричної конструкції; s зв'язоктипу «об'єкт-характеристика»; s парадигматичні відношення в ПОД; s парадигматичні відношення в ПОЗ; s пошукові оператори; s логічні (булеві) оператори; s морфологічні оператори; усікання праворуч (ліворуч); s маскування; s контекстні оператори; s умовна еквівалентність; ієрархічні; s асоціативні; s переклад іншою мовою.
Для БД «Книги» і БД «Періодика» зазначаємо: при формуванні ПОД і ПОЗ застосовуються такі граматичні засоби: використання словосполучень, пошукові оператори, усікання праворуч, дляАФ «КА» - зв 'язок типу «об 'єкт-характеристика».
У Паспорті необхідно вказати види інформаційних послуг, які надаються на основі ЕК/БД. Це можуть бути такі послуги:
ретроспективний пошук;
вибіркове розповсюдження інформації (ВРІ);
аналітичні огляди;
копії документів;
інформаційні масиви на машиночитних носіях;
видання;
зберігання користувацьких масивів (постійних запитів, програм, власних даних).
Для БД «Книги» і БД «Періодика» зазначено такі види інформаційних послуг: ретроспективний пошук, вибіркове розповсюдження інформації (ВРІ), аналітичні огляди, інформаційні масиви на машиночитних носіях, видання, зберігання користувацьких масивів (постійних запитів); для АФ «КА» - ретроспективний пошук, вибіркове розповсюдження інформації (ВРІ), інформаційні масиви на машиночитних носіях.
Корисною для користувача має бути представлена в Паспорті інформація про друковані видання (назва), що відповідають базі даних або видаються на її основі. У ДНПБ України ім. В. О. Сухомлинського на основі інформації, занесеної в БД «Книги», видаються Бюлетень нових надходжень до ДНПБ України ім. В. О. Сухомлинського, який розповсюджується серед наукових закладів (Інститутів) Академії педагогічних наук України, та бібліографічні посібники.
У Паспорті необхідно вказати наявність або відсутність обмежень на можливість користування ЕК/БД та умови доступу до неї. У ДНПБ України ім. В. О. Сухомлинського для всіх БД (крім службових) відкритий вільний доступ; умови доступу - в мережі Інтернет 24 години на добу через веб-портал Бібліотеки http://www, library, edu-ua. net; у приміщенні Бібліотеки - у робочі дні з 930 до 2О00.
У Паспорті бажано зазначати дані про інструктивну документацію, яка є на ЕК/БД. Фіксуються (із зазначенням дати затвердження) інструктивно-нормативні та методичні документи, що регламентують організацію ЕК/БД: положення, інструкції, правила, методичні рекомендації, щоденники тощо. Користувачеві ця інформація може стати в нагоді у разі наявності пам'яток для читачів, які користуються електронним каталогом.
Це основні положення Паспорта на ЕК, що характеризують інформаційний ресурс Бібліотеки, її фонд. Ми вважаємо, що Паспорт на ЕК повинен розміщуватися на порталі бібліотеки перед ЕК, щоб користувач, перед тим як розпочати роботу з електронним каталогом, мав про нього повну уяву та знав, яку інформацію він може в ньому знайти.
Список використаних джерел
ГОСТ 7.70-96. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик.
Законодавчі та нормативні документа України у сфері інформації, видавничої та бібліотечної справи: темат. добірка у 2-х ч. Ч. 1. Правове регулювання у сфері інформації / Книжкова Палата України ім. Івана Федорова, держ. наук, установа ; [уклад. Т. Ю. Жигун]. - 3-тє вид., допов. - Київ : [б. в.], 2007. - 176 с.
Иванова, И. В. Паспортизация каталогов и баз данных [Электронный ресурс] / И. В. Иванова. - Режим доступа: www.rlst.org.by/bulletin/bulletin 104 17.htm. - Заголовок с экрана.
Сукиасян, Э. Р. Паспортизация каталогов и картотек / Э. Сукиасян // Библиотека.-2001.-№ 8, С. 51-54.
Сукиасян, Э. Р. Каталоги получили паспорта: что дальше? / Э. Сукиасян // Библиотека. - 2003. - № 7, С. 10-12.
Традиційні каталоги наукових бібліотек освітянської галузі: організація, ведення й редагування : метод, рек. / [уклад. : І. Г. Лобановська, Р. П. Гаврилюк, О. Г. Помчалова та ін. ; за заг. ред. І. Г. Лобановської ; АПН України, ДНПБ України ім. В. О. Сухомлинського]. - Київ, 2006. - 166 с.