ІНФОРМАЦІЙНО-АНАЛІТИЧНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ПРИЙНЯТТЯ УПРАВЛІНСЬКИХ РІШЕНЬ У БІБЛІОТЕЧНІЙ ГАЛУЗІ
Розглядаються засади формування системи інформаційно- аналітичного забезпечення прийняття управлінських рішень у бібліотечній галузі України. Визначаються її склад і перспективи використання.
Ключові слова: управлінські рішення, інформаційно-аналітичне забезпечення, бібліотечна галузь.
Рассматриваются основы формирования системы информационно-аналитического обеспечения принятия управленческих решений в библиотечной отрасли Украины. Определяются ее состав и перспективы использования.
Ключевые слова: управленческие решения, информационно- аналитическое обеспечение, библиотечная отрасль.
In article are considered bases of formation of system of a supply with information-analytical of acceptance of administrative decisions in Ukrainian library branch. Structure and prospects of use is defined.
Key words: administrative decisions, a supply with information-analytical, library branch.
На сучасному етапі розвитку українського суспільства, за умов соціально-економічної і політичної кризи, відбуваються значні зміни в усіх сферах, що зумовлюють глибокі трансформації управління як державою в цілому, так і окремими галузями, зокрема бібліотечно-інформаційною. Ринкові умови, розвиток інтелектуальної економіки, різноманітність інформаційних процесів потребують застосування спеціальних знань і навичок, пов'язаних з інформаційно-аналітичною діяльністю. Актуальність інформаційно-аналітичного забезпечення прийняття управлінських рішень у бібліотечній сфері посилюється також швидким розвитком інформаційних технологій, появою потужних джерел і сховищ даних, потоків інформації, що викликало необхідність розвитку й упровадження методів і засобів автоматизованої підготовки, обробки, перетворення й попереднього аналізу даних. Загалом, як свідчить досвід передових країн, необхідність здійснювати цілеспрямовану політику, ефективно діяти в умовах нового інформаційного режиму зумовила перехід на якісно інший рівень інформаційної аналітики як особливої сфери людської діяльності, покликаної забезпечити інформаційні потреби суспільства за допомогою аналітичних технологій, завдяки переробці вихідної інформації й здобуттю якісно нового знання [4; 6; 9-11; 13; 14; 16].
В Україні створюються системи інформаційно-аналітичного забезпечення органів державної влади з метою формування інформаційно- технічного середовища для підвищення ефективності діяльності державних органів, прогнозування й запобігання критичним ситуаціям [1; 3; 7; 10; 13; 15; 17]. Наприклад, діють урядова інформаційно-аналітична система із проблем надзвичайних ситуацій, система інформаційно-аналітичного забезпечення Ради національної безпеки й оборони та ін. Зазначені системи покликані забезпечувати інформаційну діяльність органів державної влади протягом основних фаз розвитку кризової ситуації:
прогнозування тенденцій, усунення факторів, здатних зумовити виникнення кризових ситуацій;
створення резервних фондів для попередження й ліквідації кризових ситуацій;
реагування, проведення операцій під час розвитку кризової ситуації;
ліквідація наслідків кризових ситуацій.
Ці функції виконуються завдяки моніторингу, плануванню, супроводу дій органів управління.
Методології прийняття управлінських рішень присвячені численні наукові дослідження, оскільки прийняття рішень – один з основних результатів діяльності суб'єкта управління, спрямованої на об'єкт управління з метою досягнення певних цілей управління. Можна відзначити праці Г. Альтшулера, О. Амосова, Ф.Аунапу, В. Бакуменка, П. Друкера, Й. Кхола, О. Ларичева, Ч. Ліндблома, Л. Планкетта, Г. Саймона, Ю. Сурміна, Ю. Тихомирова, Г. Хейла. При цьому, за класичним уявленням, що склалося в науці управління, приймання рішень ототожнювалося з вибором альтернативи. Відповідно воно розглядалося як вибір альтернативи при здійсненні управлінської діяльності. Нині відбувається трансформація поняття прийняття управлінських рішень, що ґрунтується на чіткішому визначенні місця таких рішень в управлінській діяльності [3]. Тобто прийняття управлінських рішень розглядається як суттєва частина управлінського процесу з послідовними етапами виявлення та діагностування проблемних ситуацій, розробкою альтернатив та вибором однієї з них, що найбільше відповідає виходу з ситуації, що склалася.
Інформаційно-аналітична діяльність, в цілому, зокрема й як елемент управлінських рішень, розглядалася в працях Г. Артамонова, Г. Гордукало- вої, І. Давидової, В. Ільганаєвої, П. Конотопова, І. Кузнецова, Ю. Курносо- ва, І. Левкіна, І. Мелюхіна, В. Пархоменка, О. Пархоменка, В. Онопрієнка, Р. Рейльян, Е. Семенюка, В. Синюка, Г. Сілкової, Н. Сляднєвої, М. Сороки, С. Терещенка, М. Тихомирова, В. Чистякова, А. Шевирьова. Особливо слід відзначити дослідження [5; 10; 11; 13], присвячені характеристиці сутності та інституалізаційних ознак аналітики в структурі бібліотечної діяльності, визначенню специфіки інформаційної аналітики у сфері науково-технічної діяльності, вивченню аналітичної основи прийняття управлінських рішень, використанню інформаційно-аналітичних технологій при прийнятті управлінських рішень. Водночас, відсутні дослідження українських авторів, присвячені проблемам інформаційно-аналітичного забезпечення прийняття управлінських рішень у бібліотечній галузі України. Тому аналіз методологічних аспектів управлінських рішень в умовах соціальних змін є не тільки актуальною практичною проблемою, а й важливим завданням розвитку соціальних комунікацій як наукової галузі. Метою статті є визначення засад формування системи інформаційно -аналітичного забезпечення прийняття управлінських рішень у бібліотечній галузі в Україні.
Насамперед слід зазначити, що, незважаючи на наявність численних методів, що мають у своєму розпорядженні органи державного управління [1; 3; 7; 18], проблема прийняття управлінських рішень у бібліотечно-інформаційній сфері, як і в сучасній Україні загалом, є надзвичайно актуальною. Це зумовлено характерними для вітчизняної системи управління невизна- ченостями, які можна поділити, базуючись на дослідженні С. Афонцева, на такі основні типи [2]:
невизначеність постановки управлінських завдань;
невизначеність чинників внутрішнього і зовнішнього середовища функціонування галузі (наприклад, початок 2010 р. в Україні характеризується відсутністю прийнятого державного бюджету, не говорячи вже про політичну нестабільність);
невизначеність структури галузі;
невизначеність управлінських рішень унаслідок недостатньої повноти та низької вірогідності знань про кінцеві мету й умови функціонування галузі, а також суб'єктивізм осіб, які приймають рішення щодо формулювання мети, перспектив, стратегії розвитку та управління бібліотечно -інформаційною сферою.
Названі перші три типи невизначеності не дозволяють здійснити адекватний опис структури і розвитку вітчизняної бібліотечно-інформаційної галузі, що трансформується, на основі застосування традиційного управлінського логіко-теоретичного підходу та відповідних класичних теорій і моделей [3; 7; 18]. Ця обставина, у свою чергу, посилює невизначеність четвертого типу, впливаючи, таким чином, на можливість прийняття об'єктивних і науково обґрунтованих управлінських рішень.
Для зменшення ступеня невизначеності при ухваленні рішень стосовно бібліотечно-інформаційної галузі необхідно забезпечити найсприятливіші умови для осіб та органів управління, які приймають рішення, через автоматизацію найтрудомісткішого процесу зменшення перших трьох типів не- визначеностей, також пов'язаного, у свою чергу, з вибором та оцінкою відповідних альтернатив. Це завдання можна успішно реалізувати тільки на основі створення ефективної системи інформаційно-аналітичної підтримки прийняття рішень. Забезпечення такої підтримки передбачає надання особам та органам управління, що приймають рішення, якнайповнішої, вчасної і достовірної інформації про стан і загальні тенденції розвитку галузі.
Сучасний світовий рівень інформаційних технологій створює потенційні можливості для відстежування й оцінювання стану розвитку державного управління, як у цілому, так і в окремій галузі, на основі оцінювання відповідних управлінських рішень через упровадження моніторингів, накопичення та обробку інформації в базах даних і знань, застосування різноманітних інформаційно-пошукових систем з використанням розподілених мереж, сучасних інформаційних та комп'ютерних технологій.
Відомо, що в практиці державного управління різних країн вже широко використовуються програмні комплекси та комп'ютерні системи, що накопичують і надають управлінцям оперативну інформацію про законодавчі й інші нормативно-правові акти, дозволяють отримувати прогнозовані модельні оцінки з макроекономічних питань і спростити проектування. При достатній інформації та відповідній її організації можливе впровадження систем аналізу й оцінювання процесів державного управління як з окремих напрямів, так і в цілому [1-3; 7; 12; 14; 18].
Іншими словами, аналітичні служби створюються з метою прийняття соціально значимих управлінських рішень у всіх вузлах інформаційної інфраструктури, де концентруються, переробляються потужні інформаційні потоки. Інформаційна аналітика, використовуючи можливості, надані даними службами, активно оперуючи їхніми інформаційними продуктами й послугами, виконує насамперед завдання змістовного перетворення інформації, функціонально перетинаючись у цьому сенсі з науковою (виробництво нового знання) і управлінською (розробка варіантів рішень, сценаріїв) діяльністю. При цьому найважливішою функцією інформаційної аналітики є виробництво нового знання на основі переробки наявної інформації з метою оптимізації процесу прийняття управлінських рішень [6; 8-11; 13; 16].
На жаль, нині у сфері інформаційно-аналітичного забезпечення бібліотечної галузі є багато невирішених питань, які є актуальними і для інформаційно-аналітичного забезпечення інших напрямів людської діяльності (зокрема, науково-технічної [10]). По-перше, це обмеженість фінансування. По-друге, відсутність на галузевому рівні прийнятого і дієвого концептуального системного підходу до розвитку інформаційно-аналітичного забезпечення як складової системи прийняття управлінських рішень. По-третє, недостатній рівень підготовки кваліфікованих інформаційних аналітиків. Окрім того, як підкреслює І. Мелюхін, «ефективність інформаційно-аналітичної діяльності багато в чому залежить від історично сформованої культури прийняття рішень» [9, с. 11].
Специфіка аналітичної діяльності в управлінських структурах полягає в тому, що вона «вбудована» в процес управління, до неї висувають особливі вимоги щодо оперативності підготовки матеріалів, їхньої вірогідності й обґрунтованості. Порівняно з академічними науковими дослідженнями, вона є прикладною, основується не стільки на глибокій, самостійній розробці проблем, скільки на залученні фахівців, експертів, узагальненні вже готового матеріалу [9; 10; 16].
При цьому, як засвідчує практика, важливо, щоб в інформаційно- аналітичній службі керівної установи існував замкнутий цикл підготовки матеріалів, починаючи від процедури визначення показників збору інформації, її класифікації, автоматизованої обробки й закінчуючи її аналізом, розробкою прогнозів і практичних рекомендацій. Можна виділити [9, с. 13] три рівні інформаційно-аналітичної діяльності: інформаційно-технологічний, інформаційний і аналітичний. Тільки їхнє співіснування й реалізація в межах однієї служби дозволяє досягти ефективної роботи.
Досвід роботи державних інформаційно-аналітичних підрозділів узагальнений в деяких монографіях та статтях [5; 8-11; 13; 16; 17], виявив цілий комплекс проблем, які потребують вирішення: відповідальність за той або інший вид інформаційних ресурсів, режим обміну й надання інформації всередині управлінських структур, регламентація продажу державної інформації, розробка загальних принципів створення та функціонування відомчих інформаційно-аналітичних систем. Особливого значення при цьому набуває фінансове забезпечення створюваних і функціонуючих інформаційно-аналітичних структур, що забезпечують прийняття управлінських рішень. «Інформація за ринкових відносин коштує грошей, праця кваліфікованих експертів також, не говорячи вже про інформаційну техніку, засоби зв'язку тощо. Тому створенню служби повинен передувати хоча б приблизний розрахунок необхідних коштів. Економія в цій галузі може призвести в підсумку до поверхових висновків й однобічної інформації. Якщо коштів не вистачає, необхідна концентрація на вузько й чітко поставлених завданнях» [9, с. 14].
Загалом, практична реалізація системи підтримки прийняття управлінських рішень у вітчизняній бібліотечно-інформаційній галузі потребує не лише вирішення складних науково-інженерних завдань, пов'язаних з конструюванням спеціалізованого програмно-апаратного комплексу на базі сучасних інформаційних технологій і спеціальних прикладних програмних засобів, акумулювання відповідних фінансових ресурсів, але й попереднього визначення методологічних засад формування зазначеної системи. Зважаючи на результати досліджень, зокрема [1; 3; 7; 8; 11-13; 17], вважаємо, що до складу системи повинні входити такі основні модулі:
уведення, контроль і дослідження вхідної інформації, її первинної обробки;
конструювання й адаптація моделей (їх структурних та прогнозних форм);
дослідження, селекція і композиція моделей, що конструюються;
контроль і діагностування стану галузі;
напрацювання допустимих альтернативних рішень;
взаємодія галузевих та місцевих органів управління бібліотечно-інформаційною діяльністю;
урахування впливу внутрішніх і зовнішніх змін й обмежень;
підтримка адміністрування баз даних і банку знань;
визначення і коригування цілей, стратегії та завдань розвитку бібліотечно-інформаційної галузі України;
навчання і тренінг.
При цьому інформаційно-аналітичне забезпечення управлінських структур бібліотечно-інформаційної галузі слід розглядати як складову частину соціокомунікаційних процесів, де необхідність і специфічність інформування керівництва визначаються вимогами систематичного аналізу й упорядкування необхідної інформації. Структуру інформаційного забезпечення прийняття управлінських рішень у бібліотечно-інформаційній сфері, як і в будь-якій іншій, можна вважати оптимальною лише в тому разі, коли вона в даних конкретних умовах максимально сприяє виконанню загальних функцій управління – прогнозуванню, плануванню, організації, координації обліку, контролю, регулюванню, активізації, стимулюванню, кожна з яких потребує відповідного за змістом, формою, обсягом, місцем й часом подання даних [1; 3-8; 11-14].
Таким чином, можна резюмувати, що управлінські рішення і впливи є основним результатом, квінтесенцією управлінської діяльності, яка, до речі, за своєю природою є суто інформаційною діяльністю. Тенденції сучасного розвитку методології прийняття управлінських рішень свідчать [1-3; 7; 12; 18] про те, що відбувається процес якісного оновлення всіх складових системи управління, який потребує структурних і ментальних змін як у бібліотечно-інформаційної галузі, так і в діяльності осіб, що приймають рішення. При цьому сам процес прийняття рішень стосовно прогнозування, стратегічного планування, вибору раціональної структури бібліотечної галузі та її кадрового забезпечення, створення високоефективних мотиваційних підходів, розроблення і застосування сучасних методів контролю – усе це потребує подальших досліджень у відповідному напрямі інформаційно-аналітичної діяльності.
СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ
Амосов О. Організаційно-аналітичне забезпечення прийняття управлінських рішень стосовно державного регулювання сучасної української економіки / О. Амосов, А. Дєгтяр // Вісн. НАДУ. – 2003. – №3. – С. 24-30
Афонцев С. Неопределенность и проблемы экономической трансформации / С. Афонцев// Мировая экономика и междунар. эконом. отношения. – 1996. – № 10. – С. 20-23
Бакуменко В. Д. Формування державно-управлінських рішень: проблеми теорії, методології, практики : монографія / В. Д. Бакуменко. – К. : Вид-во УАДУ, 2000. – 328 с.
Давидова І. О. Бібліотечне виробництво в інформаційному суспільстві / І. О. Давидова. – Х. : ХДАК, 2005. – 295 с.
Информационное обеспечение руководящих работников объединений, предприятий и организаций / В. М. Бирбраер, Г. И. Калитич, В. Е. Смирнов, В. И. Третяк. – К. : УкрНИИНТИ, 1981. – 48 с.
Ільганаєва В. О. Аналітика в структурі бібліотечної діяльності / В. О. Ільганаєва // Вісн. Харк. держ. акад. культури: зб. наук. пр. – Х. : ХДАК, 2008. – Вип. 23. – С. 109-117
Ковальчук К. Ф. Интеллектуальная поддержка принятия экономических решений/ К. Ф. Ковальчук ; отв. ред. О. П. Суслов. – Донецк: НЭП НАН Украины, 1996. – 224 с.
Курносов Ю. В. Аналитика, методология, технология и организация информационной аналитической работы / Ю. В. Курносов, П. Ю. Коното- пов. – М. : РУСАКИ, 2004. – 512 с.
Мелюхин И. Информационно-аналитическая деятельность как она есть / И. Мелюхин // Информационные ресурсы России. – 1999. – №1. – С. 11-14
Онопрієнко В. І. Інформаційна аналітика в наукознавстві / В .І. Оноп- рієнко // Наука та наукознавство. – 2006. – №4. – С. 40-50
Пархоменко В. Д. Інформаційна аналітика у сфері науково-технічної діяльності : монографія / В. Д. Пархоменко, О. В. Пархоменко. – К. : УкрІНТЕІ, 2006. – 224 с.
Рейльян Я. Р. Аналитическая основа принятия управленческих решений / Я. Р. Рейльян. – М. : Финансы и статистика, 1989. – 182 с.
Семенюк Е. П. Інформаційно-аналітична діяльність у структурі та механізмах соціальної практики / Е. П. Семенюк // Науково-технічна інформація. – 2003. – № 2. – С. 42-44.
Синюк В. Г. Использование информационно-аналитических технологий при принятии управленческих решений / В. Г. Синюк, А. В. Шевырев. – М. : Экзамен, 2003 – 160 с.
Слободяник М. С. Бібліотечна справа України: стратегічні напрями прориву / М. С. Слободяник // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. – 2007. – №4. – С. 4-5.
Сляднева Н. А. Информационно -аналитическая деятельность: проблемы и перспективы / Н. А. Сляднева // Информационные ресурсы России. – 2001. – № 2. – С. 14-21
Сорока М. Б. Національна система реферування української наукової літератури / М. Б. Сорока ; НАН України, Нац. б-ка України ім. В. І. Вернадского. – К. : НБУВ, 2002. – 209 с.
Фатхутдинов Р. А. Разработка управленческого решения/ Р. А. Фатхут- динов. – М. : ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1998. – 272 с.
Надійшла до редколегії 10.12.2009 р.