Інформаційні системи і технології обліку
Контрольна з предмету “Інформаційні системи і технології обліку”
ПЛАН
1.Що таке об’єкт і система керування? Назвати характеристики об’єкта керування.
Система керування - сукупність ланок, що здійснюють керування, і зв'язків між ними.
Автоматизована система керування - сукупність математичних методів, технічних засобів і організаційних комплексів, що забезпечують раціональне керування складним об'єктом або процесом відповідно до заданої мети. У складі АСК виділяють:
основну частину, до якої входять інформаційне, технічне і математичне забезпечення;
функціональну частину, до якої відносяться взаємозалежні програми, що автоматизують конкретні функції керування.
Поняття "інформація" звичайно припускає наявність двох об'єктів — джерела інформації і приймача інформації. Інформація від джерела до приймача передається в матеріально-енергетичній формі (електричній, світловий, звуковій...)
Таким чином, складові інформаційного процесу забезпечуються наявністю інформаційної системи, що складається з джерела інформації, каналу зв'язку, по якому інформація у формі матеріально - енергетичного сигналу може надійти до споживача, а також деякої угоди (коду), що дозволить споживачу установити зміст сприйнятого сигналу, і власне адресата, споживача інформації.
З погляду кібернетики взаємодія між керуючими і керованим об'єктами розглядається як інформаційний процес.
Будь-яка інформаційна система може діяти за правилами розімкнутої або замкнутої схеми керування.
Якщо керуючий вплив відбувається в одну сторону, то система називається розімкнутою.
У розімкнутій інформаційній системі одержувана споживачем інформація використовується довільно. Від споживача в інформаційну систему нічого не надходить.
Якщо, керуючий не тільки віддає команди, але і приймає інформацію від об'єкта керування про його стан, то цей процес називається зворотним зв'язком.
Зворотний зв'язок — це процес передачі інформації про стан об'єкта керування до керуючого.
Якщо представити послідовність керуючих впливів у виді алгоритму, то для розімкнутої системи такий алгоритм завжди буде лінійним.
У замкнутих системах керування алгоритм керування може виявитися ветвящимся або циклічним. Для успішності функціонування такої системи керування важливим є ступінь інтелектуальності керуючої системи.
Системи, в яких роль керуючого доручається комп'ютеру, називаються автоматичними системами з програмним керуванням.
Для функціонування такої системи між ЕОМ і об'єктом керування повинен бути забезпечений прямий і зворотний зв'язок, у пам'ять комп'ютера повинна бути закладена програма керування. Тому такий спосіб керування називають програмним керуванням.
Усяка керуюча система звичайно вирішує наступні три головні завдання: збір і передачу інформації про керований об'єкт, її обробку і видачу керуючих впливів на об'єкт керування. Автоматизована або автоматична система керування автоматизує вирішення всіх цих завдань у визначеній послідовності і взаємозв'язку.
В інформаційних системах бухгалтерського обліку об’єктом керування є економічна інформація (ЕКІ).
ЕКІ — це сукупність повідомлень економічного харак-теру, які можуть бути зафіксовані, передані, перетворені, збере-жені й використані для управління економічним об'єктом — ЕКО — та економікою в цілому. Виникають такі повідомлення під час підготовки до вироблення послуг чи їх надання, а також безпосередньо в кожному з цих процесів.
Усі автоматизовані системи обробки інформації — АСОІ працюють з даними, тобто з такими повідомленнями, котрі можна зафіксувати й обробити, діставши нові дані, що становитимуть інтерес для користувача.
Спинимося на тих особливостях і характеристиках економіч-ної інформації, які враховуються під час її обробки.
Важливою особливістю ЕКІ є те, що вона відбиває діяльність ЕКО через систему числових показників, має дискретну форму подання, може бути вміщена на матері-альних носіях і зображується, здебільшого, в алфавітно-циф-ровому вигляді в десятковій системі числення. Отже, ЕКІ по-требує насамперед арифметичної та логічної обробки (упоряд-кування, вибірка, агрегування тощо), причому переважають логічні операції (понад 60 %), що ж до арифметичних, то вони зводяться до чотирьох дій — додавання, віднімання, множен-ня та ділення («+», «-», «х», «:»).
ЕКІ характеризується тим, що її доводиться тривалий час збе-рігати й нагромаджувати у великих обсягах, а також повторюва-ністю й циклічністю її виникнення та обробки. Окрім того, пер-винні дані щодо ЕКІ виникають у багатьох низових точках еко-номічного об'єкта, а тому існує проблема їх збирання.
ЕКІ може також характеризуватися за стадіями її виникнення; технологією обробки даних; способом передавання; ступенем стабільності; участю в реалізації функцій управління.
За стадіями виникнення розрізняють інформацію первинну і вторинну, або похідну. Первинна виникає безпосередньо в ре-зультаті виробничо-господарської діяльності ЕКО. Вторинна ін-формація створюється обробкою первинної інформації, первин-ної разом із вторинною або лише вторинної.
За технологією обробки ЕКІ може поділятися на вхідну, про-міжну та вихідну.
Вхідна інформація — це первинні дані, подані у вигляді доку-ментів, даних на машинних носіях, сигналів із клавіатури, а також даних, які надходять від раніше виконаних перетворень і викорис-товуються під час розв'язування розглядуваної задачі. Тобто вхід-ною інформацією (даними) може бути як первинна, так і вторинна інформація.
Вихідна інформація являє собою результат розв'язування за-дачі з перетворення вхідних даних. Вона видається безпосеред-ньо користувачеві або передається до інших систем.
Під час обробки вхідних даних утворюється проміжна ін-формація, що призначена не для цілей управління, а відіграє до-поміжну роль. Наприклад, показує кількість оброблених об'єктів, етап обробки і т. ін.
Структуру ЕКІ утворюють конкретні інформаційні сукупно-сті, які мають певний зміст і охоплюють не економічну інформа-цію взагалі, а її певні структурні одиниці.
ЕКІ можуть бути різними за структурою, але пріоритет надається ієрархічному принципу виокремлення інформаційних сукупностей.
Одиницею (структурним елементом) найвищого рангу можна вважати всю інформаційну множину деякого об'єкта (галузь, ре-гіон, підприємство, цех, фірма, установа тощо), його інформацій-ну базу (ІБ). Така множина поділяється на структурні одиниці нижчого рангу, і так триває доти, доки не буде досягнено неподі-льних (атомарних) одиниць. Такими в ЕКІ є реквізити. Отже, саме вони являють собою мінімальні (елементарні) структурні утворення ЕКІ, які мають зміст. Спинимося на цьому докладніше.
Усякий об'єкт (явище, процес і т.ін.) має певні особливості й характеристики, що притаманні лише йому і вирізняють його серед інших. Скажімо, такими властивостями виробу є його ціна, габаритні розміри, маса, потужність тощо. Характеристиками банківської установи можуть бути її статутний фонд, кількість клієн-тів, надавані послуги і т. ін.
Усі ці властивості відображаються за допомогою змінних ве-личин, про які щойно йшлося, — так званих реквізитів, або еле-ментарних структурних одиниць ЕКІ.
За формою реквізит являє собою сукупність символів — зна-ків чи цифр, яка відбиває цілком певні властивості об'єкта. Рекві-зит є логічно неподільним елементом будь-якої іншої складнішої I нформаційної сукупності — подальший його поділ на менші складові порушує зв'язок реквізиту з певною властивістю об'єкта — тією, яку він відбиває.
Під час автоматизованої обробки даних часто вживають сино-німи поняття «реквізит»: «елемент даних», «поле», «терм», «оз-нака», «атрибут», «змінна» і т. ін.
Кожний реквізит характеризується найменуванням (іменем), значенням і структурою.
2. Назвати види документів, оброблювані MS Word, формати файлів для збереження документів
MS Word є стандартом де-факто в галузі обробки текстової інформації. Програма має значний ступінь універсальності, тобто здатна оброблювати значну кількість різноманітних видів документів (тобто документів, створених в інших додатках). Види документів в ОС Windows визначаються форматами файлів. Формат файла визначає спосіб збереження інформації, що міститься в ньому, і використовується для того, щоб файл можна було відкрити за допомогою визначеного додатку. На формат файла вказує трибуквене розширення, що додається наприкінці імені файла. Деякі формати Word може лише відкривати (після обробки такий документ слід зберегти у внутрішньому форматі *.doc або одному з інших стандартних форматів Word), в деякі формати доступний експорт (тобто Microsoft Word може зберігати файли типу, відмінного від *.doc). Типи файлів, з якими може працювати Microsoft Word вказані у таблиці.
Розширення файла | Тип файла | Чи можливе збереження з Word
doc | Основний формат Word. Окрім формату *.doc для поточної версії Word може працювати з файлами такого ж розширення, створеними в попередніх версіях (наприклад, Word 2000 може читати файли формату Word 97, 95 та 7.0, але не навпаки). | Так, тип збереження за замовчуванням Word
dot | Шаблон Word-документу | Так
htm, html | Гіпертекстовий документ | Так (починаючи з версії Word 97)
rtf | Rich Text Format – текст з форматуванням | Так
txt | Текст DOS (кодова таблиця ASCII), текст з розбиттям на рядки, просто текст (кодова таблиця (Windows 1251) | Так
wk1, wk3, wk4 | Файли електронних таблиць Lotus 1-2-3 | Ні
wri | Файли Windows Write | Ні
msw, doc | Файли Word для Macintosh | Так
wpd, doc | Файли WordPerfect | Так
olk | Адресна книга Outlook | Ні
scd | Контакти органайзера Schedule | Ні
doc, txt | Файли текстового редактора “Лексикон” | Txt – так, формати *.doc для Word і “Лексикон” несумісні
xls, xlw | Книга Microsoft Excel | Ні
asc | Текст DOS з форматуванням | Так
ans | Текст з форматуванням | Так
Збереження файлів в форматі, відмінному від використовуваного за замовчуванням (*.doc) провадиться у діалоговому вікні “Сохранение документа”. Тип файла можна вказати у однойменному полі. Якщо необхідність у збереженні файлів в іншому форматі виникає постійно, можна встановити такий формат за замовчуванням (команда “Сервис Параметры Совместимость”). При збереженні файлів в іншому форматі (наприклад, з Word 2000 у Word 7.0) деякі елементи форматування можуть бути втрачені.
3. Яке призначення електронних таблиць Excel? Чим електронні таблиці відрізняються від звичайних таблиць?
Система електронних таблиць Microsoft Excel є частиною інтегрованого багатофункціонального пакету Microsoft Office. Програма призначена переважно для проведення розрахунку і аналізу числових даних. За допомогою Microsoft Excel можливо створювати професійно оформлені вихідні документи, що містять результати розрахунків і аналізу даних, а також засоби їх візуалізації (діаграми, карти).
Електронні таблиці Excel є певною мірою аналогом звичайних таблиць. Практичне використання Excel пов’язане, насамперед, зі створенням різноманітних списків, в яких дані згруповані за заголовками стовпців, а крім стовпців введення даних (наприклад, прізвищ, найменувань продукції тощо) наявні стовпці з розрахунковими значеннями (наприклад, розрахунок надбавки до зарплатні, знижки ціни на продукцію у випадку оптової закупівлі та ін.). В якості принципових відмінностей електронних таблиць від звичайних можна назвати:
1. Фактична просторова необмеженість. Аркуш електронної таблиці Microsoft Excel складається з 65536 рядків і 256 стовпців, що на порядок перевищує обсяги для подання табличних даних на паперових носіях. Таким чином площа аркушу електронної таблиці складає більш ніж 16 млн. комірок, що робить його цілковите заповнення (а тим більше переповнення) даними при розв’язанні реальних задач практично неможливим.
2. Інтерактивність електронних таблиць. Розрахункові значення можуть міститися в звичайних таблицях, так само, як і в електронних, однак система електронних таблиць відслідковує зміни аргументів для використовуваних формул і оновлює результати обчислень в реальному масштабі часу.
3. Автоматизація аналітичної обробки інформації. Такі операції з обробки даних як сортування, групування, підбиття проміжних підсумків, фільтрація списків та ін. робляться в Excel автоматично при поданні користувачем відповідної команди, що неможливо для звичайних таблиць. Так, наприклад, при роботі зі списком фірм може виникнути необхідність винести в окрему таблицю фірми, зареєстровані в Подільському районі. Якщо у вихідному списку міститься, скажімо 1000 найменувань, людина може виписати з таблиці на паперовому носії потрібну інформацію на протязі декількох годин. В електронних таблицях Excel для проведення тієї ж операції потрібно виконати всього два принципові етапи роботи: 1. сформувати діапазон умов; 2. запустити розширений фільтр, вказавши в ньому умови і діапазон для нової таблиці на робочому аркуші. Операція сортування, таким чином, може бути виконана користувачем за 5-6 хвилин.
4. Можливість візуального подання таблично організованих даних. В електронних таблицях Microsoft Excel існує можливість графічного відображення залежностей між даними за допомогою різноманітних графіків і діаграм. Причому процес побудови максимально полегшений за допомогою використання спеціальної підпрограми – Майстра діаграм.
Загалом можна сказати, що електронні таблиці полегшують і оптимізують роботу бізнес-користувачів, забезпечуючи продуктивність праці, недосяжну при роботі зі звичайними паперовими документами.
4. Як розроблюються додатки, що працюють із БД?
База даних (БД) – це комп’ютерний термін для позначення сукупності інформації з певної теми або інформації, що використовується в певній предметній області. Зберігання такої інформації у вигляді бази даних дозволяє істотно полегшити її використання і доступ до неї. Комп’ютерна база даних – це не що інше, як автоматизована версія системи заповнення, зберігання і видачі документів. В комп’ютерних базах даних інформація зберігається у певному форматі. В таких базах даних може міститися будь-яка інформація – від простого тексту (наприклад, ім’я і адреса) до складної структури даних, включаючи малюнки, звуки і відеозображення. Зберігання даних в заздалегідь відомому форматі дозволяє системі управління базами даних (СУБД) перетворювати дані в корисну інформацію завдяки використанню різних методів виведення, таких як запити і звіти. На сьогоднішній день найбільше розповсюдження отримали реляційні бази даних в яких дані подані у вигляді взаємопов’язаних таблиць. Людина використовує комп’ютер для доступу до збережених в таблицях даних, вводячи дані в таблиці через форми і отримуючи їх за допомогою запитів. Запити відбирають з БД лише необхідні дані. Потім за допомогою звіту дані виводяться на екран або принтер. Макроси і модулі дозволяють користувачеві автоматизувати цей процес, аж до створення меню і діалогових вікон. Усі перелічені об’єкти разом й утворюють додаток, який працює з БД. Сучасні системи управління базами даних дозволяють користувачеві створювати досить потужні додатки, які за складністю і функціональними можливостями часом не поступаються самій СУБД.
В загальному випадку створення додатків в реляційній базі даних поділяється на п’ять принципових етапів:
1. Загальне проектування системи.
2. Проектування звітів.
3. Проектування даних.
4. Проектування таблиць.
5. Проектування форм.
1. Загальне проектування системи. Всі розробники програмного забезпечення і кінцеві користувачі стикаються зі схожими проблемами. Перша з них – це збирання вимог кінцевого користувача (клієнта, співробітника або самого розробника). Важливо зрозуміти загальні вимоги, котрим повинна відповідати система. Проектування є інтерактивною процедурою: в міру завершення кожного нового етапу необхідно озирнутися на попередні, щоб впевнитися, що базовий проект не змінився.
2. Проектування звітів. Проектування звітів є дуже відповідальним етапом розробки додатку БД, адже саме задля отримання різного роду звітів зазвичай і вносяться дані в БД. Проектування необхідно деталізувати настільки, наскільки це можливо, кожний новий крок необхідно почати з перевірки додержання загальних цілей проектування. Розробник повинен визначитися, які саме звіти потрібні, яка інформація виводиться в кожному з них.
3. Проектування даних. Коли вирішене, що саме буде відображене у звітах, час подумати про те, як систематизувати дані, щоб зробити їх доступними для розроблених звітів. Наступний крок проектування – складання опису всіх полів даних, які знадобляться у звітах. Один з кращих способів зробити це – записати на папері усі елементи даних, які знаходяться в кожному звіті. Роблячи це, слід позначати елементи, котрі містяться більш ніж в одному звіті. Слід переконатися, що при співпадінні імен елементів даних з різного роду звітів ці елементи дійсно співпадають. Слід також визначити, чи всі звіти в додатку будуються на основі повних даних відповідних таблиць, чи потрібно обирати лише певні записи, в останньому випадку слід додатково розробити запити, динамічні набори яких будуть використовуватися в звітах (це можуть бути як дані, що відповідають певному критерію, так і результати обчислень).
4. Проектування таблиць. Після визначення способу виведення і обробки даних в таблицях можна безпосередньо переходити до створення самих таблиць бази даних. Таблиці зв’язуються так, що інформація з однієї таблиці доступна з іншої таблиці. Зазвичай в додатках, спроектованих на базі реляційних СУБД використовується декілька таблиць, що допомагає зменшити надлишковість даних і оптимізувати додаток.
5. Проектування форм. Після створення таблиць і встановлення зв’язків між ними необхідно спроектувати форми. Форми складаються з полів, за допомогою яких здійснюється введення та перегляд даних. Якщо це взагалі можливо, форми повинні виглядати як паперові документи. Така установка створює найбільш дружній інтерфейс користувача.
Створення форм є завершальним етапом розробки додатку для роботи з реляційною БД. Після цього можливе безпосереднє заповнення БД даними: дані вводяться через форми в таблиці, результати аналітичної обробки даних виводяться через звіти.
Література
Глушаков С.В. Базы данных. – М., 2002.
Керри Н. Праг, Мишель Р. Ирвин. Библия пользователя Access для Windows 95. – К., 1996.
Руденко В. Д., Макарчук О. М., Патланжоглу М. О. Практичний курс інформатики. – К., 1999.
Экономическая информатика / под ред. П.В. Конюховского, Д.Н. Колесова. – СПб., 2001.
Грабова Н.М. Теорія бухгалтерського обліку. К.: А.С.К., 2001.—272 с
М.Т. Білуха Теорія бухгалтерського обліку. К.: 2000.- 692с.
Рогач І. Ф., Сендзюк М. А., Антонюк В. А. Інформаційні системи у фінансово-кредитних установах: Нанч. посібник. — 2-ге вид.,
ПЛАН
1.Що таке об’єкт і система керування? Назвати характеристики об’єкта керування.
Система керування - сукупність ланок, що здійснюють керування, і зв'язків між ними.
Автоматизована система керування - сукупність математичних методів, технічних засобів і організаційних комплексів, що забезпечують раціональне керування складним об'єктом або процесом відповідно до заданої мети. У складі АСК виділяють:
основну частину, до якої входять інформаційне, технічне і математичне забезпечення;
функціональну частину, до якої відносяться взаємозалежні програми, що автоматизують конкретні функції керування.
Поняття "інформація" звичайно припускає наявність двох об'єктів — джерела інформації і приймача інформації. Інформація від джерела до приймача передається в матеріально-енергетичній формі (електричній, світловий, звуковій...)
Таким чином, складові інформаційного процесу забезпечуються наявністю інформаційної системи, що складається з джерела інформації, каналу зв'язку, по якому інформація у формі матеріально - енергетичного сигналу може надійти до споживача, а також деякої угоди (коду), що дозволить споживачу установити зміст сприйнятого сигналу, і власне адресата, споживача інформації.
З погляду кібернетики взаємодія між керуючими і керованим об'єктами розглядається як інформаційний процес.
Будь-яка інформаційна система може діяти за правилами розімкнутої або замкнутої схеми керування.
Якщо керуючий вплив відбувається в одну сторону, то система називається розімкнутою.
У розімкнутій інформаційній системі одержувана споживачем інформація використовується довільно. Від споживача в інформаційну систему нічого не надходить.
Якщо, керуючий не тільки віддає команди, але і приймає інформацію від об'єкта керування про його стан, то цей процес називається зворотним зв'язком.
Зворотний зв'язок — це процес передачі інформації про стан об'єкта керування до керуючого.
Якщо представити послідовність керуючих впливів у виді алгоритму, то для розімкнутої системи такий алгоритм завжди буде лінійним.
У замкнутих системах керування алгоритм керування може виявитися ветвящимся або циклічним. Для успішності функціонування такої системи керування важливим є ступінь інтелектуальності керуючої системи.
Системи, в яких роль керуючого доручається комп'ютеру, називаються автоматичними системами з програмним керуванням.
Для функціонування такої системи між ЕОМ і об'єктом керування повинен бути забезпечений прямий і зворотний зв'язок, у пам'ять комп'ютера повинна бути закладена програма керування. Тому такий спосіб керування називають програмним керуванням.
Усяка керуюча система звичайно вирішує наступні три головні завдання: збір і передачу інформації про керований об'єкт, її обробку і видачу керуючих впливів на об'єкт керування. Автоматизована або автоматична система керування автоматизує вирішення всіх цих завдань у визначеній послідовності і взаємозв'язку.
В інформаційних системах бухгалтерського обліку об’єктом керування є економічна інформація (ЕКІ).
ЕКІ — це сукупність повідомлень економічного харак-теру, які можуть бути зафіксовані, передані, перетворені, збере-жені й використані для управління економічним об'єктом — ЕКО — та економікою в цілому. Виникають такі повідомлення під час підготовки до вироблення послуг чи їх надання, а також безпосередньо в кожному з цих процесів.
Усі автоматизовані системи обробки інформації — АСОІ працюють з даними, тобто з такими повідомленнями, котрі можна зафіксувати й обробити, діставши нові дані, що становитимуть інтерес для користувача.
Спинимося на тих особливостях і характеристиках економіч-ної інформації, які враховуються під час її обробки.
Важливою особливістю ЕКІ є те, що вона відбиває діяльність ЕКО через систему числових показників, має дискретну форму подання, може бути вміщена на матері-альних носіях і зображується, здебільшого, в алфавітно-циф-ровому вигляді в десятковій системі числення. Отже, ЕКІ по-требує насамперед арифметичної та логічної обробки (упоряд-кування, вибірка, агрегування тощо), причому переважають логічні операції (понад 60 %), що ж до арифметичних, то вони зводяться до чотирьох дій — додавання, віднімання, множен-ня та ділення («+», «-», «х», «:»).
ЕКІ характеризується тим, що її доводиться тривалий час збе-рігати й нагромаджувати у великих обсягах, а також повторюва-ністю й циклічністю її виникнення та обробки. Окрім того, пер-винні дані щодо ЕКІ виникають у багатьох низових точках еко-номічного об'єкта, а тому існує проблема їх збирання.
ЕКІ може також характеризуватися за стадіями її виникнення; технологією обробки даних; способом передавання; ступенем стабільності; участю в реалізації функцій управління.
За стадіями виникнення розрізняють інформацію первинну і вторинну, або похідну. Первинна виникає безпосередньо в ре-зультаті виробничо-господарської діяльності ЕКО. Вторинна ін-формація створюється обробкою первинної інформації, первин-ної разом із вторинною або лише вторинної.
За технологією обробки ЕКІ може поділятися на вхідну, про-міжну та вихідну.
Вхідна інформація — це первинні дані, подані у вигляді доку-ментів, даних на машинних носіях, сигналів із клавіатури, а також даних, які надходять від раніше виконаних перетворень і викорис-товуються під час розв'язування розглядуваної задачі. Тобто вхід-ною інформацією (даними) може бути як первинна, так і вторинна інформація.
Вихідна інформація являє собою результат розв'язування за-дачі з перетворення вхідних даних. Вона видається безпосеред-ньо користувачеві або передається до інших систем.
Під час обробки вхідних даних утворюється проміжна ін-формація, що призначена не для цілей управління, а відіграє до-поміжну роль. Наприклад, показує кількість оброблених об'єктів, етап обробки і т. ін.
Структуру ЕКІ утворюють конкретні інформаційні сукупно-сті, які мають певний зміст і охоплюють не економічну інформа-цію взагалі, а її певні структурні одиниці.
ЕКІ можуть бути різними за структурою, але пріоритет надається ієрархічному принципу виокремлення інформаційних сукупностей.
Одиницею (структурним елементом) найвищого рангу можна вважати всю інформаційну множину деякого об'єкта (галузь, ре-гіон, підприємство, цех, фірма, установа тощо), його інформацій-ну базу (ІБ). Така множина поділяється на структурні одиниці нижчого рангу, і так триває доти, доки не буде досягнено неподі-льних (атомарних) одиниць. Такими в ЕКІ є реквізити. Отже, саме вони являють собою мінімальні (елементарні) структурні утворення ЕКІ, які мають зміст. Спинимося на цьому докладніше.
Усякий об'єкт (явище, процес і т.ін.) має певні особливості й характеристики, що притаманні лише йому і вирізняють його серед інших. Скажімо, такими властивостями виробу є його ціна, габаритні розміри, маса, потужність тощо. Характеристиками банківської установи можуть бути її статутний фонд, кількість клієн-тів, надавані послуги і т. ін.
Усі ці властивості відображаються за допомогою змінних ве-личин, про які щойно йшлося, — так званих реквізитів, або еле-ментарних структурних одиниць ЕКІ.
За формою реквізит являє собою сукупність символів — зна-ків чи цифр, яка відбиває цілком певні властивості об'єкта. Рекві-зит є логічно неподільним елементом будь-якої іншої складнішої I нформаційної сукупності — подальший його поділ на менші складові порушує зв'язок реквізиту з певною властивістю об'єкта — тією, яку він відбиває.
Під час автоматизованої обробки даних часто вживають сино-німи поняття «реквізит»: «елемент даних», «поле», «терм», «оз-нака», «атрибут», «змінна» і т. ін.
Кожний реквізит характеризується найменуванням (іменем), значенням і структурою.
2. Назвати види документів, оброблювані MS Word, формати файлів для збереження документів
MS Word є стандартом де-факто в галузі обробки текстової інформації. Програма має значний ступінь універсальності, тобто здатна оброблювати значну кількість різноманітних видів документів (тобто документів, створених в інших додатках). Види документів в ОС Windows визначаються форматами файлів. Формат файла визначає спосіб збереження інформації, що міститься в ньому, і використовується для того, щоб файл можна було відкрити за допомогою визначеного додатку. На формат файла вказує трибуквене розширення, що додається наприкінці імені файла. Деякі формати Word може лише відкривати (після обробки такий документ слід зберегти у внутрішньому форматі *.doc або одному з інших стандартних форматів Word), в деякі формати доступний експорт (тобто Microsoft Word може зберігати файли типу, відмінного від *.doc). Типи файлів, з якими може працювати Microsoft Word вказані у таблиці.
Розширення файла | Тип файла | Чи можливе збереження з Word
doc | Основний формат Word. Окрім формату *.doc для поточної версії Word може працювати з файлами такого ж розширення, створеними в попередніх версіях (наприклад, Word 2000 може читати файли формату Word 97, 95 та 7.0, але не навпаки). | Так, тип збереження за замовчуванням Word
dot | Шаблон Word-документу | Так
htm, html | Гіпертекстовий документ | Так (починаючи з версії Word 97)
rtf | Rich Text Format – текст з форматуванням | Так
txt | Текст DOS (кодова таблиця ASCII), текст з розбиттям на рядки, просто текст (кодова таблиця (Windows 1251) | Так
wk1, wk3, wk4 | Файли електронних таблиць Lotus 1-2-3 | Ні
wri | Файли Windows Write | Ні
msw, doc | Файли Word для Macintosh | Так
wpd, doc | Файли WordPerfect | Так
olk | Адресна книга Outlook | Ні
scd | Контакти органайзера Schedule | Ні
doc, txt | Файли текстового редактора “Лексикон” | Txt – так, формати *.doc для Word і “Лексикон” несумісні
xls, xlw | Книга Microsoft Excel | Ні
asc | Текст DOS з форматуванням | Так
ans | Текст з форматуванням | Так
Збереження файлів в форматі, відмінному від використовуваного за замовчуванням (*.doc) провадиться у діалоговому вікні “Сохранение документа”. Тип файла можна вказати у однойменному полі. Якщо необхідність у збереженні файлів в іншому форматі виникає постійно, можна встановити такий формат за замовчуванням (команда “Сервис Параметры Совместимость”). При збереженні файлів в іншому форматі (наприклад, з Word 2000 у Word 7.0) деякі елементи форматування можуть бути втрачені.
3. Яке призначення електронних таблиць Excel? Чим електронні таблиці відрізняються від звичайних таблиць?
Система електронних таблиць Microsoft Excel є частиною інтегрованого багатофункціонального пакету Microsoft Office. Програма призначена переважно для проведення розрахунку і аналізу числових даних. За допомогою Microsoft Excel можливо створювати професійно оформлені вихідні документи, що містять результати розрахунків і аналізу даних, а також засоби їх візуалізації (діаграми, карти).
Електронні таблиці Excel є певною мірою аналогом звичайних таблиць. Практичне використання Excel пов’язане, насамперед, зі створенням різноманітних списків, в яких дані згруповані за заголовками стовпців, а крім стовпців введення даних (наприклад, прізвищ, найменувань продукції тощо) наявні стовпці з розрахунковими значеннями (наприклад, розрахунок надбавки до зарплатні, знижки ціни на продукцію у випадку оптової закупівлі та ін.). В якості принципових відмінностей електронних таблиць від звичайних можна назвати:
1. Фактична просторова необмеженість. Аркуш електронної таблиці Microsoft Excel складається з 65536 рядків і 256 стовпців, що на порядок перевищує обсяги для подання табличних даних на паперових носіях. Таким чином площа аркушу електронної таблиці складає більш ніж 16 млн. комірок, що робить його цілковите заповнення (а тим більше переповнення) даними при розв’язанні реальних задач практично неможливим.
2. Інтерактивність електронних таблиць. Розрахункові значення можуть міститися в звичайних таблицях, так само, як і в електронних, однак система електронних таблиць відслідковує зміни аргументів для використовуваних формул і оновлює результати обчислень в реальному масштабі часу.
3. Автоматизація аналітичної обробки інформації. Такі операції з обробки даних як сортування, групування, підбиття проміжних підсумків, фільтрація списків та ін. робляться в Excel автоматично при поданні користувачем відповідної команди, що неможливо для звичайних таблиць. Так, наприклад, при роботі зі списком фірм може виникнути необхідність винести в окрему таблицю фірми, зареєстровані в Подільському районі. Якщо у вихідному списку міститься, скажімо 1000 найменувань, людина може виписати з таблиці на паперовому носії потрібну інформацію на протязі декількох годин. В електронних таблицях Excel для проведення тієї ж операції потрібно виконати всього два принципові етапи роботи: 1. сформувати діапазон умов; 2. запустити розширений фільтр, вказавши в ньому умови і діапазон для нової таблиці на робочому аркуші. Операція сортування, таким чином, може бути виконана користувачем за 5-6 хвилин.
4. Можливість візуального подання таблично організованих даних. В електронних таблицях Microsoft Excel існує можливість графічного відображення залежностей між даними за допомогою різноманітних графіків і діаграм. Причому процес побудови максимально полегшений за допомогою використання спеціальної підпрограми – Майстра діаграм.
Загалом можна сказати, що електронні таблиці полегшують і оптимізують роботу бізнес-користувачів, забезпечуючи продуктивність праці, недосяжну при роботі зі звичайними паперовими документами.
4. Як розроблюються додатки, що працюють із БД?
База даних (БД) – це комп’ютерний термін для позначення сукупності інформації з певної теми або інформації, що використовується в певній предметній області. Зберігання такої інформації у вигляді бази даних дозволяє істотно полегшити її використання і доступ до неї. Комп’ютерна база даних – це не що інше, як автоматизована версія системи заповнення, зберігання і видачі документів. В комп’ютерних базах даних інформація зберігається у певному форматі. В таких базах даних може міститися будь-яка інформація – від простого тексту (наприклад, ім’я і адреса) до складної структури даних, включаючи малюнки, звуки і відеозображення. Зберігання даних в заздалегідь відомому форматі дозволяє системі управління базами даних (СУБД) перетворювати дані в корисну інформацію завдяки використанню різних методів виведення, таких як запити і звіти. На сьогоднішній день найбільше розповсюдження отримали реляційні бази даних в яких дані подані у вигляді взаємопов’язаних таблиць. Людина використовує комп’ютер для доступу до збережених в таблицях даних, вводячи дані в таблиці через форми і отримуючи їх за допомогою запитів. Запити відбирають з БД лише необхідні дані. Потім за допомогою звіту дані виводяться на екран або принтер. Макроси і модулі дозволяють користувачеві автоматизувати цей процес, аж до створення меню і діалогових вікон. Усі перелічені об’єкти разом й утворюють додаток, який працює з БД. Сучасні системи управління базами даних дозволяють користувачеві створювати досить потужні додатки, які за складністю і функціональними можливостями часом не поступаються самій СУБД.
В загальному випадку створення додатків в реляційній базі даних поділяється на п’ять принципових етапів:
1. Загальне проектування системи.
2. Проектування звітів.
3. Проектування даних.
4. Проектування таблиць.
5. Проектування форм.
1. Загальне проектування системи. Всі розробники програмного забезпечення і кінцеві користувачі стикаються зі схожими проблемами. Перша з них – це збирання вимог кінцевого користувача (клієнта, співробітника або самого розробника). Важливо зрозуміти загальні вимоги, котрим повинна відповідати система. Проектування є інтерактивною процедурою: в міру завершення кожного нового етапу необхідно озирнутися на попередні, щоб впевнитися, що базовий проект не змінився.
2. Проектування звітів. Проектування звітів є дуже відповідальним етапом розробки додатку БД, адже саме задля отримання різного роду звітів зазвичай і вносяться дані в БД. Проектування необхідно деталізувати настільки, наскільки це можливо, кожний новий крок необхідно почати з перевірки додержання загальних цілей проектування. Розробник повинен визначитися, які саме звіти потрібні, яка інформація виводиться в кожному з них.
3. Проектування даних. Коли вирішене, що саме буде відображене у звітах, час подумати про те, як систематизувати дані, щоб зробити їх доступними для розроблених звітів. Наступний крок проектування – складання опису всіх полів даних, які знадобляться у звітах. Один з кращих способів зробити це – записати на папері усі елементи даних, які знаходяться в кожному звіті. Роблячи це, слід позначати елементи, котрі містяться більш ніж в одному звіті. Слід переконатися, що при співпадінні імен елементів даних з різного роду звітів ці елементи дійсно співпадають. Слід також визначити, чи всі звіти в додатку будуються на основі повних даних відповідних таблиць, чи потрібно обирати лише певні записи, в останньому випадку слід додатково розробити запити, динамічні набори яких будуть використовуватися в звітах (це можуть бути як дані, що відповідають певному критерію, так і результати обчислень).
4. Проектування таблиць. Після визначення способу виведення і обробки даних в таблицях можна безпосередньо переходити до створення самих таблиць бази даних. Таблиці зв’язуються так, що інформація з однієї таблиці доступна з іншої таблиці. Зазвичай в додатках, спроектованих на базі реляційних СУБД використовується декілька таблиць, що допомагає зменшити надлишковість даних і оптимізувати додаток.
5. Проектування форм. Після створення таблиць і встановлення зв’язків між ними необхідно спроектувати форми. Форми складаються з полів, за допомогою яких здійснюється введення та перегляд даних. Якщо це взагалі можливо, форми повинні виглядати як паперові документи. Така установка створює найбільш дружній інтерфейс користувача.
Створення форм є завершальним етапом розробки додатку для роботи з реляційною БД. Після цього можливе безпосереднє заповнення БД даними: дані вводяться через форми в таблиці, результати аналітичної обробки даних виводяться через звіти.
Література
Глушаков С.В. Базы данных. – М., 2002.
Керри Н. Праг, Мишель Р. Ирвин. Библия пользователя Access для Windows 95. – К., 1996.
Руденко В. Д., Макарчук О. М., Патланжоглу М. О. Практичний курс інформатики. – К., 1999.
Экономическая информатика / под ред. П.В. Конюховского, Д.Н. Колесова. – СПб., 2001.
Грабова Н.М. Теорія бухгалтерського обліку. К.: А.С.К., 2001.—272 с
М.Т. Білуха Теорія бухгалтерського обліку. К.: 2000.- 692с.
Рогач І. Ф., Сендзюк М. А., Антонюк В. А. Інформаційні системи у фінансово-кредитних установах: Нанч. посібник. — 2-ге вид.,
