Діловий стиль
Реферат на тему:
Діловий стиль
Діловий стиль асоціюється у пер-шу чергу з діловими паперами, оформляти які навчають у школі: заява, доручення, розписка, акт, протокол, доповідна записка, ав-тобіографія, характеристика, звіт, оголошення. Хай не кожному доведеться писати резолюції, розпорядження, постанови, інструк-ції, накази, зате читати (і виконувати) їх доведеться всім. На практиці мовці повинні застосовувати знання про те, що офіційно-діловий стиль розпадається на окремі стильові різновиди: адміні-стративно-канцелярський (включає планово-звітну, розпорядку, директивну, облікову документацію і ділове листування), законо-давчий і дипломатичний. Ділові папери виконуються за певним трафаретом (кліше, стереотипом). Ось основні реквізити, які роз-міщуються на формулярах документа (За А. П. Коваль).
Зображення союзної республіки; емблема ор-ганізації чи підприємства; зображення урядових нагород; коди; найменування міністерства чи відомства; найменування установи, організації або підприємства; назви структурного підрозділу; ад-ресат; резолюція; гриф затвердження; індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа (абонентського те-леграфу), номер телефону, номер рахунку в банку; назва виду до-кумента; дата; індекс; посилання на індекс і дату вхідного доку-мента; місце складання або видання; відмітка про контроль; заго-ловок тексту; текст; відмітка про наявність додатків; підпис; гриф погодження; відмітка про завірення копії; візи; відмітка про ви-конання документа й відсилання його в справу та ін.
У кожному конкретному випадку ділові папери потребують ін-дивідуального набору мовних одиниць. Та все ж можна сформулю-вати основні вимоги, що ставляться до мовних засобів у діловому стилі:
1) Чітке дотримання прийнятих у суспільстві й у відповідній ситуації ділового спілкування форм ділових паперів: їх структури, набору реквізитів, які відповідають типові документа (недопущен-ня індивідуально-стильових відхилень), правильне використання ключових слів «наказую», «рекомендуємо», «гарантуємо», «надси-лаємо», «постановляємо», «ухвалили», «доповідаю», «прошу» та ін.
2) Дотримання норм сучасної літературної мови, недопущення калькування, змішування мов; вживання загальновідомих, зрозу-мілих усім носіям мови слів, найдоцільніших, найпереконливіших у даній ситуації суспільного ділового спілкування.
3) Відповідність мовних засобів їх стильовому призначенню (недопущення розмовних, просторічних, емоційно-експресивних та інших засобів, що творять стильовий дисонанс).
4) Логічна довершеність формування думки, чіткість висловлю-вань, послідовність і точність викладу, несуперечність частин у тек-сті. Для цього необхідні тісний зв'язок усіх компонентів докумен-та, чітко виявлені причиново-наслідкові зв'язки між повідомлюва-ними фактами; виявлення й логічне підкреслення черговості, мети, результативності; конкретизація якогось місця в документі; чітке членування тексту документа на окремі пункти (нумерація, буквені позначення, абзаци); застосування протиставлень, зістав-лень. Щодо несуперечності, то вона досягається і смисловою ви-черпністю й переконливістю, і відповідністю змісту синтаксичній формі його вираження (прохання не слід викладати як наказ; про-токол не можна писати як реєстр усних виступів, доповідну — як приватний лист).
5) Лаконізм мовного вираження думки (при збереженні повно-ти інформації, ясності викладу, точності опису). Строга відповід-ність слова його смисловому навантаженню, недопущення двознач-ності, вичерпність аргументацій, їх відповідність реальному стано-ві справ, конкретність і неупередженість оцінки можуть бути до-сягнуті за умови компетентності, високого рівня логічної й мовної грамотності виконавця документа. Точно підібране слово, правиль-но вжитий термін, відсутність вузьковживаних професіоналізмів, наявність достовірних цифр — ось чинники, які зумовлять об'єктивність і дієвість документа.
Стандартизація — ознака лише офіційно-ділового функціональ-ного стилю літературної мови.
Лише в офіційно-діловому стилі допустимі мовні кліше, стереотипні конструкції, як-от: з метою; у зв'язку з тим, що (через те, що); з огляду на те, що; зважаючи на те, що; зважаючи на викла-дене вище; відповідно до; в порядку...; згідно з; по лінії; оскільки... то; або усталені словосполучення: прошу дозволити; взяти до ува-ги; довести до відома; взяти за основу; взяти зобов'язання; таким чином; ми, що нижче підписались, та ін. У цьому стилі небажана багатоманітність виражальних засобів — універсалізація форм ви-словлення думки полегшує сприйняття змісту документа, концен-трує увагу на кожному його положенні, спрощує процес складання окремих видів ділових паперів. Тут недопустиме вживання емоцій-но-експресивної, діалектної, просторічної та іншої стилістично-маркованої лексики, розмовних конструкцій, адже тон ділового мовлення — нейтральний, колорит — офіційний. Зате абревіатури трапляються часто (назви установ, організацій, служб, приладів, обладнань, систем), і вони повинні бути загальноприйнятими, а не вузьковідомчими.
Неправильно називати офіційно-діловий стиль «сухим», «казен-ним», «канцелярсько-бюрократичним» — це не вади, а визначальні риси стилю, його характерні параметри (інша справа, якою е лю-дина, що виконує документ, у живому спілкуванні; «канцелярський» стиль усного спілкування повинен розчинятися в розмовному). Що-правда, в окремих видах ділових паперів можуть траплятися слова з суфіксами суб'єктивної оцінки, навіть окремі частки, вигуки (напр. в акті, протоколі, доповідній), але загалом фраза з такими мовними засобами мусить виражати нейтральне ставлення до по-відомлюваного (порівн.: величезні зусилля, бездоганне вирішення; хай перші, але вже успіхи; взяти б і зробити; але ж не продумали).
У діловому стилі вживаються пасивні конструкції (напр.: об-говорюється питання, доводиться план, визначаються розміри, встановлюються терміни, задовольняються вимоги, перерозподіляється прибуток та ін.), віддієслівні іменники застосовуються часті-ше, аніж дієслова (виконання, вирішення, укладання, утворення, збереження, забезпечення, вивчення, удосконалення, викорінення, подолання, встановлення, закінчення, одержання, повідомлення, розв'язання, затвердження), хоча в розпорядчій документації пе-реважають, звичайно, інфінітивні форми (затвердити, зобов'язати, вказати, попередити, організувати, доповісти).
Традиціями закріплений у цих текстах (як і в наукових) пря-мий порядок слів: підмет перед присудком, узгоджене означення перед означуваним словом, неузгоджене — одразу після означува-ного слова, додаток — після керуючого слова, обставинні слова — ближче до слова, яке вони пояснюють, вставні слова — на початку речення. Специфічні в діловому (і в науковому) мовленні й під-сумкові конструкції: коротко кажучи (а не коротше кажучи); одне, слово (а не одним словом); як зазначалося вище; у зв'язку з тим, що; у зв'язку з цим і т. д. Загалом переважають складні речення, «ланцюжки» речень, текст чітко членується на абзаци, у межах яких речення тісно пов'язуються за смислом і граматично. Неправильне виділення абзаців свідчить про нелогічність мислення, отже, вчи-тися абзаців, членування думки на логічні частини треба з науки мислити.
Особливу форму ділового (і побутового) мовлення становить телефонна розмова, яка може бути офіційною і неофіційною. Тепер рідше пишуть листи — частіше шлють телеграми, а ще частіше — дзвонять по телефону: ведуть переговори, дають консультації, до-мовляються про ділові зустрічі, а характер приватних телефонних розмов і визначити важко. Телефонну розмову не можна «переглянути» і стилістично виправити, відшліфувати, у ній «не працю-ють» міміка, жести, але вона надзвичайно економна в одержанні й передачі інформації, для чого ефективно використовується лек-сичне й інтонаційне багатство мови. Основні вимоги до мовця, що говорить по телефону, такі: 1) чіткість, чистота артикуляції, пра-вильність дикції; 2) середній за силою голос мовлення; 3) лаконізм висловлювання (лексичний і синтаксичний), чіткість, виразність побудови фрази; 4) темп мовлення — середній; 5) тон мовлення — спокійний, ввічливий.
Телефонна розмова передбачає: встановлення зв'язку, виклад справи, закінчення розмови. Службова телефонна розмова після встановлення зв'язку (Алло!—Я слухаю.) вимагає від ініціатора розмови привітатись, назвати себе (прізвище, ім'я і по батькові або лише прізвище чи лише ім'я і по батькові), повідомити, від чийого імені говорить, а від абонента — відповісти на привітання, назватись. Викладати справу треба чітко, лаконічно, без широких описів, зайвих подробиць. Тому слід уважно продумати головні і другорядні питання розмови, фрази будувати короткі, не усклад-нювати їх зворотами, чітко вимовляти прізвища, дати, час, адреси т. ін.
Паузи повинні бути логічно виправданими, що дасть змогу співбесідникові підтвердити розуміння суті розмови, висловити своє ставлення до неї, осмислити почуту частину розмови. Закінчує розмову звичайно той, хто подзвонив, але якщо співбесідник знач-но старший за віком (чи службовим становищем), то чемність ви-магає дати можливість закінчити розмову йому. Якщо викликаний співрозмовник жінка, то треба дати їй змогу закінчити розмову. Повагу до співрозмовника можна виразити тоном розмови — не треба тільки штучності, зайвих слів, на зразок «вас турбує...»
Приватні ж розмови мають особливі загальномовні та етичні норми, застосування яких залежить і від знання етикетних правил, ї від мовленнєвої вправності. Слід вдало вибрати час для дзвінка, зокрема ввечері; подзвонивши, представитись, особливо тоді, коли трубку взяла не та людина, до якої ви дзвоните; не зловживати часом співбесідника (адже ми не знаємо, чим він у цей момент був зайнятий), не бути багатослівним; не звертатись по телефону з осо-бистим делікатним проханням, не дякувати по телефону за послугу (принаймні при зустрічі повторити подяку), не лементувати й не шепотіти, «вихлюпуючи» відповідні емоції, тощо. Телефон — зруч-ний засіб зв'язку, який, проте, не замінить живого особистісного спілкування або інформації в писемній формі.
Проаналізовані ситуації практичного мовлення становлять ін-терес для кожної людини. Щодо інших складних випадків у науко-вому, публіцистичному, художньому стилях, то вони знайдуть при-нагідне висвітлення в наступних розділах посібника.
Діловий стиль
Діловий стиль асоціюється у пер-шу чергу з діловими паперами, оформляти які навчають у школі: заява, доручення, розписка, акт, протокол, доповідна записка, ав-тобіографія, характеристика, звіт, оголошення. Хай не кожному доведеться писати резолюції, розпорядження, постанови, інструк-ції, накази, зате читати (і виконувати) їх доведеться всім. На практиці мовці повинні застосовувати знання про те, що офіційно-діловий стиль розпадається на окремі стильові різновиди: адміні-стративно-канцелярський (включає планово-звітну, розпорядку, директивну, облікову документацію і ділове листування), законо-давчий і дипломатичний. Ділові папери виконуються за певним трафаретом (кліше, стереотипом). Ось основні реквізити, які роз-міщуються на формулярах документа (За А. П. Коваль).
Зображення союзної республіки; емблема ор-ганізації чи підприємства; зображення урядових нагород; коди; найменування міністерства чи відомства; найменування установи, організації або підприємства; назви структурного підрозділу; ад-ресат; резолюція; гриф затвердження; індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа (абонентського те-леграфу), номер телефону, номер рахунку в банку; назва виду до-кумента; дата; індекс; посилання на індекс і дату вхідного доку-мента; місце складання або видання; відмітка про контроль; заго-ловок тексту; текст; відмітка про наявність додатків; підпис; гриф погодження; відмітка про завірення копії; візи; відмітка про ви-конання документа й відсилання його в справу та ін.
У кожному конкретному випадку ділові папери потребують ін-дивідуального набору мовних одиниць. Та все ж можна сформулю-вати основні вимоги, що ставляться до мовних засобів у діловому стилі:
1) Чітке дотримання прийнятих у суспільстві й у відповідній ситуації ділового спілкування форм ділових паперів: їх структури, набору реквізитів, які відповідають типові документа (недопущен-ня індивідуально-стильових відхилень), правильне використання ключових слів «наказую», «рекомендуємо», «гарантуємо», «надси-лаємо», «постановляємо», «ухвалили», «доповідаю», «прошу» та ін.
2) Дотримання норм сучасної літературної мови, недопущення калькування, змішування мов; вживання загальновідомих, зрозу-мілих усім носіям мови слів, найдоцільніших, найпереконливіших у даній ситуації суспільного ділового спілкування.
3) Відповідність мовних засобів їх стильовому призначенню (недопущення розмовних, просторічних, емоційно-експресивних та інших засобів, що творять стильовий дисонанс).
4) Логічна довершеність формування думки, чіткість висловлю-вань, послідовність і точність викладу, несуперечність частин у тек-сті. Для цього необхідні тісний зв'язок усіх компонентів докумен-та, чітко виявлені причиново-наслідкові зв'язки між повідомлюва-ними фактами; виявлення й логічне підкреслення черговості, мети, результативності; конкретизація якогось місця в документі; чітке членування тексту документа на окремі пункти (нумерація, буквені позначення, абзаци); застосування протиставлень, зістав-лень. Щодо несуперечності, то вона досягається і смисловою ви-черпністю й переконливістю, і відповідністю змісту синтаксичній формі його вираження (прохання не слід викладати як наказ; про-токол не можна писати як реєстр усних виступів, доповідну — як приватний лист).
5) Лаконізм мовного вираження думки (при збереженні повно-ти інформації, ясності викладу, точності опису). Строга відповід-ність слова його смисловому навантаженню, недопущення двознач-ності, вичерпність аргументацій, їх відповідність реальному стано-ві справ, конкретність і неупередженість оцінки можуть бути до-сягнуті за умови компетентності, високого рівня логічної й мовної грамотності виконавця документа. Точно підібране слово, правиль-но вжитий термін, відсутність вузьковживаних професіоналізмів, наявність достовірних цифр — ось чинники, які зумовлять об'єктивність і дієвість документа.
Стандартизація — ознака лише офіційно-ділового функціональ-ного стилю літературної мови.
Лише в офіційно-діловому стилі допустимі мовні кліше, стереотипні конструкції, як-от: з метою; у зв'язку з тим, що (через те, що); з огляду на те, що; зважаючи на те, що; зважаючи на викла-дене вище; відповідно до; в порядку...; згідно з; по лінії; оскільки... то; або усталені словосполучення: прошу дозволити; взяти до ува-ги; довести до відома; взяти за основу; взяти зобов'язання; таким чином; ми, що нижче підписались, та ін. У цьому стилі небажана багатоманітність виражальних засобів — універсалізація форм ви-словлення думки полегшує сприйняття змісту документа, концен-трує увагу на кожному його положенні, спрощує процес складання окремих видів ділових паперів. Тут недопустиме вживання емоцій-но-експресивної, діалектної, просторічної та іншої стилістично-маркованої лексики, розмовних конструкцій, адже тон ділового мовлення — нейтральний, колорит — офіційний. Зате абревіатури трапляються часто (назви установ, організацій, служб, приладів, обладнань, систем), і вони повинні бути загальноприйнятими, а не вузьковідомчими.
Неправильно називати офіційно-діловий стиль «сухим», «казен-ним», «канцелярсько-бюрократичним» — це не вади, а визначальні риси стилю, його характерні параметри (інша справа, якою е лю-дина, що виконує документ, у живому спілкуванні; «канцелярський» стиль усного спілкування повинен розчинятися в розмовному). Що-правда, в окремих видах ділових паперів можуть траплятися слова з суфіксами суб'єктивної оцінки, навіть окремі частки, вигуки (напр. в акті, протоколі, доповідній), але загалом фраза з такими мовними засобами мусить виражати нейтральне ставлення до по-відомлюваного (порівн.: величезні зусилля, бездоганне вирішення; хай перші, але вже успіхи; взяти б і зробити; але ж не продумали).
У діловому стилі вживаються пасивні конструкції (напр.: об-говорюється питання, доводиться план, визначаються розміри, встановлюються терміни, задовольняються вимоги, перерозподіляється прибуток та ін.), віддієслівні іменники застосовуються часті-ше, аніж дієслова (виконання, вирішення, укладання, утворення, збереження, забезпечення, вивчення, удосконалення, викорінення, подолання, встановлення, закінчення, одержання, повідомлення, розв'язання, затвердження), хоча в розпорядчій документації пе-реважають, звичайно, інфінітивні форми (затвердити, зобов'язати, вказати, попередити, організувати, доповісти).
Традиціями закріплений у цих текстах (як і в наукових) пря-мий порядок слів: підмет перед присудком, узгоджене означення перед означуваним словом, неузгоджене — одразу після означува-ного слова, додаток — після керуючого слова, обставинні слова — ближче до слова, яке вони пояснюють, вставні слова — на початку речення. Специфічні в діловому (і в науковому) мовленні й під-сумкові конструкції: коротко кажучи (а не коротше кажучи); одне, слово (а не одним словом); як зазначалося вище; у зв'язку з тим, що; у зв'язку з цим і т. д. Загалом переважають складні речення, «ланцюжки» речень, текст чітко членується на абзаци, у межах яких речення тісно пов'язуються за смислом і граматично. Неправильне виділення абзаців свідчить про нелогічність мислення, отже, вчи-тися абзаців, членування думки на логічні частини треба з науки мислити.
Особливу форму ділового (і побутового) мовлення становить телефонна розмова, яка може бути офіційною і неофіційною. Тепер рідше пишуть листи — частіше шлють телеграми, а ще частіше — дзвонять по телефону: ведуть переговори, дають консультації, до-мовляються про ділові зустрічі, а характер приватних телефонних розмов і визначити важко. Телефонну розмову не можна «переглянути» і стилістично виправити, відшліфувати, у ній «не працю-ють» міміка, жести, але вона надзвичайно економна в одержанні й передачі інформації, для чого ефективно використовується лек-сичне й інтонаційне багатство мови. Основні вимоги до мовця, що говорить по телефону, такі: 1) чіткість, чистота артикуляції, пра-вильність дикції; 2) середній за силою голос мовлення; 3) лаконізм висловлювання (лексичний і синтаксичний), чіткість, виразність побудови фрази; 4) темп мовлення — середній; 5) тон мовлення — спокійний, ввічливий.
Телефонна розмова передбачає: встановлення зв'язку, виклад справи, закінчення розмови. Службова телефонна розмова після встановлення зв'язку (Алло!—Я слухаю.) вимагає від ініціатора розмови привітатись, назвати себе (прізвище, ім'я і по батькові або лише прізвище чи лише ім'я і по батькові), повідомити, від чийого імені говорить, а від абонента — відповісти на привітання, назватись. Викладати справу треба чітко, лаконічно, без широких описів, зайвих подробиць. Тому слід уважно продумати головні і другорядні питання розмови, фрази будувати короткі, не усклад-нювати їх зворотами, чітко вимовляти прізвища, дати, час, адреси т. ін.
Паузи повинні бути логічно виправданими, що дасть змогу співбесідникові підтвердити розуміння суті розмови, висловити своє ставлення до неї, осмислити почуту частину розмови. Закінчує розмову звичайно той, хто подзвонив, але якщо співбесідник знач-но старший за віком (чи службовим становищем), то чемність ви-магає дати можливість закінчити розмову йому. Якщо викликаний співрозмовник жінка, то треба дати їй змогу закінчити розмову. Повагу до співрозмовника можна виразити тоном розмови — не треба тільки штучності, зайвих слів, на зразок «вас турбує...»
Приватні ж розмови мають особливі загальномовні та етичні норми, застосування яких залежить і від знання етикетних правил, ї від мовленнєвої вправності. Слід вдало вибрати час для дзвінка, зокрема ввечері; подзвонивши, представитись, особливо тоді, коли трубку взяла не та людина, до якої ви дзвоните; не зловживати часом співбесідника (адже ми не знаємо, чим він у цей момент був зайнятий), не бути багатослівним; не звертатись по телефону з осо-бистим делікатним проханням, не дякувати по телефону за послугу (принаймні при зустрічі повторити подяку), не лементувати й не шепотіти, «вихлюпуючи» відповідні емоції, тощо. Телефон — зруч-ний засіб зв'язку, який, проте, не замінить живого особистісного спілкування або інформації в писемній формі.
Проаналізовані ситуації практичного мовлення становлять ін-терес для кожної людини. Щодо інших складних випадків у науко-вому, публіцистичному, художньому стилях, то вони знайдуть при-нагідне висвітлення в наступних розділах посібника.
