ДОКУМЕНТИ ПО ОСОБОВОМУ СКЛАДУ
ДОКУМЕНТИ ПО ОСОБОВОМУ СКЛАДУ створюються з приводу прийняття працівників на роботу, звільнення їх, переве-дення на іншу роботу, надання відпусток, а також заохочення, накладання дисциплінарних стягнень і т. д. До таких документів належать:
особові картки;
заяви;
накази по особовому складу;
характеристики;
автобіографії;
анкети;
доручення;
розписки;
особові справи;
трудові книжки.
Приймаючи особу на роботу, для виконання якої потрібні спеціальні знання (наприклад, на посаду лікаря, вчителя, водія), адміністрація зобов'язана вимагати пред'явлення диплома чи іншого Документа про відповідну освіту, професійну підготовку. Особи, яким не виповнилося 18 років, повинні обов'язково подавати медичні висновки про можливість виконання ними обраної роботи. Документацію по особовому складу ведуть з моменту зачислення працівника на роботу на підприємство (в організацію, установу)* і виділяють у самостійну групу, що зумовлено надзвичайною важ-ливістю її та особливостями документування.
Розроблена й застосовується підсистема уніфікованих форм до-кументів щодо забезпечення кадрами органів державного управління, яка є складовою Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої Документації, її розробка спричинена створенням уніфікованих документаційних комплексів, придатних для використання в авто-матизованих системах керування (АСК) і в умовах застосування традиційних методів оброблення документів. Зазначену підсистему документів рекомендовано для використання на всіх рівнях уп-равління.
До складу підсистеми входять уніфіковані форми документів, які забезпечують реалізацію завдань, пов'язаних з прийняттям, пе-реведенням, звільненням працівників, наданням відпусток (анкета, додаток до анкети, наказ, розпорядження, заява, подання, графік відпусток, пояснювальна записка, доповідна записка), а також інструкція щодо застосування уніфікованих форм документів.
На підприємствах, де обсяг документообігу не перевищує 10 тис. документів на рік, такого структурного підрозділу, як відділ кадрів, може не бути, тому всі операції, пов'язані з його роботою, виконує секретар-референт (технічний секретар, офіс-менеджер), який по-винен володіти знаннями стосовно роботи з документами по осо-бовому складу й надавати допомогу відповідним службам у підготуванні, складанні, оформленні цих документів.
Приймаючи на роботу особу, відповідальний працівник відділу кадрів (або секретар-референт, технічний секретар, офіс-менеджер) повинен звірити всі відомості, внесені в анкету й автобіографію, з оригіналами документів (паспортом, дипломом, трудовою книжкою).
ОСОБОВІ КАРТКИ
На підставі виданого наказу (розпорядження) про зачислення особи на роботу працівник відділу кадрів (секретар-референт, тех-нічний секретар) заповнює документ первинного обліку — ОСО-БОВУ КАРТКУ (типова форма № П-2)** Затверджено наказом Міністерства статистики України 27.10.95 № 277 Від-повідно до постанови Кабінету Міністрів України 22.01.96 № 118 «Про створення реестра підприємств та організацій України» реквізит 4 формуляра-зразка замінено ідентифікаційним кодом ЄДРПОУ (Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України) 3 01.07.97 в Україні замість реквізиту 5 формуляра-зразка введено УКУД (Український класифікатор управлінської документації).
, робить відповідні записи у трудовій книжці, формує особову справу; бухгалтерія відкриває особовий рахунок.
Особова картка працівника (дод. 42) є основним документом з обліку особового складу на підприємстві. Всі записи, зроблені в картці, мають бути документально підтверджені. На підставі паспорта працівника вказують: прізвище, ім'я, по батькові; рік, місяць, число народження; місце народження; серію, номер паспорта, ким і коли його видано; домашню адресу; родинний стан. Дані про загальний та безперервний стаж роботи, переміщення працівника, про останнє місце роботи, дату й причину звільнення з останнього місця роботи зазначають на підставі записів у трудовій книжці. На підставі диплома роблять відповідні записи у графах № 4 (а— г), 5, 6. Обов'яз-ково проставляють дату заповнення картки й дають підписатися особі, на яку оформлено картку. В разі звільнення працівника в картці проставляють дату і номер наказу, зазначають причину звільнення. Вносячи ці відомості, треба бути особливо уважним, оскільки вони можуть слугувати підставою для підтвердження тру-дового стажу.
Заповнюють особові картки від руки або машинописним спо-собом. Графи, в яких дані можуть змінюватися, заповнюють олівцем.
У наукових організаціях (на підприємствах, в установах) на спеціалістів з вищою освітою, які виконують науково-дослідні, про-ектно-конструкторські й технологічні роботи, крім типової форми № П-2, заповнюють типову форму № П-4 (дод. 43)** Типові форми № П-1, П-3— П-8 затверджено наказом Міністерства статистики України 09.10.95 № 253..
На великих підприємствах для полегшення роботи з картотекою на кожного працівника можна додатково заводити АЛФАВІТНУ КАРТКУ (типова форма № П-3) (дод. 44).
ЗАЯВИ
ЗАЯВА — це письмове офіційне повідомлення, твердження або прохання.
Заяви бувають прості та вмотивовані.
Влаштовуючись на роботу, особа подає письмову заяву, в якій викладає прохання прийняти її на певну посаду до певного струк-турного підрозділу підприємства.
Заяву про прийняття на роботу оформляють на чистому аркуші паперу формату А4 від руки (дод. 45) або на трафаретному бланку (дод. 46).
О У заяві мають бути такі реквізити:
адресат;
відомості про заявника (прізвище, ім'я, по батькові, вказані повністю у родовому відмінку, домашня адреса, номер телефону);
назва виду документа (Заява);
текст;
перелік додатків (копій документів);
дата (проставляють дату складання документа, переважно сло-весно-цифровим способом);
підпис заявника.
Адресат, відомості про заявника зазначаються на початку робочої площі в правому верхньому куті аркуша; кожна частина заяви пи-шеться з окремого рядка. Домашня адреса заявника та номер його телефону наводяться в дужках.
У заяві не прийнято вживати прийменник «від» (від кого заява), а також архаїзми та канцеляризми («вельми переконливо», «завчасно Вам вдячний», «прошу не відмовити» і т. п.).
Заяви про прийняття на роботу, як правило, адресують керів-никові підприємства. Тому, аби заявникові не доводилося запитувати про прізвище та ініціали керівника у секретаря чи відповідальної особи, їм доцільно мати зразок заяви із цими відомостями. Крім того, працівник відділу кадрів має попередити заявника про те, щоб він обов'язково залишив у заяві лівий берег для підшивання її у справу.
Заява про прийняття на роботу після розгляду її разом з іншими необхідними документами слугує підставою для видання наказу (роз-порядження) про зачислення особи на роботу. В разі відмови за-явникові його повідомляють про це усно чи письмово (за вказаною в заяві адресою).
Зразок заяви, яку складають, вступаючи до навчального закладу, наведено в дод. 47.
Заяву про переведення на іншу посаду оформляють на трафаретному бланку або на чистому аркуші паперу (дод. 48). У відомостях про себе заявник зазначає обійману ним посаду, своє прізвище та ініціали, а домашню адресу й телефон не вказує.
Заяву про надання чергової відпустки можна оформляти на чистому аркуші паперу (дод. 49) або на трафаретному бланку. В тексті такої заяви обов'язково зазначають дату початку відпустки.
Питання про надання чергової відпустки вирішує керівництво з урахуванням графіка відпусток.
Кожний працівник має право на короткочасну відпустку без збереження заробітної плати (за власний рахунок).
Заява про надання відпустки без збереження заробітної плати має бути вмотивованою (дод. 50). Рішення щодо такої заяви приймає керівник і пише резолюцію. Наказ про надання відпустки оформ-ляють, виходячи з тексту заяви та резолюції. При цьому підставою для формулювання наказу є резолюція (якщо, наприклад, у резолюції вказано меншу кількість днів відпустки, то й у наказі має зазначатися ця сама кількість).
Заява про звільнення з обійманої посади за складом реквізитів та оформленням подібна до заяви про переведення на іншу посаду, її також пишуть на трафаретному бланку або на чистому аркуші паперу (дод. 51).
у заявах про надання навчальної відпустки (дод. 52) має бути посилання на довідку-виклик з місця навчання, без якої питання про надання відпустки вирішити неможливо. Цей документ подають на розгляд разом із заявою.
НАКАЗИ ПО ОСОБОВОМУ СКЛАДУ
НАКАЗИ ПО ОСОБОВОМУ СКЛАДУ регламентують прийняття громадян на роботу, переміщення працівників на інші посади, звільнення, надання різних відпусток, заохочення, накладання стяг-нень і т. ін. .
На великих підприємствах використовують уніфіковані форми наказів по особовому складу. На підприємствах з невеликим обсягом документообігу зазначені накази оформляють на загальних, спе-ціальних (дод. 53) бланках або на чистих аркушах паперу (дод. 54, 55). Перевагу віддають варіантові поздовжнього розта-шування реквізитів.
Заголовки до тексту наказу можуть бути такі:
Про прийняття на роботу
Про переведення на іншу роботу
Про звільнення
Про надання відпустки
Про заохочення
Про порушення
Про накладання дисциплінарного стягнення
У текстах наказів по особовому складу констатувальної (вступної) частини може не бути. Розпорядчу частину поділяють на пункти. Кожен пункт починають дієсловом: призначити , перевести , на-дати, ОГОЛОСИТИ ПОДЯКУ, ЗВІЛЬНИТИ, ОГОЛОСИТИ ДОГАНУ, оголосити сувору догану й т. ін. Ці слова друкують великими літерами від нульового положення табулятора. Після них ставлять і двокрапку.
В наступному рядку з абзацу оформляють текст розпорядчої частини. Прізвище друкують великими літерами, ім'я та по бать-кові — звичайним шрифтом. Далі зазначають посаду, структурний підрозділ та зміст дії стосовно особи, про яку йдеться. В наказі про призначення на посаду вказують назву цієї посади, посадовий оклад і дату зачислення на посаду. В наказі про надання відпустки зазначають вид відпустки, кількість наданих робочих днів і дати початку й закінчення відпустки. В наказі про звільнення вказують статтю КЗпП України, на підставі якої звільнено працівника.
У наказах по особовому складу в кінці кожного пункту має зазначатися підстава для його складання.
О РЕКВІЗИТИ НАКАЗУ ПО ОСОБОВОМУ СКЛАДУ:
10 — назва виду документа (наказ);
11 — індекс [до номера через дефіс додають літери вк (відділ кадрів), наприклад: № 123-вк];
14 — місце складання чи видання;
19 — заголовок до тексту;
20 — позначка про контроль (роблять у разі потреби);
21 — текст;
о — підстава (оформляють так само, як реквізит 22);
23 — підпис;
24 — гриф погодження (оформляють у разі потреби);
25 — візи (оформляють у разі потреби);
28 — позначка про виконавця (оформляють у разі потреби).
На підприємствах з великим обсягом документообігу застосо-вують уніфіковану форму НАКАЗУ (РОЗПОРЯДЖЕННЯ) ПРО ПРИЙНЯТТЯ НА РОБОТУ (форма № П-1) (дод. 56). Цю форму заповнюють у відділі кадрів.
Завізований начальником відділу кадрів або особою, яка відповідає за прийняття на роботу, проект наказу (розпорядження) в разі потреби може слугувати, наприклад, направленням на пере-говори й перепусткою в структурний підрозділ для ознайомлення з умовами роботи.
Керівник структурного підрозділу робить висновки про мож-ливість зачислення: на звороті проекту наказу (розпорядження) він зазначає, на яку посаду може бути прийнята особа, за яким розрядом чи з яким окладом, тривалість випробного терміну.
Згода працівника з умовами праці, результати переговорів, у разі потреби — медичний висновок, позначки про проходження інструктажу з техніки безпеки, протипожежної безпеки та піші фіксуються на звороті форми.
Проект наказу про зачислення на роботу працівника, якому встановлюється оклад, візують відповідні служби підприємства, тим самим підтверджуючи вакантну посаду й оклад згідно зі штатним розкладом.
Підписаний керівником підприємства наказ (розпорядження) до-водиться до відома працівника під розписку.
На підприємствах з великим обсягом документообігу, оформ-ляючи переведення працівника з одного структурного підрозділу в інший, відповідальний працівник відділу кадрів заповнює (у двох примірниках) уніфіковану форму НАКАЗУ (РОЗПОРЯДЖЕННЯ) ПРО ПЕРЕВЕДЕННЯ НА ІНШУ РОБОТУ (типова форма № П-5) (дод. 57). Один примірник форми залишається у відділі кадрів, а інший передається до бухгалтерії. Наказ (розпорядження) візують керівники структурних підрозділів попереднього й нового місць ро-боти й підписує керівник підприємства.
На підставі наказу (розпорядження) про переведення на іншу роботу відповідальний працівник відділу кадрів робить позначки в особовій картці (форма № П-2), трудовій книжці та в інших до-кументах. На звороті форми № П-5 роблять позначки про нездані матеріально-майнові та інші цінності, що числяться за працівником на попередньому місці роботи.
Оформляючи щорічну та інші види відпусток (не для груп), що надаються працівникам згідно з чинними законодавчими актами й положеннями, колективними договорами, контрактами та графіками відпусток, на великих підприємствах застосовують уніфіковану фор-му НАКАЗУ (РОЗПОРЯДЖЕННЯ) ПРО НАДАННЯ ВІДПУСТКИ (типова форма № П-6) (дод. 58). Цю форму заповнюють у двох примірниках, один з яких залишається у відділі кадрів, а інший — передається до бухгалтерії. Заповнену належним чином форму під-писують керівник структурного підрозділу та керівник підприємства.
На підставі наказу (розпорядження) про надання відпустки відповідальний працівник відділу кадрів робить позначки в особовій картці працівника (форма № П-2), а в бухгалтерії здійснюють роз-рахунки належних виплат. Коли надається відпустка без збереження заробітної плати, крім зазначення кількості днів відпустки, роблять позначку: «без оплати».
Відпустки для груп працівників доцільно оформляти за списком (типова форма № П-7) (дод. 59). Позначок про здачу інструменту, спецодягу та іншого реманенту на період відпустки працівників у Формі № П-7 не роблять.
Відповідальний працівник відділу кадрів на підставі списку про надання відпусток робить в особових картках працівників відповідні Позначки, а в бухгалтерії здійснюють розрахунки належних виплат.
У разі звільнення працівників на підприємствах з великим об-сягом документообігу застосовують уніфіковану форму НАКАЗУ (РОЗПОРЯДЖЕННЯ) ПРО ПРИПИНЕННЯ ТРУДОВОГО ДОГО-ВОРУ (КОНТРАКТУ). Бланк такої форми (типова форма № П-8) (дод. 60) заповнює відповідальний працівник відділу кадрів у двох примірниках на всіх працівників, за винятком тих, що звільняються вищим органом управління. Один примірник наказу (розпоряджен-ня) залишається у відділі кадрів, а інший — передається до бух-галтерії. Підписують наказ (розпорядження) керівник структурного підрозділу та керівник підприємства. Заповнюючи форму № П-8, у пункті «Довідка про нездані майново-матеріальні та інші цінності» роблять відповідні позначки.
На підставі наказу (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту) бухгалтерія здійснює розрахунок з праців-ником.
У разі звільнення працівника з власної ініціативи (за власним бажанням) він оформляє заяву на лицьовому боці типової форми № П-8.
ХАРАКТЕРИСТИКИ
ХАРАКТЕРИСТИКА — це документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей особи — працівника (учня, студента).
Характеристика, оформлена належним чином, вважається офіційним документом, її видає адміністрація підприємства (ор-ганізації, установи, навчального закладу) своєму працівникові (уч-неві, студентові, практикантові). Характеристики подаються при вступі до навчального закладу (на вимогу), оформленні відрядження на роботу за кордон, при атестаціях, представленні до нагороди та в інших випадках.
Характеристики оформляють на загальних бланках або чистих аркушах паперу формату А4 (дод. 61, 62).
О ЕЛЕМЕНТИ ХАРАКТЕРИСТИКИ:
назва виду документа (характеристика);
текст [Текст характеристики можна поділити на чотири ча-стини. В першій частині наводять анкетні дані особи, на яку складають характеристику, їх друкують на відстані 2— З інтервалів нижче від слова «характеристика», через 1,0— 1,5 інтервала, відступивши від 4-го положення табулятора на З— 4 пробіли. Спочатку великими літерами зазначають прізвище, ім'я, по батькові особи в родовому відмінку, далі — звичайним шриф-том — посаду, вчений ступінь і звання (якщо є), рік народження, освіту. Анкетну частину допускається розташовувати по центру, ниж-че від слова «характеристика». В другій частині наводять відомості про трудову діяльність особи: спеціальність, по-сада, з якого часу працює на даному підприємстві, відомості про переміщення по службі, рівень професійної майстерності й т. п. Для учнів (студентів) зазначають: з якого періоду навчаються, за якою спеціальністю, відомості про переведення на інший факультет, ставлення до навчання тощо. В третій частині дають оцінку ділових і моральних якостей особи — її ставлення до роботи, підвищення професійного рівня, участь у громадському житті колективу, стосунки з іншими працівниками. Також наводять відомості про урядові нагороди, заохочення (стягнення) тощо. В четвертій (заключній) частині роблять висновки, а також зазначають, куди подаватиметься характеристика. Якщо характеристика складається на працівника, що звільнився, або на випускника навчального закладу, то текст викладається в минулому часі, а якщо на момент складання характеристики працівник іще працює або студент навчається, — то в теперішньому часі.];
підпис [Як правило, характеристику підписують керівник під-приємства (організації, установи), керівник структурного підрозділу та голова громадської організації (перші два підписи вважаються обов'язковими).];
відбиток гербової печатки чи круглої, що прирівнюється до гербової.
Нижче підпису, на відстані 2— 3 інтервалів, від нульового по-ложення табулятора проставляють дату підписання характеристики.
Завірену характеристику видають працівникові (учневі, студен-тові) на руки або надсилають до установи (організації, підприємства), Що її запитувала.
АВТОБІОГРАФІЇ
АВТОБІОГРАФІЯ(від грець, autos — сам, bios — життя, grapho — пишу) — це опис свого життя.
Автобіографію складають у довільній формі, однак окремі скла-дові та реквізити в ній мають бути обов'язково. Оформляють ав-тобіографію від руки на чистому аркуші паперу, на лінованому (Дод. 63) або трафаретному бланку, коли влаштовуються на роботу чи вступають на навчання. Всі відомості про себе викладають у Розповідній формі від першої особи у хронологічній послідовності (із зазначенням місяця й року) і таким чином, щоб можна було скласти уявлення про життєвий шлях, кваліфікацію та громадську Діяльність автора.
Існують такі види автобіографій: * автобіографія-розповідь, яку складають в описовій формі; * автобіографія-документ, в якій точно викладають факти.
В автобіографії-документі наводяться такі відомості:
назва виду документа (Автобіографія);
прізвище, ім'я, по батькові автора (теперішні та колишні, якщо були зміни);
число, місяць, рік народження;
місце народження;
соціальне походження;
відомості про батьків [прізвище, ім'я, по батькові теперішні та колишні (якщо були зміни), дати народження (смерті, якщо померли), де й ким працюють; якщо не працюють, то зазначають останнє місце роботи, вказують, що тепер не працюють або на пенсії];
освіта й спеціальність за дипломом;
трудова діяльність;
останнє місце роботи (місце навчання), посада;
нагороди й заохочення;
участь у громадському житті;
сімейний стан і склад сім'ї;
паспортні дані, домашня адреса й номер телефону.
Нижче від текстової частини проставляють дату складання ав-тобіографії (ліворуч) та підписуються (праворуч).
Автобіографія зберігається в особовій справі.
Якщо автобіографію пишуть на трафаретному бланку, то ви-світлюють деякі додаткові питання: судимість, участь у воєнних діях тощо.
АНКЕТИ
АНКЕТА — це аркуш із низкою запитань, який пропонують заповнити особі, щоб дістати потрібні відомості про неї.
Анкети доводиться заповнювати, коли влаштовуються на роботу, оформляють документи на виїзд для роботи за кордоном, внутрішній та закордонний (дод. 64) паспорти і т. д.
До анкетних форм належить ОСОБОВИЙ ЛИСТОК З ОБЛІКУ КАДРІВ (дод. 65), який заповнюють, влаштовуючись на роботу.
Відповідати на запитання анкети треба розбірливо, чітко (одним словом «так» або «ні» відповідають тільки тоді, коли цього вимагає анкета); не дозволяється робити прочерки замість слів «ні», «не був», «не обирався» і т. д. в разі негативної відповіді.
Відомості про зміни, що сталися після заповнення особового листка фіксують у ДОПОВНЕННЯХ ДО ОСОБОВОГО ЛИСТКА З ОБЛІКУ КАДРІВ (дод. 66).
Державні службовці, наймаючись на роботу, заповнюють ОСО-БОВУ КАРТКУ (форма П-2ДС) (дод. 67), яка містить ДОДАТОК 1 ДО ОСОБОВОЇ КАРТКИ П-2ДС (дод. 68). Типову форму № П-2 на державних службовців не заповнюють.
ВИГОТОВЛЕННЯ КОПІЙ З ОСОБИСТИХ ДОКУМЕНТІВ, ОФОРМЛЕНИХ НА ТРАФАРЕТНИХ БЛАНКАХ
Копії з особистих документів (диплома, свідоцтва про народ-ження тощо) виготовляють машинописним способом на спеціальних трафаретних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4.
Якщо копію виготовляють на чистому аркуші паперу, то повністю відтворюють реквізити оригіналу (дод. 69, 70).
Якщо трафаретний бланк, на якому виготовлено сам документ, двомовний (дод. 71), то копію (дод. 72) виготовляють тією мовою, якою зроблено запис у трафаретному бланку оригіналу документа.
При відтворенні реквізиту 23 (підпис) посадова особа (особи) не підписується, а зазначають слово «підпис» («підписи»). Малюнки та відбитки печаток також не відтворюють.
Обов'язковим є реквізит 27 (позначка про завірення копії); в разі потреби у реквізиті 27 проставляють відбиток печатки підприємства, де завірено копію.
В нотаріальних конторах є трафаретні бланки для знімання копій з особистих документів.
Особа, яка завірила копію, несе повну відповідальність за відповідність копії оригіналові.
ДОРУЧЕННЯ
ДОРУЧЕННЯ — це документ, що видається підприємством або приватною особою іншій особі для подання третій особі (під-приємству), в якому визначається повноваження другої особи під час здійснення зазначених у документі юридичних дій, наприклад одержання грошей або матеріальних цінностей, підписання дого-ворів тощо.
Доручення бувають: * офіційні; * особисті.
Офіційні доручення видаються представникові підприємства для виконання дій від імені підприємства, їх оформляють на спеціальних або загальних (дод. 73) бланках формату А4 або А5 (залежно від обсягу тексту).
О РЕКВІЗИТИ ДОРУЧЕННЯ, ВИГОТОВЛЕНОГО НА ЗАГАЛЬ-НОМУ БЛАНКУ:
10 — назва виду документа (доручення);
11 — дата (зазначають словесно-цифровим способом);
12 — індекс (проставляють у день підписання);
14 — місце складання чи видання;
21 — текст [Зазначають, яка організація, кому (прізвище, ім'я, по батькові, паспортні дані), де і що доручає. Також у тексті за-лишають місце для підпису особи, якій видано доручення. Закін-чують текст зазначенням терміну дії доручення.];
23 — підпис (підписують керівник підприємства та головний бухгалтер);
26 — відбиток печатки (гербової або круглої, що прирівнюється до гербової).
Офіційне доручення видають під розписку особі, на яку його оформлено.
Доручення на одержання особою матеріальних цінностей від іншого підприємства оформляють машинописним способом або від руки на трафаретному бланку [форми № М-2, М-26 (дод. 74)].
Бланки таких доручень виготовляються на спеціальному папері, мають серію, номер і належать до бланків суворої звітності.
Бланк доручення за формою М-2 оформляють у тому разі, якщо перелік товарно-матеріальних цінностей невеликий. Усі вільні графи доручення закреслюють, щоб не можна було нічого дописати.
Особисті доручення видаються фізичною особою. Оформляють їх від руки (дод. 75) або машинописним способом на чистому аркуші паперу. Особисті доручення засвідчує нотаріус або вповно-важена особа підприємства, де працює чи навчається довіритель, адміністрація стаціонарного лікувального закладу, установи, де він перебуває на лікуванні, або вповноважені особи військової частини, в якій довіритель служить.
При виконанні дій, зазначених у дорученні, пред'явлення до-кумента, що засвідчує особу, на яку оформлено дане доручення, обов'язкове.
Виправлення та стирання в дорученнях категорично заборо-няються.
РОЗПИСКИ
РОЗПИСКА — це документ, в якому підтверджуються дії, що вже відбулися (як правило, одержання грошей або матеріальних цінностей від підприємства чи приватної особи).
Складають розписку в довільній формі на чистому аркуші паперу здебільшого від руки (дод. 76) або машинописним способом. У розписці мають бути такі відомості: назва виду документа (Розписка); посада автора (в разі потреби);
прізвище, ім'я та по батькові особи, яка дає розписку; сума взятих грошей або назви товарно-матеріальних цінностей; дата оформлення документа; підпис автора.
Одержану суму грошей у розписці зазначають цифрами, а в дужках — розшифровують словами.
У розписці, як і в дорученні, категорично забороняється робити будь-які виправлення чи стирання. Всі вільні місця між текстом та підписом перекреслюють. Складають розписку в одному примірнику і зберігають нарівні з грошовими та цінними докумен-тами.
Іноді в розписці зазначають свідків, тобто осіб, у присутності яких її було написано. В такому разі ці особи засвідчують документ своїми підписами.
ОСОБОВІ СПРАВИ
ОСОБОВА СПРАВА — це сукупність документів, що містять Найповніші відомості про працівника (студента).
На кожного працівника підприємства (установи, організації) у відділі кадрів (чи у відповідній службі) формують особову справу. До неї заносять документи, що їх складає чи заповнює працівник ПРИ вступі на роботу (заяву, особовий листок з обліку кадрів чи анкету, автобіографію), копії документів про освіту, витяг з наказу про зачислення на роботу та інші документи по особовому складу, що стосуються даного працівника.
Всі ці документи підшивають в окрему теку, на обкладинці якої зазначаються в такій послідовності: назва підприємства (організації, установи); «ВІДДІЛ КАДРІВ»; «ОСОБОВА СПРАВА № _»; ім'я, по батькові, прізвище працівника, на якого оформлено особову справу; правила користування особовою справою (дод. 77).
До особової справи мають входити такі документи (в порядку зазначення):
1) опис документів, що зберігаються в особовій справі (дод. 78);
2) заява про прийняття на роботу;
3) направлення чи рекомендація:
4) анкета або особовий листок з обліку кадрів;
5) автобіографія;
6) копії документів про освіту (кваліфікацію);
7) характеристики (якщо подавалися під час прийняття на роботу);
8) витяги з наказів (про прийняття на роботу, переміщення, звільнення) (дод. 79, 80);
9) доповнення до особового листка з обліку кадрів;
10) листок заохочень та стягнень (дод. 81);
11) довідки та інші документи, що стосуються даної особи.
Довідки про стан здоров'я, з місця проживання та інші доку-менти, що мають другорядний характер, групують окремо. Не за-носять до особових справ також витяги з наказів про накладення дисциплінарних стягнень, про заохочення, про зміну прізвища (ці записи роблять у доповненні до особового листка з обліку кадрів та в доповненні до особової справи з обліку заохочень та стягнень).
Особові справи зберігають окремо від інших документів, у спеціальних сейфах. Доступ до особових справ мають пра-цівники, які визначені наказом керівника.
При формуванні особових справ підприємству дозволяється ви-готовляти копії потрібних документів, наприклад копії диплома, свідоцтва про народження, свідоцтва про укладення шлюбу, свідоцтва про розірвання шлюбу. Знімати копію дозволяється лише з оригіналу документа. Дозволяється підшивати в особову справу ксерокопії документів. Вони мають бути звірені з оригіналом (для виявлення фальшивих) та відповідним чином засвідчені відпо-відальною посадовою особою.
Знімання й засвідчення копій з паспорта, профспілкового квит-ка, перепустки, депутатського мандата, військового квитка за-бороняється.
ТРУДОВІ КНИЖКИ
ТРУДОВА КНИЖКА — це документ установленого зразка, в якому записані відомості про стаж роботи, нагороди, заохочення кожного працівника.
Отже, це основний документ, який підтверджує трудову діяльність особи. Тому трудовим книжкам, зокрема точному запов-ненню їх, приділяють особливу увагу. Порядок заповнення трудових книжок та вкладок до них, обліку їх та видачі в разі звільнення чи втрати тощо регламентує «Інструкція про порядок ведення тру-дових книжок на підприємствах, в установах та організаціях»** Затверджена спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України 29 липня 1993 року № 58 відповідно до постанови Кабінету Міністрів України 27 квітня 1993 року «Про трудові книжки України», зареєстрована в Міністерстві юстиції України Н. серпня 1993 року за № ПО. Зміни й доповнення внесено спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України І Міністерства соціального «хисту населення України 26 березня 1996 року № 29, зареєстрованого в Міністерстві Юстиції 24 квітня 1996 року за № 202/1227..
Розглянемо порядок ведення трудових книжок.
Загальні положення*
Трудові книжки ведуться на всіх працівників підприємств, установ і організацій (надалі підприємств) усіх форм власності, які пропрацювали на них понад 5 днів, включаючи осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерсь-ких) господарств, на сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.
На осіб, які працюють за трудовим договором у підприємців, котрі не мають прав юридичної особи, а також в окремих громадян по їх обслуговуванню (як хатні робітники, доглядальники, водії, охоронці і т. ін.), трудові книжки не ведуться, їхня робота під-тверджується довідкою організації, з участю якої було укладено трудовий договір між особою та наймачем, а також довідкою про сплату внесків у фонд державного соціального страхування.
На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ве-дуться тільки за місцем їхньої основної роботи.*
Трудові книжки раніше встановленого зразка обмінові не підлягають.*
Влаштовуючись на роботу, особа зобов'язана подавати трудову книжку, оформлену в установленому порядку.*
Особи, які вперше стають до роботи й не мають трудової книжки, повинні пред'явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку. Військовослужбовці, звільнені зі Збройних Сил України, Національної гвардії України, Служби безпеки України, Прикордонних військ України, Цивільної оборони України, Управління охорони вищих посадових осіб України та інших військових формувань, створених відповідно до чинного за-конодавства України (далі Збройні Сили України та інші війська), та військовослужбовці, звільнені зі Збройних Сил колишнього Союзу РСР і Збройних Сил держав — учасниць СНД, пред'являють вій-ськовий квиток. Звільнені з місць відбування покарання за кри-мінальний злочин зобов'язані пред'явити довідку про звільнення.
Заповнення трудових книжок
Загальні вказівки*
Трудові книжки і вкладки до них заповнюються у відповідних" розділах українською та російською мовами.*
Якщо особа розпочинає свій трудовий шлях і ще не має трудової книжки, то власник або вповноважений ним орган має оформити (виписати) її не пізніше, ніж у тижневий термін від дня прийняття працівника на роботу.
У трудову книжку вносять такі відомості (дод. 82):
про працівника — його прізвище, ім'я та по батькові, дата народження;
про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;
про нагородження державними нагородами та відзнаками Ук-раїни, про заохочення за успіхи в роботі та інші відповідно до чинного законодавства України;
про відкриття, на які видано дипломи, використані винаходи й раціоналізаторські пропозиції та грошові винагороди у зв'язку з цим.
Стягнення у трудовій книжці не зазначаються.*
Записи в разі звільнення працівника або переведення його на іншу роботу мають точно відповідати формулюванням чинного законодавства й містити посилання на відповідну статтю, пункт закону.*
Всі записи про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або вповноваженим ним органом після ви-дання наказу (розпорядження), але не пізніше, ніж у тижневий термін (у разі звільнення — в день звільнення), й мають точно відповідати текстові наказу (розпорядження).
Дати пишуться арабськими цифрами (число й місяць — дво-значними), наприклад: 05.01.1997.
Записи виконують акуратно, кульковою ручкою або чорнилом чорного, синього чи фіолетового кольорів і завіряються печаткою.*
3 кожним записом, що вноситься у трудову книжку на підставі наказу (розпорядження) про прийняття на роботу, переведення чи звільнення, власник або вповноважений ним орган зобов'язаний ознайомити працівника під розписку в особовій картці (типова відомча форма № П-2), в якій має бути такий самий запис, що й у трудовій книжці (вкладці).*
В разі потреби власник або вповноважений ним орган може видати працівникові на його прохання завірений витяг із трудової книжки.*
Якщо підприємство, на якому зроблено неправильний або неточний запис, ліквідовано, то виправлення вноситься правонас-тупником і засвідчується печаткою; якщо правонаступника немає — то вищою організацією, якій підпорядковувалося ліквідоване під-приємство, а в разі її відсутності — облархівом, держархівом м. Киє-ва, держархівом м. Севастополя та держархівом при Раді Міністрів Криму.*
Виправлені відомості про роботу, переведення на іншу роботу, нагородження, заохочення та інші мають точно відповідати оригіна-лові наказу (розпорядження).
У разі втрати наказу (розпорядження) або невідповідності його фактично виконуваній роботі виправлення відомостей про роботу здійснюється на підставі інших документів, що підтверджують ви-конання робіт, не зазначених у трудовій книжці.
Свідчення осіб не можуть бути підставою для виправлення вне-сених раніше записів.*
У розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагород-ження», «Відомості про заохочення» трудової книжки (вкладки) за-креслювати раніше внесені неточні або неправильні записи забо-роняється.
Якщо, наприклад, треба змінити запис відомостей про роботу, то після зазначення відповідного порядкового номеру запису й дати його внесення в графі 3 пишуть: «Запис за номером ... недійсний. Прийнято на посаду...» і в графі 4 повторюють дату й номер наказу (розпорядження) власника або вповноваженого ним органу, запис якого неправильно внесено в трудову книжку.
Так само виправляються недійсні записи про звільнення й пе-реведення на іншу постійну роботу в разі їхньої незаконності, вста-новленої органом з питань розгляду трудових суперечок, і поновлення на попередній роботі. Наприклад, пишуть: «Запис за номером.... недійсний: поновлений на попередній роботі». У разі зміни формулювання причин звільнення пишуть: «Запис за номером недійсний: звільнений...» (зазначають правильне формулювання).
У графі 4 в такому разі робиться посилання на наказ про поновлення на роботі або про зміну формулювання причини звіль-нення.
Якщо в трудовій книжці є запис про звільнення або переведення на іншу роботу, визнаний недійсним, то на прохання працівника видається дублікат трудової книжки, в який не вноситься цей запис.
Внесення відомостей про працівника*
Відомості про працівника записуються на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Прізвище, ім'я та по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження вказуються на підставі паспорта або свідоцтва про народження.*
Після проставлення дати заповнення трудової книжки її влас-ник своїм підписом засвідчує правильність внесених відомостей. Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, яка відповідає за видачу трудових книжок. Після цього ставиться відбиток гербової чи круглої, що прирівнюється до гербової, печатки підприємства (або печатки відділу кадрів), на якому вперше запов-нюється трудова книжка.*
Зміни в записи прізвища, імені, по батькові й дати народження вносить власник або вповноважений ним орган за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, j про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, імені, по < батькові тощо) з посиланням на їхні номери й дати.
Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюються, наприклад, колишнє прізвище або ім'я, по батькові, дата народження й записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки й засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально вповноваженої ним особи та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.
Внесення відомостей про роботу *
У графі 3 розділу «Відомості про роботу» як заголовок пишеться повна назва підприємства.
Під цим заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису, що вноситься, у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу.
У графі 3 пишуть: «Прийнятий (призначений) до ... (відділу, підрозділу ... » і зазначають його конкретну назву, а також роботу, професію або посаду і присвоєний розряд. Назви робіт, професій, посад зазначають відповідно до «Класифікатора професій».
Якщо працівник виходить на пенсію за віком на пільгових умовах, то запис у трудовій книжці робиться на підставі наказу, виданого за результатами атестації робочих місць, із посиланням на «Списки виробництв, професій, посад і показників, що дають право на пільгове пенсійне забезпечення». Показники, зазначені в цих спи-сках, обов'язково мають бути підтверджені в «Карті оцінки умов праці робочого місця за результатами атестації» й можуть запису-ватися в дужках.
Якщо робітникові (працівникові) присвоюється черговий розряд (категорія), то в трудовій книжці робиться запис про це.
Запис відомостей про роботу за сумісництвом, яка оформлена в установленому порядку, вноситься власником або вповноваженим ним органом окремим рядком на бажання працівника.
Переведення працівника на іншу постійну роботу в межах одного підприємства оформляється в такому самому порядку, як і прийняття на роботу.*
Якщо за час роботи працівника змінилася назва підприємства, то про це у графі 3 трудової книжки окремим рядком робиться запис: «Підприємство (назва) з (дата) перейменовано на (назва)», а в графі 4 зазначається підстава для перейменування — наказ (роз-порядження), його дата й номер.*
Для студентів, слухачів курсів, учнів, аспірантів та клінічних ординаторів, які мають трудові книжки, навчальний заклад (наукова установа) вносить записи про час навчання на денних відділеннях (у тому числі підготовчих) вищих навчальних закладів. Підставою для таких записів слугують накази навчального закладу (наукової установи) про зачислення на навчання та про відчислення студентів, слухачів курсів, учнів, аспірантів, клінічних ординаторів.
Робота студентів, учнів, аспірантів та клінічних ординаторів у студентських та-борах, під час проходження виробничої практики чи виконання науково-дослідної госпдоговірної тематики підтверджується довідками із зазначенням спеціальності, кваліфікації, посади та часу роботи, які слугують підставою для внесення навчальними закладами (науковими установами) відомостей про роботу в трудові книжки. Довідки зберігаються в справах як документи суворої звітності.
Якщо студенти, учні, аспіранти та клінічні ординатори раніше не працювали й тому не мають трудових книжок, то відомості про їхню роботу в студентських таборах, під час проходження виробничої практики, а також про виконання нау-ково-дослідної госпдоговірної тематики на підставі довідок вноситимуться під-приємством, де вони надалі працюватимуть.*
До трудових книжок за місцем роботи вносяться окремим Рядком (до занесення відомостей про роботу на даному підприємстві) з посиланнями на дати, номери та назви відповідних документів такі записи:
- про тривалість служби у складі Збройних Сил України та інших військах, де на тих, хто проходить службу, не поширюється законодавство про працю й державне соціальне страхування, із за-значенням дати призову (зачислення) й дати звільнення зі служби;
- про тривалість навчання у професійних навчально-виховних та інших закладах, у навчально-курсових комбінатах (центрах, пун-ктах тощо);
- про тривалість навчання у вищих навчальних закладах (сюди входить і тривалість роботи в студентських таборах, на виробничій практиці, виконання науково-дослідної госпдоговірної тематики) та про тривалість перебування в аспірантурі й клінічній ординатурі, крім випадків, зазначених на с. 100 дрібним шрифтом;
- про роботу як членів колгоспу (якщо чинним законодавством передбачено зарахування цієї роботи в загальний трудовий стаж працівників);
- про час догляду за інвалідом 1-ї групи або за дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який згідно з висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду (п. Е ст. 56 Закону України «Про пенсійне забезпечення»), в тому числі за пристарілим, який досяг 80-річного віку (згідно з медичним висновком);
- про період одержання допомоги у зв'язку з безробіттям — вноситься в трудову книжку центром державної служби зайнятості населення.*
У разі відновлення в установленому порядку безперервного стажу для визначення допомоги за державним соціальним страху-ванням у графу 3 розділу «Відомості про роботу» за останнім місцем роботи вноситься запис: «Безперервний трудовий стаж відновлено з (дата)», а в графі 4 робиться посилання на постанову президії відповідної ради профспілок або президії ЦК відповідної галузевої профспілки.
У трудових книжках працівників, зайнятих на сезонних роботах у тих галузях народного господарства, де чинним законодавством допускається підсумовування періодів сезонної роботи та збереження безперервного трудового стажу в разі повернення в установлений строк на сезонну роботу після міжсезонної перерви, у графі 3 розділу «Відомості про роботу» записують: “Безперервний стаж роботи зберігається”.
Трудові книжки громадян, які працюють за трудовими дого-ворами в іноземних представництвах, в іноземних кореспондентів, співробітників міжнародних організацій та інших прирівнених до них іноземців на території України, зберігаються: в м. Києві — в Генеральній дирекції Київської державної адміністрації по обслуговуванню іноземних представництв, у Республіці Крим та областях у департаментах зовнішніх зв'язків обласних державних адміністрацій, у м. Севастополі — в міській державній адміністрації. Ці організації роблять записи в трудових книжках про прийняття на роботу й про звільнення з роботи відповідно до трудових договорів і довідок від наймачів. У разі прийняття на роботу робиться, на-приклад, такий запис: «Прийнятий на роботу в систему Генеральної дирекції Київської державної адміністрації по обслуговуванню іноземних представництв», у разі звільнення: «Звільнений з роботи із системи Генеральної дирекції Київської державної адміністрації по обслуговуванню іноземних представництв» із посиланням на відповідні статті КЗпП України.
Запис, зроблений у трудовій книжці іноземними представ-ництвами, іноземними кореспондентами, співробітниками міжнародних організацій та іншими прирівняними до них іно-земцями на території України, вважається недійсним.*
До трудових книжок осіб, які перебували на виправних роботах без позбавлення волі, власник або вповноважений ним орган підприємства за місцем роботи вносить у графу 3 розділу «Відомості про роботу» запис про те, що тривалість роботи в цей період не зараховується до загального і безперервного стажу.
У разі, коли рішенням суду в установленому законом порядку строк відбування виправних робіт без позбавлення волі включено до загального трудового стажу, в трудових книжках робиться запис про те, що цей час не зараховується в безперервний трудовий стаж.
Зазначені записи вносяться у трудову книжку по закінченні фак-тичного строку відбування покарання, що встановлюється за до-відками органів МВС України.
При звільненні засудженого з роботи в порядку, передбаченому чинним законодавством, і влаштуванні його на нове місце роботи відповідні записи вносяться тим підприємством, на яке було прий-нято або направлено засудженого.
Підставою для внесення в трудову книжку передбачених цим пунктом записів є наказ (розпорядження) керівника підприємства, виданий згідно з вироком (ухвалою) суду.
У розділі трудової книжки «Відомості про роботу» робляться такі записи: у графі 1 зазначається порядковий номер запису; у графі 2 — дата внесення запису; у графі 3 пишеться: “Час роботи з (дата) по (дата) не зараховується в загальний стаж та безперервний трудовий стаж”.. У разі залічення судом часу відбування виправних робіт до загального трудового стажу в графі З пишеться: “Час роботи з (дата) по (дата) не зараховується в безперервний трудовий стаж”.
У графі 4 зазначається підстава для внесення запису в трудову книжку — наказ (розпорядження) керівника підприємства, дата його видання та номер.
Внесення відомостей про нагородження й заохочення*
У трудові книжки працівників у розділ «Відомості про наго-родження» вносяться відомості про нагородження державними на-городами України та відзнаками України, а в розділ «Відомості про заохочення» — відомості про заохочення за успіхи у праці.
У трудових книжках не роблять записи про премії, що передбачені системою заробітної плати або виплата яких має регулярний ха-рактер.*
Порядок внесення відомостей про нагороди й заохочення такий: у графі 3 відповідного розділу трудової книжки пишеться у вигляді заголовка назва підприємства, нижче у графі 1 зазначається порядковий номер запису (нумерація зростає протягом усього періоду діяльності працівника); у графі 2 ставиться дата нагород-ження або заохочення; у графі 3 записується, ким нагороджений або заохочений працівник, за які досягнення і якою нагородою або заохоченням; у графі 4 зазначається, на підставі чого внесено запис (із посиланням на дату, номер і назву документа).
Внесення відомостей у разі звільнення*
записи про причини звільнення у трудовій книжці мають точно відповідати формулюванням чинного "законодавства і містити посилання на статтю, пункт закону. Наприклад: «Звільнений у зв'язку з прогулом, п. 4 ст. 40 КЗпП України».
У разі розірвання трудового договору з ініціативи працівника з причин, за яких законодавством передбачено надання певних пільг і переваг, запис про звільнення вноситься із зазначенням цих при-чин. Наприклад: «Звільнений за власним бажанням у зв'язку з за-численням дo вищого навчальною закладу, ст. 38 КЗпП України».*
Запис про звільнення працівника робиться за такими прави-лами: у графі 1 ставиться порядковий номер запису; у графі 2 — дата звільнення; у графі З зазначається причина звільнення, на-приклад: «Звільнено за скороченням штатів, п. 1 ст. 49 КЗпП України»; у графі 4 — підстава — наказ (розпорядження), його дата і номер.
Днем звільнення вважається останній день роботи.*
У разі переведення працівника з одного підприємства на інше за погодженням між керівниками підприємств у графі 3 записується посилання на погодження: «Звільнено у зв'язку з переведенням на роботу на (назва підприємства), п. 5 ст. 36 КЗпП України».
У разі переходу на виборну посаду в графі 3 робиться запис: «Звільнений у зв'язку з обранням на виборну посаду в (назва ор-ганізації), п. 5 ст. 36 КЗпП України».*
У разі розірвання трудового договору з ініціативи власника або вповноваженого ним органу у зв'язку зі здійсненням заходів щодо вдосконалення організації управління промисловістю та ін-шими галузями народного господарства, крім зазначення підстав, передбачених чинним законодавством, робиться посилання на від-повідне рішення Уряду України. Наприклад, у графі 3 записують: «Звільнено за скороченням штатів (чисельності)працівників, п. 1 ст. 40 КЗпП України» і далі в дужках зазначають відповідну по-станову Кабінету Міністрів України.*
У разі призначення пенсії за віком, пенсії за вислугу років у розділі «Відомості про призначення пенсії» трудової книжки ор-ганами соціального забезпечення ставиться відбиток штампа «Пенсію призначено». У трудових книжках раніше встановленого зразка (1938 р.) відбиток зазначеного штампа ставиться на першій сторінці.
Вкладка до трудової книжки*
Якщо у трудовій книжці заповнено всі сторінки відповідних розділів, то вона доповнюється вкладкою. Вкладка вшивається у трудову книжку, заповнюється й ведеться власником або вповно-важеним ним органом за місцем роботи працівника в такому самому порядку, що й трудова книжка.
Вкладка без трудової книжки недійсна.*
Видаючи кожну нову (наступну) вкладку, на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки згори ставлять відбиток штам-па розміром 10 х 25 мм з надписом «Видано вкладку» й зазначають серію та номер вкладки. Видається вкладка нового зразка незалежно від того, яку трудову книжку має працівник (нового зразка чи раніше встановлених — 1938 і 1974 pp.)
Видача трудової книжки в разі звільнення*
У разі звільнення працівника всі записи про роботу й нагороди, внесені в трудову книжку за час роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально вповноваженої ним особи та печаткою підприємства чи відділу кадрів.
Якщо працівник працездатного віку протягом останніх двох років перед звільненням підвищував кваліфікацію, то треба це зазначити.
У разі звільнення осіб, які працювали в селянському (фермерсь-кому) господарстві за трудовим договором, або припинення членства в селянському (фермерському) господарстві після відповідних за-писів у трудових книжках, зроблених головою селянського (фермерського) господарства, трудовий стаж у цьому господарств потверджується підписом керівника, заступника, Іншої уповноваженої на це особи та засвідчується печаткою місцевою органу державної виконавчої влади
Трудова книжка заповнюється одночасно українською та російською мовами, й окремо завіряються обидва тексти.
Власник або вповноважений ним орган зобов'язаний видати працівникові його трудову книжку в день звільнення Із внесеним у неї записом про звільнення.
У разі затримки видачі трудової книжки з вини власника або вповноваженого ним органу працівникові сплачується середній за-робіток за весь час вимушеного прогулу. Днем звільнення в такому разі вважається день видачі трудової книжки Про новий день звільнення видається наказ і вноситься запис у трудову книжку працівника Раніше внесений запис про день звільнення визнається недійсним у встановленому порядку.*
Якщо працівник був відсутній на роботі у день звільнення, то власник або вповноважений ним орган у цей день надсилає йому поштове повідомлення про необхідність одержати трудову книжку
Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки з письмової згоди працівника
» У разі смерті працівника трудова книжка видається на руки його найближчим родичам під розписку або надсилається поштою на їхню вимогу У трудовій книжці померлого працівника в розділі «Відомості про роботу» зазначають дату запису І в графі 3 записують. «Роботу припинено у зв'язку з смертю» Далі заповнюють графу 4, де зазначають дату й номер наказу (розпорядження) Цей запис засвідчується в установленому порядку
Дублікат трудової книжки*
Особа, яка загубила трудову книжку (вкладку до неї), зо-бов'язана негайно заявити про це власникові або вповноваженому ним органові за місцем останньої роботи Не пізніше ніж за 15 днів після заяви, а в разі ускладнення — в Інший термін, власник або вповноважений ним орган видає працівникові нову трудову книжку або вкладку до неї (нових зразків) з написом «Дублікат» у правому верхньому куті першої сторінки*
Дублікат трудової книжки або вкладка до неї заповнюється за загальними правилами У розділах «Відомості про роботу»; «Відомості про нагородження» й «Відомості про заохочення» дублі-ката вносяться записи про роботу, а також про нагородження v заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень). *
Якщо працівник до влаштування на це підприємство вже працював, то, заповнюючи дублікат трудової книжки, в розділ «Відомості про роботу» в графу 3 спочатку вносять запис про за-гальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство, який підтверджується документами.
Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу й на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.
Після цього загальний стаж, підтверджений належно оформле-ними документами, записується за окремими періодами роботи в такому порядку: у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу; у графі 3 пишеться назва підприємства, де працював працівник, а також назви цеху (відділу) й посади (роботи), на яку було прийнято працівника. Відомості про роботу за сумісництвом та за суміщенням професій у дублікаті трудової книжки вносяться на бажання працівника.
Якщо в поданих працівником документах, є відомості про пе-реведення його на іншу постійну роботу на тому самому підприємстві, то про це робиться запис.
Після цього в графі 2 записується дата звільнення, а в графі 3 — причина звільнення, якщо в поданому працівником документі є такі дані.
Якщо подані працівником документи не містять повних даних про роботу в минулому, то в дублікат трудової книжки вносять тільки ті дані, що є в документах.
У графі 4 зазначаються назва, дата й номер документа, на підставі якого зроблено відповідні записи в дублікаті. Власники або впов-новажені ними органи попередніх місць роботи зобов'язані сприяти своєму колишньому працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи до влаштування на останнє підприємство.*
Якщо трудова книжка (вкладка до неї) стала непридатною (наприклад, обгоріла, розірвалася, забруднилася), то власник або вповноважений ним орган за останнім місцем роботи видає Працівникові дублікат трудової книжки (вкладки до неї). При цьому на першій сторінці трудової книжки, що стала непридатною, ро-биться надпис: «Видано дублікат», а книжка повертається працівни-кові. Влаштовуючись на нове місце роботи, працівник зобов'язаний пред'явити дублікат трудової книжки.
Розрахунки за трудові книжки та їх зберігання*
При виписуванні трудової книжки (вкладки до неї або дубліка-та) власник або вповноважений ним орган стягує з працівника суму її вартості.
У разі неправильного первісного заповнення трудової книжки або вкладки до неї, а також псування бланків їх через недбале зберігання вартість зіпсованих бланків сплачується підприємством.
Якщо трудову книжку працівника загублено підприємством унаслідок стихійного лиха або з Інших причин, то йому видається дублікат трудової книжки без стягування суми її вартості.*
Трудові книжки та дублікати їх, що не були одержані працівниками при звільненні, зберігаються протягом двох років v відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок Після цього терміну не затребувані трудові книжки (дублікати ц) зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а по закінченні зазначеного терміну підлягають знищенню в установленому порядку*
Власник або вповноважений ним орган зобов'язаний постійно мати потрібну кількість бланків трудових книжок і вкладок до них
Облік трудових книжок*
На підприємстві ведеться така документація щодо обліку бланків трудових книжок і заповнення трудових книжок
- книга обліку бланків трудових книжок і вкладок до них (дод. 83);
- книга обліку руху трудових книжок і вкладок до них (дод. 84).
У книзі обліку бланків трудових книжок і вкладок до них фіксуються всі операції, що пов'язані з одержанням і витрачанням бланків трудових книжок і вкладок до них із зазначенням серії та номера кожного бланка. Книга ведеться бухгалтерією підприємства
Книга обліку руху трудових книжок і вкладок до них ведеться відділом кадрів або іншим підрозділом підприємства, який здійснює прийняття і звільнення працівників. У цій книзі реєструються всі трудові книжки, що одержано від працівників при влаштуванні їх на роботу, а також трудові книжки і вкладки до них, виписані працівникам, які раніше не мали їх.
Про одержання трудової книжки у зв'язку зі звільненням працівник розписується в особовій картці й у книзі обліку.
Обидві зазначені книги мають бути пронумеровані, прошнуровані та стверджені підписом керівника підприємства й відбитком гербов (круглої, що прирівнюється до гербової) печатки. *
Бланки трудових книжок і вкладок до них зберігаються бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності й видаються на заявку під звіт особі, котра відповідає за ведення трудових книжок.
Особа, яка відповідає за ведення трудових книжок, щомісяця подає до бухгалтерії звіт про наявність бланків трудових книжок і вкладок до них і про суми, одержані за заповнені трудові книжки та вкладки до них, разом з прибутковим ордером каси підприємства. На зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок і вкладок до них складається акт за типовою формою № П-11 (дод. 85).
ВИТЯГ З ТРУДОВОЇ КНИЖКИ
Якщо, наприклад, працівник попередньо вирішує питання про перехід на інше місце роботи чи оформляється на роботу за сумісництвом, то йому видають (у разі потреби) завірений витяг з його трудової книжки, який оформляють на трафаретному бланку формату А4 машинописним способом (дод. 86) або від руки.
У витягу з трудової книжки обов'язковим є реквізит 27 (позначка про завірення копії); слово «Копія» у правому верхньому куті аркуша не зазначають.
особові картки;
заяви;
накази по особовому складу;
характеристики;
автобіографії;
анкети;
доручення;
розписки;
особові справи;
трудові книжки.
Приймаючи особу на роботу, для виконання якої потрібні спеціальні знання (наприклад, на посаду лікаря, вчителя, водія), адміністрація зобов'язана вимагати пред'явлення диплома чи іншого Документа про відповідну освіту, професійну підготовку. Особи, яким не виповнилося 18 років, повинні обов'язково подавати медичні висновки про можливість виконання ними обраної роботи. Документацію по особовому складу ведуть з моменту зачислення працівника на роботу на підприємство (в організацію, установу)* і виділяють у самостійну групу, що зумовлено надзвичайною важ-ливістю її та особливостями документування.
Розроблена й застосовується підсистема уніфікованих форм до-кументів щодо забезпечення кадрами органів державного управління, яка є складовою Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої Документації, її розробка спричинена створенням уніфікованих документаційних комплексів, придатних для використання в авто-матизованих системах керування (АСК) і в умовах застосування традиційних методів оброблення документів. Зазначену підсистему документів рекомендовано для використання на всіх рівнях уп-равління.
До складу підсистеми входять уніфіковані форми документів, які забезпечують реалізацію завдань, пов'язаних з прийняттям, пе-реведенням, звільненням працівників, наданням відпусток (анкета, додаток до анкети, наказ, розпорядження, заява, подання, графік відпусток, пояснювальна записка, доповідна записка), а також інструкція щодо застосування уніфікованих форм документів.
На підприємствах, де обсяг документообігу не перевищує 10 тис. документів на рік, такого структурного підрозділу, як відділ кадрів, може не бути, тому всі операції, пов'язані з його роботою, виконує секретар-референт (технічний секретар, офіс-менеджер), який по-винен володіти знаннями стосовно роботи з документами по осо-бовому складу й надавати допомогу відповідним службам у підготуванні, складанні, оформленні цих документів.
Приймаючи на роботу особу, відповідальний працівник відділу кадрів (або секретар-референт, технічний секретар, офіс-менеджер) повинен звірити всі відомості, внесені в анкету й автобіографію, з оригіналами документів (паспортом, дипломом, трудовою книжкою).
ОСОБОВІ КАРТКИ
На підставі виданого наказу (розпорядження) про зачислення особи на роботу працівник відділу кадрів (секретар-референт, тех-нічний секретар) заповнює документ первинного обліку — ОСО-БОВУ КАРТКУ (типова форма № П-2)** Затверджено наказом Міністерства статистики України 27.10.95 № 277 Від-повідно до постанови Кабінету Міністрів України 22.01.96 № 118 «Про створення реестра підприємств та організацій України» реквізит 4 формуляра-зразка замінено ідентифікаційним кодом ЄДРПОУ (Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України) 3 01.07.97 в Україні замість реквізиту 5 формуляра-зразка введено УКУД (Український класифікатор управлінської документації).
, робить відповідні записи у трудовій книжці, формує особову справу; бухгалтерія відкриває особовий рахунок.
Особова картка працівника (дод. 42) є основним документом з обліку особового складу на підприємстві. Всі записи, зроблені в картці, мають бути документально підтверджені. На підставі паспорта працівника вказують: прізвище, ім'я, по батькові; рік, місяць, число народження; місце народження; серію, номер паспорта, ким і коли його видано; домашню адресу; родинний стан. Дані про загальний та безперервний стаж роботи, переміщення працівника, про останнє місце роботи, дату й причину звільнення з останнього місця роботи зазначають на підставі записів у трудовій книжці. На підставі диплома роблять відповідні записи у графах № 4 (а— г), 5, 6. Обов'яз-ково проставляють дату заповнення картки й дають підписатися особі, на яку оформлено картку. В разі звільнення працівника в картці проставляють дату і номер наказу, зазначають причину звільнення. Вносячи ці відомості, треба бути особливо уважним, оскільки вони можуть слугувати підставою для підтвердження тру-дового стажу.
Заповнюють особові картки від руки або машинописним спо-собом. Графи, в яких дані можуть змінюватися, заповнюють олівцем.
У наукових організаціях (на підприємствах, в установах) на спеціалістів з вищою освітою, які виконують науково-дослідні, про-ектно-конструкторські й технологічні роботи, крім типової форми № П-2, заповнюють типову форму № П-4 (дод. 43)** Типові форми № П-1, П-3— П-8 затверджено наказом Міністерства статистики України 09.10.95 № 253..
На великих підприємствах для полегшення роботи з картотекою на кожного працівника можна додатково заводити АЛФАВІТНУ КАРТКУ (типова форма № П-3) (дод. 44).
ЗАЯВИ
ЗАЯВА — це письмове офіційне повідомлення, твердження або прохання.
Заяви бувають прості та вмотивовані.
Влаштовуючись на роботу, особа подає письмову заяву, в якій викладає прохання прийняти її на певну посаду до певного струк-турного підрозділу підприємства.
Заяву про прийняття на роботу оформляють на чистому аркуші паперу формату А4 від руки (дод. 45) або на трафаретному бланку (дод. 46).
О У заяві мають бути такі реквізити:
адресат;
відомості про заявника (прізвище, ім'я, по батькові, вказані повністю у родовому відмінку, домашня адреса, номер телефону);
назва виду документа (Заява);
текст;
перелік додатків (копій документів);
дата (проставляють дату складання документа, переважно сло-весно-цифровим способом);
підпис заявника.
Адресат, відомості про заявника зазначаються на початку робочої площі в правому верхньому куті аркуша; кожна частина заяви пи-шеться з окремого рядка. Домашня адреса заявника та номер його телефону наводяться в дужках.
У заяві не прийнято вживати прийменник «від» (від кого заява), а також архаїзми та канцеляризми («вельми переконливо», «завчасно Вам вдячний», «прошу не відмовити» і т. п.).
Заяви про прийняття на роботу, як правило, адресують керів-никові підприємства. Тому, аби заявникові не доводилося запитувати про прізвище та ініціали керівника у секретаря чи відповідальної особи, їм доцільно мати зразок заяви із цими відомостями. Крім того, працівник відділу кадрів має попередити заявника про те, щоб він обов'язково залишив у заяві лівий берег для підшивання її у справу.
Заява про прийняття на роботу після розгляду її разом з іншими необхідними документами слугує підставою для видання наказу (роз-порядження) про зачислення особи на роботу. В разі відмови за-явникові його повідомляють про це усно чи письмово (за вказаною в заяві адресою).
Зразок заяви, яку складають, вступаючи до навчального закладу, наведено в дод. 47.
Заяву про переведення на іншу посаду оформляють на трафаретному бланку або на чистому аркуші паперу (дод. 48). У відомостях про себе заявник зазначає обійману ним посаду, своє прізвище та ініціали, а домашню адресу й телефон не вказує.
Заяву про надання чергової відпустки можна оформляти на чистому аркуші паперу (дод. 49) або на трафаретному бланку. В тексті такої заяви обов'язково зазначають дату початку відпустки.
Питання про надання чергової відпустки вирішує керівництво з урахуванням графіка відпусток.
Кожний працівник має право на короткочасну відпустку без збереження заробітної плати (за власний рахунок).
Заява про надання відпустки без збереження заробітної плати має бути вмотивованою (дод. 50). Рішення щодо такої заяви приймає керівник і пише резолюцію. Наказ про надання відпустки оформ-ляють, виходячи з тексту заяви та резолюції. При цьому підставою для формулювання наказу є резолюція (якщо, наприклад, у резолюції вказано меншу кількість днів відпустки, то й у наказі має зазначатися ця сама кількість).
Заява про звільнення з обійманої посади за складом реквізитів та оформленням подібна до заяви про переведення на іншу посаду, її також пишуть на трафаретному бланку або на чистому аркуші паперу (дод. 51).
у заявах про надання навчальної відпустки (дод. 52) має бути посилання на довідку-виклик з місця навчання, без якої питання про надання відпустки вирішити неможливо. Цей документ подають на розгляд разом із заявою.
НАКАЗИ ПО ОСОБОВОМУ СКЛАДУ
НАКАЗИ ПО ОСОБОВОМУ СКЛАДУ регламентують прийняття громадян на роботу, переміщення працівників на інші посади, звільнення, надання різних відпусток, заохочення, накладання стяг-нень і т. ін. .
На великих підприємствах використовують уніфіковані форми наказів по особовому складу. На підприємствах з невеликим обсягом документообігу зазначені накази оформляють на загальних, спе-ціальних (дод. 53) бланках або на чистих аркушах паперу (дод. 54, 55). Перевагу віддають варіантові поздовжнього розта-шування реквізитів.
Заголовки до тексту наказу можуть бути такі:
Про прийняття на роботу
Про переведення на іншу роботу
Про звільнення
Про надання відпустки
Про заохочення
Про порушення
Про накладання дисциплінарного стягнення
У текстах наказів по особовому складу констатувальної (вступної) частини може не бути. Розпорядчу частину поділяють на пункти. Кожен пункт починають дієсловом: призначити , перевести , на-дати, ОГОЛОСИТИ ПОДЯКУ, ЗВІЛЬНИТИ, ОГОЛОСИТИ ДОГАНУ, оголосити сувору догану й т. ін. Ці слова друкують великими літерами від нульового положення табулятора. Після них ставлять і двокрапку.
В наступному рядку з абзацу оформляють текст розпорядчої частини. Прізвище друкують великими літерами, ім'я та по бать-кові — звичайним шрифтом. Далі зазначають посаду, структурний підрозділ та зміст дії стосовно особи, про яку йдеться. В наказі про призначення на посаду вказують назву цієї посади, посадовий оклад і дату зачислення на посаду. В наказі про надання відпустки зазначають вид відпустки, кількість наданих робочих днів і дати початку й закінчення відпустки. В наказі про звільнення вказують статтю КЗпП України, на підставі якої звільнено працівника.
У наказах по особовому складу в кінці кожного пункту має зазначатися підстава для його складання.
О РЕКВІЗИТИ НАКАЗУ ПО ОСОБОВОМУ СКЛАДУ:
10 — назва виду документа (наказ);
11 — індекс [до номера через дефіс додають літери вк (відділ кадрів), наприклад: № 123-вк];
14 — місце складання чи видання;
19 — заголовок до тексту;
20 — позначка про контроль (роблять у разі потреби);
21 — текст;
о — підстава (оформляють так само, як реквізит 22);
23 — підпис;
24 — гриф погодження (оформляють у разі потреби);
25 — візи (оформляють у разі потреби);
28 — позначка про виконавця (оформляють у разі потреби).
На підприємствах з великим обсягом документообігу застосо-вують уніфіковану форму НАКАЗУ (РОЗПОРЯДЖЕННЯ) ПРО ПРИЙНЯТТЯ НА РОБОТУ (форма № П-1) (дод. 56). Цю форму заповнюють у відділі кадрів.
Завізований начальником відділу кадрів або особою, яка відповідає за прийняття на роботу, проект наказу (розпорядження) в разі потреби може слугувати, наприклад, направленням на пере-говори й перепусткою в структурний підрозділ для ознайомлення з умовами роботи.
Керівник структурного підрозділу робить висновки про мож-ливість зачислення: на звороті проекту наказу (розпорядження) він зазначає, на яку посаду може бути прийнята особа, за яким розрядом чи з яким окладом, тривалість випробного терміну.
Згода працівника з умовами праці, результати переговорів, у разі потреби — медичний висновок, позначки про проходження інструктажу з техніки безпеки, протипожежної безпеки та піші фіксуються на звороті форми.
Проект наказу про зачислення на роботу працівника, якому встановлюється оклад, візують відповідні служби підприємства, тим самим підтверджуючи вакантну посаду й оклад згідно зі штатним розкладом.
Підписаний керівником підприємства наказ (розпорядження) до-водиться до відома працівника під розписку.
На підприємствах з великим обсягом документообігу, оформ-ляючи переведення працівника з одного структурного підрозділу в інший, відповідальний працівник відділу кадрів заповнює (у двох примірниках) уніфіковану форму НАКАЗУ (РОЗПОРЯДЖЕННЯ) ПРО ПЕРЕВЕДЕННЯ НА ІНШУ РОБОТУ (типова форма № П-5) (дод. 57). Один примірник форми залишається у відділі кадрів, а інший передається до бухгалтерії. Наказ (розпорядження) візують керівники структурних підрозділів попереднього й нового місць ро-боти й підписує керівник підприємства.
На підставі наказу (розпорядження) про переведення на іншу роботу відповідальний працівник відділу кадрів робить позначки в особовій картці (форма № П-2), трудовій книжці та в інших до-кументах. На звороті форми № П-5 роблять позначки про нездані матеріально-майнові та інші цінності, що числяться за працівником на попередньому місці роботи.
Оформляючи щорічну та інші види відпусток (не для груп), що надаються працівникам згідно з чинними законодавчими актами й положеннями, колективними договорами, контрактами та графіками відпусток, на великих підприємствах застосовують уніфіковану фор-му НАКАЗУ (РОЗПОРЯДЖЕННЯ) ПРО НАДАННЯ ВІДПУСТКИ (типова форма № П-6) (дод. 58). Цю форму заповнюють у двох примірниках, один з яких залишається у відділі кадрів, а інший — передається до бухгалтерії. Заповнену належним чином форму під-писують керівник структурного підрозділу та керівник підприємства.
На підставі наказу (розпорядження) про надання відпустки відповідальний працівник відділу кадрів робить позначки в особовій картці працівника (форма № П-2), а в бухгалтерії здійснюють роз-рахунки належних виплат. Коли надається відпустка без збереження заробітної плати, крім зазначення кількості днів відпустки, роблять позначку: «без оплати».
Відпустки для груп працівників доцільно оформляти за списком (типова форма № П-7) (дод. 59). Позначок про здачу інструменту, спецодягу та іншого реманенту на період відпустки працівників у Формі № П-7 не роблять.
Відповідальний працівник відділу кадрів на підставі списку про надання відпусток робить в особових картках працівників відповідні Позначки, а в бухгалтерії здійснюють розрахунки належних виплат.
У разі звільнення працівників на підприємствах з великим об-сягом документообігу застосовують уніфіковану форму НАКАЗУ (РОЗПОРЯДЖЕННЯ) ПРО ПРИПИНЕННЯ ТРУДОВОГО ДОГО-ВОРУ (КОНТРАКТУ). Бланк такої форми (типова форма № П-8) (дод. 60) заповнює відповідальний працівник відділу кадрів у двох примірниках на всіх працівників, за винятком тих, що звільняються вищим органом управління. Один примірник наказу (розпоряджен-ня) залишається у відділі кадрів, а інший — передається до бух-галтерії. Підписують наказ (розпорядження) керівник структурного підрозділу та керівник підприємства. Заповнюючи форму № П-8, у пункті «Довідка про нездані майново-матеріальні та інші цінності» роблять відповідні позначки.
На підставі наказу (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту) бухгалтерія здійснює розрахунок з праців-ником.
У разі звільнення працівника з власної ініціативи (за власним бажанням) він оформляє заяву на лицьовому боці типової форми № П-8.
ХАРАКТЕРИСТИКИ
ХАРАКТЕРИСТИКА — це документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей особи — працівника (учня, студента).
Характеристика, оформлена належним чином, вважається офіційним документом, її видає адміністрація підприємства (ор-ганізації, установи, навчального закладу) своєму працівникові (уч-неві, студентові, практикантові). Характеристики подаються при вступі до навчального закладу (на вимогу), оформленні відрядження на роботу за кордон, при атестаціях, представленні до нагороди та в інших випадках.
Характеристики оформляють на загальних бланках або чистих аркушах паперу формату А4 (дод. 61, 62).
О ЕЛЕМЕНТИ ХАРАКТЕРИСТИКИ:
назва виду документа (характеристика);
текст [Текст характеристики можна поділити на чотири ча-стини. В першій частині наводять анкетні дані особи, на яку складають характеристику, їх друкують на відстані 2— З інтервалів нижче від слова «характеристика», через 1,0— 1,5 інтервала, відступивши від 4-го положення табулятора на З— 4 пробіли. Спочатку великими літерами зазначають прізвище, ім'я, по батькові особи в родовому відмінку, далі — звичайним шриф-том — посаду, вчений ступінь і звання (якщо є), рік народження, освіту. Анкетну частину допускається розташовувати по центру, ниж-че від слова «характеристика». В другій частині наводять відомості про трудову діяльність особи: спеціальність, по-сада, з якого часу працює на даному підприємстві, відомості про переміщення по службі, рівень професійної майстерності й т. п. Для учнів (студентів) зазначають: з якого періоду навчаються, за якою спеціальністю, відомості про переведення на інший факультет, ставлення до навчання тощо. В третій частині дають оцінку ділових і моральних якостей особи — її ставлення до роботи, підвищення професійного рівня, участь у громадському житті колективу, стосунки з іншими працівниками. Також наводять відомості про урядові нагороди, заохочення (стягнення) тощо. В четвертій (заключній) частині роблять висновки, а також зазначають, куди подаватиметься характеристика. Якщо характеристика складається на працівника, що звільнився, або на випускника навчального закладу, то текст викладається в минулому часі, а якщо на момент складання характеристики працівник іще працює або студент навчається, — то в теперішньому часі.];
підпис [Як правило, характеристику підписують керівник під-приємства (організації, установи), керівник структурного підрозділу та голова громадської організації (перші два підписи вважаються обов'язковими).];
відбиток гербової печатки чи круглої, що прирівнюється до гербової.
Нижче підпису, на відстані 2— 3 інтервалів, від нульового по-ложення табулятора проставляють дату підписання характеристики.
Завірену характеристику видають працівникові (учневі, студен-тові) на руки або надсилають до установи (організації, підприємства), Що її запитувала.
АВТОБІОГРАФІЇ
АВТОБІОГРАФІЯ(від грець, autos — сам, bios — життя, grapho — пишу) — це опис свого життя.
Автобіографію складають у довільній формі, однак окремі скла-дові та реквізити в ній мають бути обов'язково. Оформляють ав-тобіографію від руки на чистому аркуші паперу, на лінованому (Дод. 63) або трафаретному бланку, коли влаштовуються на роботу чи вступають на навчання. Всі відомості про себе викладають у Розповідній формі від першої особи у хронологічній послідовності (із зазначенням місяця й року) і таким чином, щоб можна було скласти уявлення про життєвий шлях, кваліфікацію та громадську Діяльність автора.
Існують такі види автобіографій: * автобіографія-розповідь, яку складають в описовій формі; * автобіографія-документ, в якій точно викладають факти.
В автобіографії-документі наводяться такі відомості:
назва виду документа (Автобіографія);
прізвище, ім'я, по батькові автора (теперішні та колишні, якщо були зміни);
число, місяць, рік народження;
місце народження;
соціальне походження;
відомості про батьків [прізвище, ім'я, по батькові теперішні та колишні (якщо були зміни), дати народження (смерті, якщо померли), де й ким працюють; якщо не працюють, то зазначають останнє місце роботи, вказують, що тепер не працюють або на пенсії];
освіта й спеціальність за дипломом;
трудова діяльність;
останнє місце роботи (місце навчання), посада;
нагороди й заохочення;
участь у громадському житті;
сімейний стан і склад сім'ї;
паспортні дані, домашня адреса й номер телефону.
Нижче від текстової частини проставляють дату складання ав-тобіографії (ліворуч) та підписуються (праворуч).
Автобіографія зберігається в особовій справі.
Якщо автобіографію пишуть на трафаретному бланку, то ви-світлюють деякі додаткові питання: судимість, участь у воєнних діях тощо.
АНКЕТИ
АНКЕТА — це аркуш із низкою запитань, який пропонують заповнити особі, щоб дістати потрібні відомості про неї.
Анкети доводиться заповнювати, коли влаштовуються на роботу, оформляють документи на виїзд для роботи за кордоном, внутрішній та закордонний (дод. 64) паспорти і т. д.
До анкетних форм належить ОСОБОВИЙ ЛИСТОК З ОБЛІКУ КАДРІВ (дод. 65), який заповнюють, влаштовуючись на роботу.
Відповідати на запитання анкети треба розбірливо, чітко (одним словом «так» або «ні» відповідають тільки тоді, коли цього вимагає анкета); не дозволяється робити прочерки замість слів «ні», «не був», «не обирався» і т. д. в разі негативної відповіді.
Відомості про зміни, що сталися після заповнення особового листка фіксують у ДОПОВНЕННЯХ ДО ОСОБОВОГО ЛИСТКА З ОБЛІКУ КАДРІВ (дод. 66).
Державні службовці, наймаючись на роботу, заповнюють ОСО-БОВУ КАРТКУ (форма П-2ДС) (дод. 67), яка містить ДОДАТОК 1 ДО ОСОБОВОЇ КАРТКИ П-2ДС (дод. 68). Типову форму № П-2 на державних службовців не заповнюють.
ВИГОТОВЛЕННЯ КОПІЙ З ОСОБИСТИХ ДОКУМЕНТІВ, ОФОРМЛЕНИХ НА ТРАФАРЕТНИХ БЛАНКАХ
Копії з особистих документів (диплома, свідоцтва про народ-ження тощо) виготовляють машинописним способом на спеціальних трафаретних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4.
Якщо копію виготовляють на чистому аркуші паперу, то повністю відтворюють реквізити оригіналу (дод. 69, 70).
Якщо трафаретний бланк, на якому виготовлено сам документ, двомовний (дод. 71), то копію (дод. 72) виготовляють тією мовою, якою зроблено запис у трафаретному бланку оригіналу документа.
При відтворенні реквізиту 23 (підпис) посадова особа (особи) не підписується, а зазначають слово «підпис» («підписи»). Малюнки та відбитки печаток також не відтворюють.
Обов'язковим є реквізит 27 (позначка про завірення копії); в разі потреби у реквізиті 27 проставляють відбиток печатки підприємства, де завірено копію.
В нотаріальних конторах є трафаретні бланки для знімання копій з особистих документів.
Особа, яка завірила копію, несе повну відповідальність за відповідність копії оригіналові.
ДОРУЧЕННЯ
ДОРУЧЕННЯ — це документ, що видається підприємством або приватною особою іншій особі для подання третій особі (під-приємству), в якому визначається повноваження другої особи під час здійснення зазначених у документі юридичних дій, наприклад одержання грошей або матеріальних цінностей, підписання дого-ворів тощо.
Доручення бувають: * офіційні; * особисті.
Офіційні доручення видаються представникові підприємства для виконання дій від імені підприємства, їх оформляють на спеціальних або загальних (дод. 73) бланках формату А4 або А5 (залежно від обсягу тексту).
О РЕКВІЗИТИ ДОРУЧЕННЯ, ВИГОТОВЛЕНОГО НА ЗАГАЛЬ-НОМУ БЛАНКУ:
10 — назва виду документа (доручення);
11 — дата (зазначають словесно-цифровим способом);
12 — індекс (проставляють у день підписання);
14 — місце складання чи видання;
21 — текст [Зазначають, яка організація, кому (прізвище, ім'я, по батькові, паспортні дані), де і що доручає. Також у тексті за-лишають місце для підпису особи, якій видано доручення. Закін-чують текст зазначенням терміну дії доручення.];
23 — підпис (підписують керівник підприємства та головний бухгалтер);
26 — відбиток печатки (гербової або круглої, що прирівнюється до гербової).
Офіційне доручення видають під розписку особі, на яку його оформлено.
Доручення на одержання особою матеріальних цінностей від іншого підприємства оформляють машинописним способом або від руки на трафаретному бланку [форми № М-2, М-26 (дод. 74)].
Бланки таких доручень виготовляються на спеціальному папері, мають серію, номер і належать до бланків суворої звітності.
Бланк доручення за формою М-2 оформляють у тому разі, якщо перелік товарно-матеріальних цінностей невеликий. Усі вільні графи доручення закреслюють, щоб не можна було нічого дописати.
Особисті доручення видаються фізичною особою. Оформляють їх від руки (дод. 75) або машинописним способом на чистому аркуші паперу. Особисті доручення засвідчує нотаріус або вповно-важена особа підприємства, де працює чи навчається довіритель, адміністрація стаціонарного лікувального закладу, установи, де він перебуває на лікуванні, або вповноважені особи військової частини, в якій довіритель служить.
При виконанні дій, зазначених у дорученні, пред'явлення до-кумента, що засвідчує особу, на яку оформлено дане доручення, обов'язкове.
Виправлення та стирання в дорученнях категорично заборо-няються.
РОЗПИСКИ
РОЗПИСКА — це документ, в якому підтверджуються дії, що вже відбулися (як правило, одержання грошей або матеріальних цінностей від підприємства чи приватної особи).
Складають розписку в довільній формі на чистому аркуші паперу здебільшого від руки (дод. 76) або машинописним способом. У розписці мають бути такі відомості: назва виду документа (Розписка); посада автора (в разі потреби);
прізвище, ім'я та по батькові особи, яка дає розписку; сума взятих грошей або назви товарно-матеріальних цінностей; дата оформлення документа; підпис автора.
Одержану суму грошей у розписці зазначають цифрами, а в дужках — розшифровують словами.
У розписці, як і в дорученні, категорично забороняється робити будь-які виправлення чи стирання. Всі вільні місця між текстом та підписом перекреслюють. Складають розписку в одному примірнику і зберігають нарівні з грошовими та цінними докумен-тами.
Іноді в розписці зазначають свідків, тобто осіб, у присутності яких її було написано. В такому разі ці особи засвідчують документ своїми підписами.
ОСОБОВІ СПРАВИ
ОСОБОВА СПРАВА — це сукупність документів, що містять Найповніші відомості про працівника (студента).
На кожного працівника підприємства (установи, організації) у відділі кадрів (чи у відповідній службі) формують особову справу. До неї заносять документи, що їх складає чи заповнює працівник ПРИ вступі на роботу (заяву, особовий листок з обліку кадрів чи анкету, автобіографію), копії документів про освіту, витяг з наказу про зачислення на роботу та інші документи по особовому складу, що стосуються даного працівника.
Всі ці документи підшивають в окрему теку, на обкладинці якої зазначаються в такій послідовності: назва підприємства (організації, установи); «ВІДДІЛ КАДРІВ»; «ОСОБОВА СПРАВА № _»; ім'я, по батькові, прізвище працівника, на якого оформлено особову справу; правила користування особовою справою (дод. 77).
До особової справи мають входити такі документи (в порядку зазначення):
1) опис документів, що зберігаються в особовій справі (дод. 78);
2) заява про прийняття на роботу;
3) направлення чи рекомендація:
4) анкета або особовий листок з обліку кадрів;
5) автобіографія;
6) копії документів про освіту (кваліфікацію);
7) характеристики (якщо подавалися під час прийняття на роботу);
8) витяги з наказів (про прийняття на роботу, переміщення, звільнення) (дод. 79, 80);
9) доповнення до особового листка з обліку кадрів;
10) листок заохочень та стягнень (дод. 81);
11) довідки та інші документи, що стосуються даної особи.
Довідки про стан здоров'я, з місця проживання та інші доку-менти, що мають другорядний характер, групують окремо. Не за-носять до особових справ також витяги з наказів про накладення дисциплінарних стягнень, про заохочення, про зміну прізвища (ці записи роблять у доповненні до особового листка з обліку кадрів та в доповненні до особової справи з обліку заохочень та стягнень).
Особові справи зберігають окремо від інших документів, у спеціальних сейфах. Доступ до особових справ мають пра-цівники, які визначені наказом керівника.
При формуванні особових справ підприємству дозволяється ви-готовляти копії потрібних документів, наприклад копії диплома, свідоцтва про народження, свідоцтва про укладення шлюбу, свідоцтва про розірвання шлюбу. Знімати копію дозволяється лише з оригіналу документа. Дозволяється підшивати в особову справу ксерокопії документів. Вони мають бути звірені з оригіналом (для виявлення фальшивих) та відповідним чином засвідчені відпо-відальною посадовою особою.
Знімання й засвідчення копій з паспорта, профспілкового квит-ка, перепустки, депутатського мандата, військового квитка за-бороняється.
ТРУДОВІ КНИЖКИ
ТРУДОВА КНИЖКА — це документ установленого зразка, в якому записані відомості про стаж роботи, нагороди, заохочення кожного працівника.
Отже, це основний документ, який підтверджує трудову діяльність особи. Тому трудовим книжкам, зокрема точному запов-ненню їх, приділяють особливу увагу. Порядок заповнення трудових книжок та вкладок до них, обліку їх та видачі в разі звільнення чи втрати тощо регламентує «Інструкція про порядок ведення тру-дових книжок на підприємствах, в установах та організаціях»** Затверджена спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України 29 липня 1993 року № 58 відповідно до постанови Кабінету Міністрів України 27 квітня 1993 року «Про трудові книжки України», зареєстрована в Міністерстві юстиції України Н. серпня 1993 року за № ПО. Зміни й доповнення внесено спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України І Міністерства соціального «хисту населення України 26 березня 1996 року № 29, зареєстрованого в Міністерстві Юстиції 24 квітня 1996 року за № 202/1227..
Розглянемо порядок ведення трудових книжок.
Загальні положення*
Трудові книжки ведуться на всіх працівників підприємств, установ і організацій (надалі підприємств) усіх форм власності, які пропрацювали на них понад 5 днів, включаючи осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерсь-ких) господарств, на сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.
На осіб, які працюють за трудовим договором у підприємців, котрі не мають прав юридичної особи, а також в окремих громадян по їх обслуговуванню (як хатні робітники, доглядальники, водії, охоронці і т. ін.), трудові книжки не ведуться, їхня робота під-тверджується довідкою організації, з участю якої було укладено трудовий договір між особою та наймачем, а також довідкою про сплату внесків у фонд державного соціального страхування.
На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ве-дуться тільки за місцем їхньої основної роботи.*
Трудові книжки раніше встановленого зразка обмінові не підлягають.*
Влаштовуючись на роботу, особа зобов'язана подавати трудову книжку, оформлену в установленому порядку.*
Особи, які вперше стають до роботи й не мають трудової книжки, повинні пред'явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку. Військовослужбовці, звільнені зі Збройних Сил України, Національної гвардії України, Служби безпеки України, Прикордонних військ України, Цивільної оборони України, Управління охорони вищих посадових осіб України та інших військових формувань, створених відповідно до чинного за-конодавства України (далі Збройні Сили України та інші війська), та військовослужбовці, звільнені зі Збройних Сил колишнього Союзу РСР і Збройних Сил держав — учасниць СНД, пред'являють вій-ськовий квиток. Звільнені з місць відбування покарання за кри-мінальний злочин зобов'язані пред'явити довідку про звільнення.
Заповнення трудових книжок
Загальні вказівки*
Трудові книжки і вкладки до них заповнюються у відповідних" розділах українською та російською мовами.*
Якщо особа розпочинає свій трудовий шлях і ще не має трудової книжки, то власник або вповноважений ним орган має оформити (виписати) її не пізніше, ніж у тижневий термін від дня прийняття працівника на роботу.
У трудову книжку вносять такі відомості (дод. 82):
про працівника — його прізвище, ім'я та по батькові, дата народження;
про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;
про нагородження державними нагородами та відзнаками Ук-раїни, про заохочення за успіхи в роботі та інші відповідно до чинного законодавства України;
про відкриття, на які видано дипломи, використані винаходи й раціоналізаторські пропозиції та грошові винагороди у зв'язку з цим.
Стягнення у трудовій книжці не зазначаються.*
Записи в разі звільнення працівника або переведення його на іншу роботу мають точно відповідати формулюванням чинного законодавства й містити посилання на відповідну статтю, пункт закону.*
Всі записи про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або вповноваженим ним органом після ви-дання наказу (розпорядження), але не пізніше, ніж у тижневий термін (у разі звільнення — в день звільнення), й мають точно відповідати текстові наказу (розпорядження).
Дати пишуться арабськими цифрами (число й місяць — дво-значними), наприклад: 05.01.1997.
Записи виконують акуратно, кульковою ручкою або чорнилом чорного, синього чи фіолетового кольорів і завіряються печаткою.*
3 кожним записом, що вноситься у трудову книжку на підставі наказу (розпорядження) про прийняття на роботу, переведення чи звільнення, власник або вповноважений ним орган зобов'язаний ознайомити працівника під розписку в особовій картці (типова відомча форма № П-2), в якій має бути такий самий запис, що й у трудовій книжці (вкладці).*
В разі потреби власник або вповноважений ним орган може видати працівникові на його прохання завірений витяг із трудової книжки.*
Якщо підприємство, на якому зроблено неправильний або неточний запис, ліквідовано, то виправлення вноситься правонас-тупником і засвідчується печаткою; якщо правонаступника немає — то вищою організацією, якій підпорядковувалося ліквідоване під-приємство, а в разі її відсутності — облархівом, держархівом м. Киє-ва, держархівом м. Севастополя та держархівом при Раді Міністрів Криму.*
Виправлені відомості про роботу, переведення на іншу роботу, нагородження, заохочення та інші мають точно відповідати оригіна-лові наказу (розпорядження).
У разі втрати наказу (розпорядження) або невідповідності його фактично виконуваній роботі виправлення відомостей про роботу здійснюється на підставі інших документів, що підтверджують ви-конання робіт, не зазначених у трудовій книжці.
Свідчення осіб не можуть бути підставою для виправлення вне-сених раніше записів.*
У розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагород-ження», «Відомості про заохочення» трудової книжки (вкладки) за-креслювати раніше внесені неточні або неправильні записи забо-роняється.
Якщо, наприклад, треба змінити запис відомостей про роботу, то після зазначення відповідного порядкового номеру запису й дати його внесення в графі 3 пишуть: «Запис за номером ... недійсний. Прийнято на посаду...» і в графі 4 повторюють дату й номер наказу (розпорядження) власника або вповноваженого ним органу, запис якого неправильно внесено в трудову книжку.
Так само виправляються недійсні записи про звільнення й пе-реведення на іншу постійну роботу в разі їхньої незаконності, вста-новленої органом з питань розгляду трудових суперечок, і поновлення на попередній роботі. Наприклад, пишуть: «Запис за номером.... недійсний: поновлений на попередній роботі». У разі зміни формулювання причин звільнення пишуть: «Запис за номером недійсний: звільнений...» (зазначають правильне формулювання).
У графі 4 в такому разі робиться посилання на наказ про поновлення на роботі або про зміну формулювання причини звіль-нення.
Якщо в трудовій книжці є запис про звільнення або переведення на іншу роботу, визнаний недійсним, то на прохання працівника видається дублікат трудової книжки, в який не вноситься цей запис.
Внесення відомостей про працівника*
Відомості про працівника записуються на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Прізвище, ім'я та по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження вказуються на підставі паспорта або свідоцтва про народження.*
Після проставлення дати заповнення трудової книжки її влас-ник своїм підписом засвідчує правильність внесених відомостей. Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, яка відповідає за видачу трудових книжок. Після цього ставиться відбиток гербової чи круглої, що прирівнюється до гербової, печатки підприємства (або печатки відділу кадрів), на якому вперше запов-нюється трудова книжка.*
Зміни в записи прізвища, імені, по батькові й дати народження вносить власник або вповноважений ним орган за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, j про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, імені, по < батькові тощо) з посиланням на їхні номери й дати.
Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюються, наприклад, колишнє прізвище або ім'я, по батькові, дата народження й записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки й засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально вповноваженої ним особи та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.
Внесення відомостей про роботу *
У графі 3 розділу «Відомості про роботу» як заголовок пишеться повна назва підприємства.
Під цим заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису, що вноситься, у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу.
У графі 3 пишуть: «Прийнятий (призначений) до ... (відділу, підрозділу ... » і зазначають його конкретну назву, а також роботу, професію або посаду і присвоєний розряд. Назви робіт, професій, посад зазначають відповідно до «Класифікатора професій».
Якщо працівник виходить на пенсію за віком на пільгових умовах, то запис у трудовій книжці робиться на підставі наказу, виданого за результатами атестації робочих місць, із посиланням на «Списки виробництв, професій, посад і показників, що дають право на пільгове пенсійне забезпечення». Показники, зазначені в цих спи-сках, обов'язково мають бути підтверджені в «Карті оцінки умов праці робочого місця за результатами атестації» й можуть запису-ватися в дужках.
Якщо робітникові (працівникові) присвоюється черговий розряд (категорія), то в трудовій книжці робиться запис про це.
Запис відомостей про роботу за сумісництвом, яка оформлена в установленому порядку, вноситься власником або вповноваженим ним органом окремим рядком на бажання працівника.
Переведення працівника на іншу постійну роботу в межах одного підприємства оформляється в такому самому порядку, як і прийняття на роботу.*
Якщо за час роботи працівника змінилася назва підприємства, то про це у графі 3 трудової книжки окремим рядком робиться запис: «Підприємство (назва) з (дата) перейменовано на (назва)», а в графі 4 зазначається підстава для перейменування — наказ (роз-порядження), його дата й номер.*
Для студентів, слухачів курсів, учнів, аспірантів та клінічних ординаторів, які мають трудові книжки, навчальний заклад (наукова установа) вносить записи про час навчання на денних відділеннях (у тому числі підготовчих) вищих навчальних закладів. Підставою для таких записів слугують накази навчального закладу (наукової установи) про зачислення на навчання та про відчислення студентів, слухачів курсів, учнів, аспірантів, клінічних ординаторів.
Робота студентів, учнів, аспірантів та клінічних ординаторів у студентських та-борах, під час проходження виробничої практики чи виконання науково-дослідної госпдоговірної тематики підтверджується довідками із зазначенням спеціальності, кваліфікації, посади та часу роботи, які слугують підставою для внесення навчальними закладами (науковими установами) відомостей про роботу в трудові книжки. Довідки зберігаються в справах як документи суворої звітності.
Якщо студенти, учні, аспіранти та клінічні ординатори раніше не працювали й тому не мають трудових книжок, то відомості про їхню роботу в студентських таборах, під час проходження виробничої практики, а також про виконання нау-ково-дослідної госпдоговірної тематики на підставі довідок вноситимуться під-приємством, де вони надалі працюватимуть.*
До трудових книжок за місцем роботи вносяться окремим Рядком (до занесення відомостей про роботу на даному підприємстві) з посиланнями на дати, номери та назви відповідних документів такі записи:
- про тривалість служби у складі Збройних Сил України та інших військах, де на тих, хто проходить службу, не поширюється законодавство про працю й державне соціальне страхування, із за-значенням дати призову (зачислення) й дати звільнення зі служби;
- про тривалість навчання у професійних навчально-виховних та інших закладах, у навчально-курсових комбінатах (центрах, пун-ктах тощо);
- про тривалість навчання у вищих навчальних закладах (сюди входить і тривалість роботи в студентських таборах, на виробничій практиці, виконання науково-дослідної госпдоговірної тематики) та про тривалість перебування в аспірантурі й клінічній ординатурі, крім випадків, зазначених на с. 100 дрібним шрифтом;
- про роботу як членів колгоспу (якщо чинним законодавством передбачено зарахування цієї роботи в загальний трудовий стаж працівників);
- про час догляду за інвалідом 1-ї групи або за дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який згідно з висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду (п. Е ст. 56 Закону України «Про пенсійне забезпечення»), в тому числі за пристарілим, який досяг 80-річного віку (згідно з медичним висновком);
- про період одержання допомоги у зв'язку з безробіттям — вноситься в трудову книжку центром державної служби зайнятості населення.*
У разі відновлення в установленому порядку безперервного стажу для визначення допомоги за державним соціальним страху-ванням у графу 3 розділу «Відомості про роботу» за останнім місцем роботи вноситься запис: «Безперервний трудовий стаж відновлено з (дата)», а в графі 4 робиться посилання на постанову президії відповідної ради профспілок або президії ЦК відповідної галузевої профспілки.
У трудових книжках працівників, зайнятих на сезонних роботах у тих галузях народного господарства, де чинним законодавством допускається підсумовування періодів сезонної роботи та збереження безперервного трудового стажу в разі повернення в установлений строк на сезонну роботу після міжсезонної перерви, у графі 3 розділу «Відомості про роботу» записують: “Безперервний стаж роботи зберігається”.
Трудові книжки громадян, які працюють за трудовими дого-ворами в іноземних представництвах, в іноземних кореспондентів, співробітників міжнародних організацій та інших прирівнених до них іноземців на території України, зберігаються: в м. Києві — в Генеральній дирекції Київської державної адміністрації по обслуговуванню іноземних представництв, у Республіці Крим та областях у департаментах зовнішніх зв'язків обласних державних адміністрацій, у м. Севастополі — в міській державній адміністрації. Ці організації роблять записи в трудових книжках про прийняття на роботу й про звільнення з роботи відповідно до трудових договорів і довідок від наймачів. У разі прийняття на роботу робиться, на-приклад, такий запис: «Прийнятий на роботу в систему Генеральної дирекції Київської державної адміністрації по обслуговуванню іноземних представництв», у разі звільнення: «Звільнений з роботи із системи Генеральної дирекції Київської державної адміністрації по обслуговуванню іноземних представництв» із посиланням на відповідні статті КЗпП України.
Запис, зроблений у трудовій книжці іноземними представ-ництвами, іноземними кореспондентами, співробітниками міжнародних організацій та іншими прирівняними до них іно-земцями на території України, вважається недійсним.*
До трудових книжок осіб, які перебували на виправних роботах без позбавлення волі, власник або вповноважений ним орган підприємства за місцем роботи вносить у графу 3 розділу «Відомості про роботу» запис про те, що тривалість роботи в цей період не зараховується до загального і безперервного стажу.
У разі, коли рішенням суду в установленому законом порядку строк відбування виправних робіт без позбавлення волі включено до загального трудового стажу, в трудових книжках робиться запис про те, що цей час не зараховується в безперервний трудовий стаж.
Зазначені записи вносяться у трудову книжку по закінченні фак-тичного строку відбування покарання, що встановлюється за до-відками органів МВС України.
При звільненні засудженого з роботи в порядку, передбаченому чинним законодавством, і влаштуванні його на нове місце роботи відповідні записи вносяться тим підприємством, на яке було прий-нято або направлено засудженого.
Підставою для внесення в трудову книжку передбачених цим пунктом записів є наказ (розпорядження) керівника підприємства, виданий згідно з вироком (ухвалою) суду.
У розділі трудової книжки «Відомості про роботу» робляться такі записи: у графі 1 зазначається порядковий номер запису; у графі 2 — дата внесення запису; у графі 3 пишеться: “Час роботи з (дата) по (дата) не зараховується в загальний стаж та безперервний трудовий стаж”.. У разі залічення судом часу відбування виправних робіт до загального трудового стажу в графі З пишеться: “Час роботи з (дата) по (дата) не зараховується в безперервний трудовий стаж”.
У графі 4 зазначається підстава для внесення запису в трудову книжку — наказ (розпорядження) керівника підприємства, дата його видання та номер.
Внесення відомостей про нагородження й заохочення*
У трудові книжки працівників у розділ «Відомості про наго-родження» вносяться відомості про нагородження державними на-городами України та відзнаками України, а в розділ «Відомості про заохочення» — відомості про заохочення за успіхи у праці.
У трудових книжках не роблять записи про премії, що передбачені системою заробітної плати або виплата яких має регулярний ха-рактер.*
Порядок внесення відомостей про нагороди й заохочення такий: у графі 3 відповідного розділу трудової книжки пишеться у вигляді заголовка назва підприємства, нижче у графі 1 зазначається порядковий номер запису (нумерація зростає протягом усього періоду діяльності працівника); у графі 2 ставиться дата нагород-ження або заохочення; у графі 3 записується, ким нагороджений або заохочений працівник, за які досягнення і якою нагородою або заохоченням; у графі 4 зазначається, на підставі чого внесено запис (із посиланням на дату, номер і назву документа).
Внесення відомостей у разі звільнення*
записи про причини звільнення у трудовій книжці мають точно відповідати формулюванням чинного "законодавства і містити посилання на статтю, пункт закону. Наприклад: «Звільнений у зв'язку з прогулом, п. 4 ст. 40 КЗпП України».
У разі розірвання трудового договору з ініціативи працівника з причин, за яких законодавством передбачено надання певних пільг і переваг, запис про звільнення вноситься із зазначенням цих при-чин. Наприклад: «Звільнений за власним бажанням у зв'язку з за-численням дo вищого навчальною закладу, ст. 38 КЗпП України».*
Запис про звільнення працівника робиться за такими прави-лами: у графі 1 ставиться порядковий номер запису; у графі 2 — дата звільнення; у графі З зазначається причина звільнення, на-приклад: «Звільнено за скороченням штатів, п. 1 ст. 49 КЗпП України»; у графі 4 — підстава — наказ (розпорядження), його дата і номер.
Днем звільнення вважається останній день роботи.*
У разі переведення працівника з одного підприємства на інше за погодженням між керівниками підприємств у графі 3 записується посилання на погодження: «Звільнено у зв'язку з переведенням на роботу на (назва підприємства), п. 5 ст. 36 КЗпП України».
У разі переходу на виборну посаду в графі 3 робиться запис: «Звільнений у зв'язку з обранням на виборну посаду в (назва ор-ганізації), п. 5 ст. 36 КЗпП України».*
У разі розірвання трудового договору з ініціативи власника або вповноваженого ним органу у зв'язку зі здійсненням заходів щодо вдосконалення організації управління промисловістю та ін-шими галузями народного господарства, крім зазначення підстав, передбачених чинним законодавством, робиться посилання на від-повідне рішення Уряду України. Наприклад, у графі 3 записують: «Звільнено за скороченням штатів (чисельності)працівників, п. 1 ст. 40 КЗпП України» і далі в дужках зазначають відповідну по-станову Кабінету Міністрів України.*
У разі призначення пенсії за віком, пенсії за вислугу років у розділі «Відомості про призначення пенсії» трудової книжки ор-ганами соціального забезпечення ставиться відбиток штампа «Пенсію призначено». У трудових книжках раніше встановленого зразка (1938 р.) відбиток зазначеного штампа ставиться на першій сторінці.
Вкладка до трудової книжки*
Якщо у трудовій книжці заповнено всі сторінки відповідних розділів, то вона доповнюється вкладкою. Вкладка вшивається у трудову книжку, заповнюється й ведеться власником або вповно-важеним ним органом за місцем роботи працівника в такому самому порядку, що й трудова книжка.
Вкладка без трудової книжки недійсна.*
Видаючи кожну нову (наступну) вкладку, на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки згори ставлять відбиток штам-па розміром 10 х 25 мм з надписом «Видано вкладку» й зазначають серію та номер вкладки. Видається вкладка нового зразка незалежно від того, яку трудову книжку має працівник (нового зразка чи раніше встановлених — 1938 і 1974 pp.)
Видача трудової книжки в разі звільнення*
У разі звільнення працівника всі записи про роботу й нагороди, внесені в трудову книжку за час роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально вповноваженої ним особи та печаткою підприємства чи відділу кадрів.
Якщо працівник працездатного віку протягом останніх двох років перед звільненням підвищував кваліфікацію, то треба це зазначити.
У разі звільнення осіб, які працювали в селянському (фермерсь-кому) господарстві за трудовим договором, або припинення членства в селянському (фермерському) господарстві після відповідних за-писів у трудових книжках, зроблених головою селянського (фермерського) господарства, трудовий стаж у цьому господарств потверджується підписом керівника, заступника, Іншої уповноваженої на це особи та засвідчується печаткою місцевою органу державної виконавчої влади
Трудова книжка заповнюється одночасно українською та російською мовами, й окремо завіряються обидва тексти.
Власник або вповноважений ним орган зобов'язаний видати працівникові його трудову книжку в день звільнення Із внесеним у неї записом про звільнення.
У разі затримки видачі трудової книжки з вини власника або вповноваженого ним органу працівникові сплачується середній за-робіток за весь час вимушеного прогулу. Днем звільнення в такому разі вважається день видачі трудової книжки Про новий день звільнення видається наказ і вноситься запис у трудову книжку працівника Раніше внесений запис про день звільнення визнається недійсним у встановленому порядку.*
Якщо працівник був відсутній на роботі у день звільнення, то власник або вповноважений ним орган у цей день надсилає йому поштове повідомлення про необхідність одержати трудову книжку
Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки з письмової згоди працівника
» У разі смерті працівника трудова книжка видається на руки його найближчим родичам під розписку або надсилається поштою на їхню вимогу У трудовій книжці померлого працівника в розділі «Відомості про роботу» зазначають дату запису І в графі 3 записують. «Роботу припинено у зв'язку з смертю» Далі заповнюють графу 4, де зазначають дату й номер наказу (розпорядження) Цей запис засвідчується в установленому порядку
Дублікат трудової книжки*
Особа, яка загубила трудову книжку (вкладку до неї), зо-бов'язана негайно заявити про це власникові або вповноваженому ним органові за місцем останньої роботи Не пізніше ніж за 15 днів після заяви, а в разі ускладнення — в Інший термін, власник або вповноважений ним орган видає працівникові нову трудову книжку або вкладку до неї (нових зразків) з написом «Дублікат» у правому верхньому куті першої сторінки*
Дублікат трудової книжки або вкладка до неї заповнюється за загальними правилами У розділах «Відомості про роботу»; «Відомості про нагородження» й «Відомості про заохочення» дублі-ката вносяться записи про роботу, а також про нагородження v заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень). *
Якщо працівник до влаштування на це підприємство вже працював, то, заповнюючи дублікат трудової книжки, в розділ «Відомості про роботу» в графу 3 спочатку вносять запис про за-гальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство, який підтверджується документами.
Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу й на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.
Після цього загальний стаж, підтверджений належно оформле-ними документами, записується за окремими періодами роботи в такому порядку: у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу; у графі 3 пишеться назва підприємства, де працював працівник, а також назви цеху (відділу) й посади (роботи), на яку було прийнято працівника. Відомості про роботу за сумісництвом та за суміщенням професій у дублікаті трудової книжки вносяться на бажання працівника.
Якщо в поданих працівником документах, є відомості про пе-реведення його на іншу постійну роботу на тому самому підприємстві, то про це робиться запис.
Після цього в графі 2 записується дата звільнення, а в графі 3 — причина звільнення, якщо в поданому працівником документі є такі дані.
Якщо подані працівником документи не містять повних даних про роботу в минулому, то в дублікат трудової книжки вносять тільки ті дані, що є в документах.
У графі 4 зазначаються назва, дата й номер документа, на підставі якого зроблено відповідні записи в дублікаті. Власники або впов-новажені ними органи попередніх місць роботи зобов'язані сприяти своєму колишньому працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи до влаштування на останнє підприємство.*
Якщо трудова книжка (вкладка до неї) стала непридатною (наприклад, обгоріла, розірвалася, забруднилася), то власник або вповноважений ним орган за останнім місцем роботи видає Працівникові дублікат трудової книжки (вкладки до неї). При цьому на першій сторінці трудової книжки, що стала непридатною, ро-биться надпис: «Видано дублікат», а книжка повертається працівни-кові. Влаштовуючись на нове місце роботи, працівник зобов'язаний пред'явити дублікат трудової книжки.
Розрахунки за трудові книжки та їх зберігання*
При виписуванні трудової книжки (вкладки до неї або дубліка-та) власник або вповноважений ним орган стягує з працівника суму її вартості.
У разі неправильного первісного заповнення трудової книжки або вкладки до неї, а також псування бланків їх через недбале зберігання вартість зіпсованих бланків сплачується підприємством.
Якщо трудову книжку працівника загублено підприємством унаслідок стихійного лиха або з Інших причин, то йому видається дублікат трудової книжки без стягування суми її вартості.*
Трудові книжки та дублікати їх, що не були одержані працівниками при звільненні, зберігаються протягом двох років v відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок Після цього терміну не затребувані трудові книжки (дублікати ц) зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а по закінченні зазначеного терміну підлягають знищенню в установленому порядку*
Власник або вповноважений ним орган зобов'язаний постійно мати потрібну кількість бланків трудових книжок і вкладок до них
Облік трудових книжок*
На підприємстві ведеться така документація щодо обліку бланків трудових книжок і заповнення трудових книжок
- книга обліку бланків трудових книжок і вкладок до них (дод. 83);
- книга обліку руху трудових книжок і вкладок до них (дод. 84).
У книзі обліку бланків трудових книжок і вкладок до них фіксуються всі операції, що пов'язані з одержанням і витрачанням бланків трудових книжок і вкладок до них із зазначенням серії та номера кожного бланка. Книга ведеться бухгалтерією підприємства
Книга обліку руху трудових книжок і вкладок до них ведеться відділом кадрів або іншим підрозділом підприємства, який здійснює прийняття і звільнення працівників. У цій книзі реєструються всі трудові книжки, що одержано від працівників при влаштуванні їх на роботу, а також трудові книжки і вкладки до них, виписані працівникам, які раніше не мали їх.
Про одержання трудової книжки у зв'язку зі звільненням працівник розписується в особовій картці й у книзі обліку.
Обидві зазначені книги мають бути пронумеровані, прошнуровані та стверджені підписом керівника підприємства й відбитком гербов (круглої, що прирівнюється до гербової) печатки. *
Бланки трудових книжок і вкладок до них зберігаються бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності й видаються на заявку під звіт особі, котра відповідає за ведення трудових книжок.
Особа, яка відповідає за ведення трудових книжок, щомісяця подає до бухгалтерії звіт про наявність бланків трудових книжок і вкладок до них і про суми, одержані за заповнені трудові книжки та вкладки до них, разом з прибутковим ордером каси підприємства. На зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок і вкладок до них складається акт за типовою формою № П-11 (дод. 85).
ВИТЯГ З ТРУДОВОЇ КНИЖКИ
Якщо, наприклад, працівник попередньо вирішує питання про перехід на інше місце роботи чи оформляється на роботу за сумісництвом, то йому видають (у разі потреби) завірений витяг з його трудової книжки, який оформляють на трафаретному бланку формату А4 машинописним способом (дод. 86) або від руки.
У витягу з трудової книжки обов'язковим є реквізит 27 (позначка про завірення копії); слово «Копія» у правому верхньому куті аркуша не зазначають.
