Обробка й аналіз контрольно-ревізійної інформації в умовах комп’ютерних технологій
У контрольно-ревізійних службах (управліннях, відділах, інших підрозділах), до функцій яких входить проведення ревізій, постійно зростає обсяг контрольної інформації. Це різні дані ревізій, тематичних перевірок, сигнали правоохоронних органів, друку (про виконання плану за декілька років на об’єктах ревізії, про проведені інвентаризації, про виявлені недостачі і крадіжки в різних розрізах, про відшкодування матеріальних збитків тощо). Підвищується роль аналізу контрольної інформації для удосконалення прогнозування і координації контрольно-ревізійної роботи, організації проведення ревізій.
У сучасних умовах збір, опрацювання, представлення й аналіз такої інформації здійснюється в основному, вручну. Контрольна інформація не завжди оперативна, недостатньо аналітична, опрацювання її працеємне. Тому одним із важливих напрямів удосконалення організації проведення ревізій і перевірок є застосування ЕОМ для обробки контрольної інформації на рівні контрольно-ревізійних служб, аудиторських фірм.
За допомогою ЕОМ отримується інформацію про результати проведених ревізій і перевірок, стан і тенденції розвитку кожного з об’єктів, що перевіряються, на кілька років, про ефективність роботи окремих ревізорів, а також необхідні звітні машинограми та інше. Така інформація сприяє вдосконаленню планування і координації контрольно-ревізійної роботи, більш обґрунтованому відбору черговості об’єктів, що перевіряються, спрямованому на підготовку програми конкретних ревізій, поглибленому аналізу результатів перевірок, ревізій, оперативному контролю за усуненням недоліків, виявлених ревізіями, і, нарешті, підвищення ефективності ревізій.
Для обробки і аналізу контрольно-ревізійної інформації за допомогою ЕОМ необхідно розробляти завдання з її автоматизованої обробки. Цей процес включає проектування функціонального, інформаційного, технічного й інших видів забезпечення автоматизованої обробки контрольно-ревізійної інформації. Для вирішення за допомогою ЕОМ цих проблем можна рекомендувати наступні функціональні завдання:
– аналіз даних про проведені ревізії і перевірки за окремими об’єктами. У результаті може формуватися інформація про кількість проведених ревізій і перевірок на об’єкті, що перевіряється, на декілька років, про суми виявлених незаконних витрат, недостач і крадіжок грошових коштів і матеріальних цінностей у різних розрізах (за періодами, матеріально відповідальними особами тощо), про приписки і спотворення звітності;
– зведений аналіз даних про об’єкти, що перевіряються. Це дозволить автоматизованим шляхом одержувати інформацію про загальну кількість проведених ревізій і перевірок, їх динаміку, про виявлені недостачі, крадіжки, незаконні витрати на цих об’єктах, передачу справ до судово-слідчих органів, суми стягненого матеріального збитку і суми заборгованості за матеріально відповідальними особами.
Аналізуючи ефективність роботи окремих ревізорів, можна отримати інформацію про завантаженість ревізорів протягом декількох років, про використання часу на ревізії фінансово-господарської діяльності і на вимогу правоохоронних органів, на підготовку до ревізії, підготовку матеріалів до обговорення, а також про виявлені порушення, зловживання, суми виявлених недостач і встановлені судом розміри матеріального збитку, про інші показники, які характеризують ефективність роботи ревізорів. Можливе вирішення й інших функціональних завдань автоматизованої обробки контрольно-ревізійної інформації.
Обов’язковою умовою функціонування комплексу завдань з автоматизованої обробки контрольно-ревізійної інформації є розробка і організація технічного й інформаційного видів забезпечення.
При розробці технічного забезпечення, виборі комплексу технічних засобів можливі два основних варіанти. По-перше, це передача первинних документів, які містять відповідну інформацію, на обчислювальних центрів та її опрацювання: систематизація, узагальнення, одержання вихідних машинограм, які містять відомості про результати ревізій і перевірок у певних розрізах. Машинограми відповідно до встановленого порядку у регламентному режимі передаються ревізійній службі для їх використання. У даному випадку використовується централізована форма організації технології обробки інформації з використанням ЕОМ, а основним засобом технічного забезпечення є універсальні ЕОМ.
В умовах розширення випуску ПЕОМ такий варіант є нераціональним. У наш час обробку контрольно-ревізійної інформації більш доцільно здійснювати за допомогою ПЕОМ чи відеотермінальних пристроїв, які є технічними засобами для автоматизації робочого місця ревізора. Важливим компонентом інформаційного забезпечення є: система класифікації і кодування, система документації і документообороту, інформаційна база.Формування носіїв інформації передбачає класифікацію і кодування умовно-постійної інформації. Класифікація забезпечує розчленування сукупності даних на однорідні групи за певними ознаками. Прикладом можуть бути класифікатори матеріально відповідальних осіб, ревізорів. Кодування є процесом присвоєння скороченого кодового позначення окремої позиції сукупності даних (з урахуванням виконаної раніше класифікації), наприклад, код матеріально відповідальної особи, ревізора.
При організації інформаційного забезпечення завдань з обробки контрольно-ревізійної інформації необхідно вирішити питання її документування, створення інформаційної бази. Відома практика автоматизованої обробки ревізійної інформації, при якій за результатами кожної ревізії заповнюються спеціальні картки, де вказуються необхідні реквізити: назва ревізійного апарату і проревізованого підприємства, дані про осіб, що проводять ревізію, а також про її результати.
В умовах функціонування АРМ ревізорів щодо обробки контрольно-ревізійної інформації необхідні первинні дані можна вводити в ЕОМ безпосередньо з акта ревізії. Введення і контроль інформації, одержання необхідних відеограм, машинограм здійснюється в діалоговому режимі, у результаті чого відпадає необхідність працеємної роботи – заповнення карток. Інформація, одержана в результаті вирішення завдань з обробки контрольно-ревізійної інформації, видається оперативно, за запитом.
Важливим напрямом застосування ЕОМ у роботі ревізорів є створення на рівні контрольно-ревізійних підрозділів інформаційно-довідкових систем, в яких може утримуватись і поновлюватися інформація про всі нормативні акти, необхідні ревізору при проведенні ревізій, перевірок, а також про типові способи здійснення і приховування крадіжок і зловживань, про ознаки, що вказують на можливість використання цих способів тощо. Створення інформаційно-довідкових систем значно посилює методичну підготовленість ревізорів, сприяє підвищенню їх кваліфікації.
Крім того, персонально-професійні ЕОМ використовуються за наявності відповідного програмного забезпечення для підготовки текстів актів ревізій, різних довідок, звітів тощо. Але в цій справі більш ефективним є застосування спеціальних пристроїв автоматизованої обробки текстової інформації.
Прикладом змін у роботі ревізорів є погляди Девіда М. Летропа, які повністю прийнятні і до наших умов. Він відзначає, що з приходом електронної обробки даних і комерційних систем, заснованих на комп’ютерній техніці, багато операцій, що виконувались вручну, були передані комп’ютерам. Перш за все, помітна взаємодія стала фіксуватися за допомогою електронних пристроїв. Спочатку ревізори намагались не помічати ці вдосконалення. Але згодом зрозуміли, що такий підхід був неадекватний, і заявився новий тип ревізора – ревізор із технічними знаннями, який володіє електронною обробкою даних. Через певний час, вони не тільки стали проводити ревізії за допомогою комп’ютера, але і використовувати комп’ютер у якості інструменту для її проведення.
Список літератури
1.Атанасян Г.А., Голубятников С.П. Судебная бухгалтерия: Учебник. – М.: Юрид. лит., 1989. – 352 с.
2.Білуха М.Т. Теорія фінансово-господарського контролю: Підручник. – К.: Вища школа, 1994.
3.Белуха Н.Т. Контроль и ревизия в отраслях народного хозяйства. – М.: Финансы и статистика, 1992.
4.Белуха Н.Т. Ревизия и контроль в торговле. – М.: Экономика, 1998.
5.Бутинець Ф.Ф. Контроль і ревізія. – Житомир, 2000.
6.Вітвіцька М.О. Контроль і ревізія. – К., 1999.
7.Егорова С.К. Контроль и ревизия в бытовом обслуживании. – М.: Финансы и статистика, 1990.
8.Завгородній В.П., Савченко В.Я. Бухгалтерський облік, контроль і аудит в умовах ринку. – К.: БМУ Інформ, 1995.
9.Казарина А.Х. Выявление скрытых хищений путем ревизий и проверок, организуемых в процессе осуществления общественного надзора прокуратуры // Выявление скрытых хищений. – М., 1981.
У сучасних умовах збір, опрацювання, представлення й аналіз такої інформації здійснюється в основному, вручну. Контрольна інформація не завжди оперативна, недостатньо аналітична, опрацювання її працеємне. Тому одним із важливих напрямів удосконалення організації проведення ревізій і перевірок є застосування ЕОМ для обробки контрольної інформації на рівні контрольно-ревізійних служб, аудиторських фірм.
За допомогою ЕОМ отримується інформацію про результати проведених ревізій і перевірок, стан і тенденції розвитку кожного з об’єктів, що перевіряються, на кілька років, про ефективність роботи окремих ревізорів, а також необхідні звітні машинограми та інше. Така інформація сприяє вдосконаленню планування і координації контрольно-ревізійної роботи, більш обґрунтованому відбору черговості об’єктів, що перевіряються, спрямованому на підготовку програми конкретних ревізій, поглибленому аналізу результатів перевірок, ревізій, оперативному контролю за усуненням недоліків, виявлених ревізіями, і, нарешті, підвищення ефективності ревізій.
Для обробки і аналізу контрольно-ревізійної інформації за допомогою ЕОМ необхідно розробляти завдання з її автоматизованої обробки. Цей процес включає проектування функціонального, інформаційного, технічного й інших видів забезпечення автоматизованої обробки контрольно-ревізійної інформації. Для вирішення за допомогою ЕОМ цих проблем можна рекомендувати наступні функціональні завдання:
– аналіз даних про проведені ревізії і перевірки за окремими об’єктами. У результаті може формуватися інформація про кількість проведених ревізій і перевірок на об’єкті, що перевіряється, на декілька років, про суми виявлених незаконних витрат, недостач і крадіжок грошових коштів і матеріальних цінностей у різних розрізах (за періодами, матеріально відповідальними особами тощо), про приписки і спотворення звітності;
– зведений аналіз даних про об’єкти, що перевіряються. Це дозволить автоматизованим шляхом одержувати інформацію про загальну кількість проведених ревізій і перевірок, їх динаміку, про виявлені недостачі, крадіжки, незаконні витрати на цих об’єктах, передачу справ до судово-слідчих органів, суми стягненого матеріального збитку і суми заборгованості за матеріально відповідальними особами.
Аналізуючи ефективність роботи окремих ревізорів, можна отримати інформацію про завантаженість ревізорів протягом декількох років, про використання часу на ревізії фінансово-господарської діяльності і на вимогу правоохоронних органів, на підготовку до ревізії, підготовку матеріалів до обговорення, а також про виявлені порушення, зловживання, суми виявлених недостач і встановлені судом розміри матеріального збитку, про інші показники, які характеризують ефективність роботи ревізорів. Можливе вирішення й інших функціональних завдань автоматизованої обробки контрольно-ревізійної інформації.
Обов’язковою умовою функціонування комплексу завдань з автоматизованої обробки контрольно-ревізійної інформації є розробка і організація технічного й інформаційного видів забезпечення.
При розробці технічного забезпечення, виборі комплексу технічних засобів можливі два основних варіанти. По-перше, це передача первинних документів, які містять відповідну інформацію, на обчислювальних центрів та її опрацювання: систематизація, узагальнення, одержання вихідних машинограм, які містять відомості про результати ревізій і перевірок у певних розрізах. Машинограми відповідно до встановленого порядку у регламентному режимі передаються ревізійній службі для їх використання. У даному випадку використовується централізована форма організації технології обробки інформації з використанням ЕОМ, а основним засобом технічного забезпечення є універсальні ЕОМ.
В умовах розширення випуску ПЕОМ такий варіант є нераціональним. У наш час обробку контрольно-ревізійної інформації більш доцільно здійснювати за допомогою ПЕОМ чи відеотермінальних пристроїв, які є технічними засобами для автоматизації робочого місця ревізора. Важливим компонентом інформаційного забезпечення є: система класифікації і кодування, система документації і документообороту, інформаційна база.Формування носіїв інформації передбачає класифікацію і кодування умовно-постійної інформації. Класифікація забезпечує розчленування сукупності даних на однорідні групи за певними ознаками. Прикладом можуть бути класифікатори матеріально відповідальних осіб, ревізорів. Кодування є процесом присвоєння скороченого кодового позначення окремої позиції сукупності даних (з урахуванням виконаної раніше класифікації), наприклад, код матеріально відповідальної особи, ревізора.
При організації інформаційного забезпечення завдань з обробки контрольно-ревізійної інформації необхідно вирішити питання її документування, створення інформаційної бази. Відома практика автоматизованої обробки ревізійної інформації, при якій за результатами кожної ревізії заповнюються спеціальні картки, де вказуються необхідні реквізити: назва ревізійного апарату і проревізованого підприємства, дані про осіб, що проводять ревізію, а також про її результати.
В умовах функціонування АРМ ревізорів щодо обробки контрольно-ревізійної інформації необхідні первинні дані можна вводити в ЕОМ безпосередньо з акта ревізії. Введення і контроль інформації, одержання необхідних відеограм, машинограм здійснюється в діалоговому режимі, у результаті чого відпадає необхідність працеємної роботи – заповнення карток. Інформація, одержана в результаті вирішення завдань з обробки контрольно-ревізійної інформації, видається оперативно, за запитом.
Важливим напрямом застосування ЕОМ у роботі ревізорів є створення на рівні контрольно-ревізійних підрозділів інформаційно-довідкових систем, в яких може утримуватись і поновлюватися інформація про всі нормативні акти, необхідні ревізору при проведенні ревізій, перевірок, а також про типові способи здійснення і приховування крадіжок і зловживань, про ознаки, що вказують на можливість використання цих способів тощо. Створення інформаційно-довідкових систем значно посилює методичну підготовленість ревізорів, сприяє підвищенню їх кваліфікації.
Крім того, персонально-професійні ЕОМ використовуються за наявності відповідного програмного забезпечення для підготовки текстів актів ревізій, різних довідок, звітів тощо. Але в цій справі більш ефективним є застосування спеціальних пристроїв автоматизованої обробки текстової інформації.
Прикладом змін у роботі ревізорів є погляди Девіда М. Летропа, які повністю прийнятні і до наших умов. Він відзначає, що з приходом електронної обробки даних і комерційних систем, заснованих на комп’ютерній техніці, багато операцій, що виконувались вручну, були передані комп’ютерам. Перш за все, помітна взаємодія стала фіксуватися за допомогою електронних пристроїв. Спочатку ревізори намагались не помічати ці вдосконалення. Але згодом зрозуміли, що такий підхід був неадекватний, і заявився новий тип ревізора – ревізор із технічними знаннями, який володіє електронною обробкою даних. Через певний час, вони не тільки стали проводити ревізії за допомогою комп’ютера, але і використовувати комп’ютер у якості інструменту для її проведення.
Список літератури
1.Атанасян Г.А., Голубятников С.П. Судебная бухгалтерия: Учебник. – М.: Юрид. лит., 1989. – 352 с.
2.Білуха М.Т. Теорія фінансово-господарського контролю: Підручник. – К.: Вища школа, 1994.
3.Белуха Н.Т. Контроль и ревизия в отраслях народного хозяйства. – М.: Финансы и статистика, 1992.
4.Белуха Н.Т. Ревизия и контроль в торговле. – М.: Экономика, 1998.
5.Бутинець Ф.Ф. Контроль і ревізія. – Житомир, 2000.
6.Вітвіцька М.О. Контроль і ревізія. – К., 1999.
7.Егорова С.К. Контроль и ревизия в бытовом обслуживании. – М.: Финансы и статистика, 1990.
8.Завгородній В.П., Савченко В.Я. Бухгалтерський облік, контроль і аудит в умовах ринку. – К.: БМУ Інформ, 1995.
9.Казарина А.Х. Выявление скрытых хищений путем ревизий и проверок, организуемых в процессе осуществления общественного надзора прокуратуры // Выявление скрытых хищений. – М., 1981.
