Основи таємного діловодства та режиму таємності
ЛЕКЦІЯ
з предмету “Загальновійськова підготовка”
Тема 2. “ОСНОВИ ТАЄМНОГО ДІЛОВОДСТВА ТА
РЕЖИМУ ТАЄМНОСТІ”
а) Література
Обов’язкова:
Наказ міністра оборони № 010 від 7.08.1990 р.
Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави.
Посібник “Сучасне діловодство” – 2001 р.
Додаткова:
Наказ МО України № 035 від 20.09.96 р.
Рекомендації щодо перегляду грифів секретності та приведення їх у відповідність до вимог чинного законодавства України. - 2002 р .
Посібник “Сучасне українське діловодство” – 2000 р.
б) Наочні посібники та технічні засоби навчання
Слайди: “Види таємних документів”, “Грифи таємності”.
Графопроектор “Лектор-2000”.
Навчальні питання і розрахунок часу |
Вступне слово
| Організація таємного діловодства
. | Основні правила дотримання режиму таємності
Заключна частина
Зміст лекції
Вступне слово
Після перевірки наявності студентів та їх готовності до заняття викладач оголошує тему та мету заняття, кількість часу, відведеного для її вивчення, вказує літературу, яку необхідно використовувати на занятті та під час самостійної підготовки. Далі він оголошує навчальні питання заняття.
ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
Вперше слово “таємно” з’явилося у словосполученні “Таємна канцелярія”, яка була створена у 1718 році для слідства у знаменитій справі сина Петра І царевича Олексія, що зрадив державу, свого батька і рішенням таємної канцелярії був засуджений на смерть. Взагалі до функції таємної канцелярії входило розслідування найважливіших державних злочинів, таких як замах на царя, спроба державного перевороту, антиурядова агітація, зрада чаклунство, казнокрадство, хабарництво та інш.
Державними таємницями України є відомості особливої важливості, цілком таємні і таємні військові, політичні, економічні, науково-технічні та інші відомості, розголошення або втрата яких причинило або може причинити шкоду державним інтересам України.
Державні таємниці України по ступеню їх важливості поділяються на державну таємницю і військову таємницю.
Державну таємницю складають відомості, розголошення (передача, втрата) яких може негативно впливати на якісний стан військово-економічного потенціалу країни або привести до інших тяжких наслідків для обороноздатності, державної безпеки, економічних і політичних інтересів країни.
Військову таємницю складають відомості військового характеру, розголошення (передача) яких може нанести збитки обороноздатності держави.
Загальне керівництво і контроль за організацією і забезпеченням захисту державних таємниць в ЗС України здійснює Генеральний штаб через відповідні управління і служби.
Відповідальність за організацією і здійсненням необхідних заходів по захисту державних таємниць покладається на командира військової частини, безпосередньо за ці питання відповідає начальник штабу військової частини.
Начальники штабів військових частин відповідають за діяльність управлінь (служб) по захисту державних таємниць, забезпечують розробку планів заходів по цим питанням та своєчасно доводять завдання до підлеглих, здійснюють систематичний контроль за виконанням вимог нормативних документів по захисту державних і військових таємниць.
Ніяка терміновість і важливість заходів, що проводяться, не може служити підставою для невиконання або порушення чинного законодавства, вимог керівних і нормативних документів щодо охорони державної таємниці (Наказ МОУ № 035 від 20.09.96 р.).
Режим таємності – це встановлений нормативними актами вищих структур державної влади України єдиний порядок забезпечення збереженості державних таємниць, що включає в себе систему адміністративно-правових, організаційних, інженерно-технічних та інших заходів.
В наш сучасний час в умовах конкуренції між фірмами, підприємствами, організаціями актуальною проблемою стає збереження інформації, що становить комерційну таємницю, що використовується для досягнення комерційних цілей, а саме одержання прибутку, уникнення збитків, здобуття переваги над конкурентами та інші особливості комерційної діяльності.
Комерційна таємниця – це виробнича, науково-технічна, управлінська, фінансова та інша інформація, що використовується для досягнення комерційних цілей і яка вважається конфіденційною. До конфіденційної інформації належать також ідеї, винаходи, відкриття, технології, індивідуальні особливості комерційної діяльності, що дають змогу успішно займатися комерцією.
І. ОРГАНІЗАЦІЯ ТАЄМНОГО ДІЛОВОДСТВА
Секретна робота і діловодство являються складовою частиною режиму таємності, повинні забезпечити збереження державних таємниць При веденні штабами, закладами таємного листування. Розробка таємних документів і ведення темного листування здійснюється у випадках, коли немає умов для здійснення особистого спілкування або у випадку розробки та подання керівництву письмової таємної доповіді.
Взагалі діловодний процес також має свою типову технологію, що складається з роботи над вхідною, внутрішньою та вихідною документацією у такій визначеній послідовності:
При роботі з вхідними документами (ті що надійшли спецпоштою старшого (вищого) керівництва, начальника):
перевірка надісланої кореспонденції, індексація та прийом документів під підпис від кур’єра спецзв’язку;
реєстрація, попередній розгляд начальником таємної частини та доповідь командиру, начальнику;
винесення резолюції командиром, начальником та організація виконання поставлених завдань;
контроль виконавців, облік та доповідь про виконання.
При роботі з внутрішньою документацією (документи, що розробляються для повсякденної роботи і постійно використовуються в службовій діяльності):
складання попереднього проекту документа, погодження зі старшим керівництвом, командуванням;
організація виконання поставлених завдань;
командир (керівник закладу, установи) перевіряє та затверджує відпрацьований документ;
після затвердження начальник таємної частини обробляє та обліковує відпрацьований документ та передає його виконавцям для відпрацювання;
контроль виконання;
закінчення справи з виробництва та доповідь командиру (начальнику).
При роботі з вихідною документацією (документи, що надсилаються у вищестоящий штаб, заклад безпосередньому начальнику):
складання попереднього проекту, візування та погодження з керівництвом;
затвердження відпрацьованого документа командиром (начальником);
обробка та реєстрація документа;
відправлення документа старшому командиру (начальнику).
Таємне діловодство в частинах, закладах ведуть таємні органи військових частин, закладів, які повинні розташовуватися в ізольованих службових приміщеннях, як правило, на середніх поверхах будівлі.
При обладнанні приміщень таємної частини необхідно дотримуватись таких вимог:
Вхідні двері повинні бути оббиті металевою бляхою і закриватися на два замки;
Всі вікна повинні бути заґратовані, а вікна, які планують відкривати, для провітрювання, затягнуті сіткою, щоб виключити випадки впливу протягу на робочу документацію, приміщення таємної частини обладнується сигналізацією.
Вхід в таємну частину дозволяється тільки особам, які мають допуск за формами № 1 та № 2. взагалі допуск за формами № 1, № 2 – це дозвіл від проведеної перевірки службою безпеки України та органами військової контррозвідки. Доступ до сейфів, сховищ. Де зберігаються таємні документи з метою їх перевірки та видачі виконавцям мають тільки командир, начальник штабу та працівники таємної частини.
Всі документи зберігаються тільки у металевих сейфах, сховищах, які закриваються під ключ та запечатуються особистою номерною печаткою начальника таємної частини.
Під кінець робочого дня начальнику таємної частини повертають всі видані для роботи документи, приміщення закривається і запечатується печаткою і здається під охорону черговому штабу (частини).
Розміщення таємних органів в загальних кімнатах військових частин, закладів забороняється. Вхід у приміщення таємних органів дозволяється тільки працівникам таємних органів, особам, яким вони підпорядковані, а також особам, які мають першу або другу форми допуску і допущені до роботи з таємними документами.
ПОНЯТТЯ ПРО ГРИФИ
Слово “гриф” німецького походження, власне означає руків’я кинджала або шаблі. Поняття “гриф” стосується конструкційного розташування деяких реквізитів (власне грифів) на аркуші паперу або іншого таємного документа. Вістря кинджалу мають, як правило, хрестовидне зображення, перекладини якого, якщо їх розташувати на аркуші, вказують певні напрямки: верх, низ, вправо і вліво. В діловодстві вістря (умовного кинджалу) вказує на місцезнаходження даного реквізиту (або грифу).
Існують такі грифи таємності:
цілком таємно (усі номери наказів, директив починаються з двох нулів, а подальші цифри визначають порядковий обліковий номер). Наприклад: Наказ МО України № 005.
Для роботи з цими документами мають дозвіл особи з допуском по формі № 1.
таємно (усі номери наказів, директив починаються з одного нуля). Наприклад: Наказ НГШ №0126, директива Командувача Західного ОК №М/03/1592.
Користуються особи с формою допуску № 2.
для службового користування (ДСК)
Користуються особи, яким ці документи необхідні по службі.
нетаємно
Користуються усі особи, що допущені для штабної роботи у своїй службовій діяльності.
Конфіденційно (КТ – комерційна таємниця)
Використовується для організацій та підприємств різних форм власності наказами з охорони комерційної діяльності.
Усі грифи таємності друкуються, записуються на титулі документа в правому верхньому куті.
Для збереження таємних документів таємні органи забезпечуються необхідною кількістю сейфів, сховищ.
Нетаємні документи та документи з грифом “Для службового користування” зберігаються в окремих сховищах, шафах, робочих папках.
Усі сейфи, сховища та приміщення закриваються під ключ та запечатуються номерною металічною печаткою, після чого здаються під охорону черговому штабу, закладу, розписуючись за здачу під охорону в окремому журналі.
Всі таємні документи, документи з грифом “ДСК”, що надходять поштою у частину, приймаються тільки працівниками таємного органу. У неробочий час документи приймаються черговим, який обліковує їх у книзі поступивших таємних документів та, не вскриваючи кореспонденцію, зберігає їх у сейфі (сховищі), після чого здає у таємний відділ. У випадку отримання термінових документів доповідає особисто командиру, начальнику штабу.
РУХ ТАЄМНИХ ДОКУМЕНТІВ
Працівник таємного органу, отримавши вхідні документи, терміново обліковує їх у книзі, а на реєстрі працівника фельд’єгерського поштового зв’язку ставить свій підпис і печатку “Для пакетів”. Отримані пакети з документами вскриваються в день отримання пошти і реєструються по вхідних журналах обліку. Після реєстрації таємні документи передаються для розгляду і прийняття рішення командиру військової частини (закладу).
Командир військової частини уважно розглянувши документ на зворотній його стороні підписує резолюцію., в якій визначає:
безпосередніх виконавців;
загальні основні заходи для кожного виконавця;
строк виконання та представлення командиру на підпис.
Начальник таємної частини доводить документ та резолюцію командира особисто до кожного виконавця і, в разі необхідності, залишає йому документ під підпис у реєстрі (форма № 11). Виконавець, отримавши таємний документ, записує його в особистий опис (форма № 7) і тільки після цього приступає до роботи.
Під кінець робочого дня таємний документ обов’язково здається начальнику таємної частини, який розписується про його прийняття в опису виконавця (форма № 7).
Начальник таємної частини після повного відпрацювання документа і доповіді командиру військової частини підшиває його в справу, яка має опис кожної сторінки і зберігає в таємній частині.
Якщо виконавцю необхідно ознайомитися з документами (справами), до яких він не допущений, то потрібен письмовий дозвіл начальника штабу для ознайомлення з документами. Робота зі справами (документами) повинна проводитися в умовах, що забезпечують повне збереження таємних, службових документів.
При невеликій кількості службового листування журнали, книги обліку заводяться на календарний рік, а в кінці року після проведення річної перевірки проводиться підсумковий запис, і журнали, книги обліку, при наявності вільних аркушів переобліковують і продовжують на подальші роки. Усі аркуші книг, журналів нумеруються, прошиваються і на останньому аркуші опечатуються паперовою наклейкою з відбитком печатки “Для пакетів”. Друковані таємні видавництва, накази, директиви реєструються за інвентарним номером і у справи не підшиваються, використовуються в повсякденній діяльності. Суворо забороняється виривати аркуші таємних видавництв та видавництв з грифом “ДСК”.
Види таємних документів:
Окремі аркуші, які надіслані спецпоштою (розпорядження накази, директиви);
Друковані видавництва у вигляді директив, брошур, книг, альбомів;
Великомасштабні топографічні карти (1 : 25 000; 1 : 50 000);
Навчальні стенди та плакати з таємною інформацією;
Магнітні носії (дискети та диски);
Комп’ютерна техніка (дозвіл від СБУ);
Печатки та штампи на військовий час за дійсним найменуванням частини.
ІІ. ОСНОВНІ ПРАВИЛА ДОТРИМАННЯ РЕЖИМУ ТАЄМНОСТІ
Передача документів, сейфів здійснюється через таємний орган. При вибутті відповідальних осіб у відпустку, відрядження, на лікування передавати ключі від сховищ з документами іншим особам забороняється. Металева номерна печатка нікому не передається і постійно знаходиться у виконавця. В службовий робочий час ключі від приміщень, сейфів знаходяться у виконавця, а в неробочий час зберігається в одному із сейфів.
Після закінчення робочого дня всі таємні документи складаються у сейфи, які запираються і закриваються під ключ і запечатуються особистими номерними печатками, а вхідні двері запечатуються печаткою “Для сховищ”, виключаючи можливість зняття печатки без порушення відбитку печатки.
Кімната чергового частини (закладу) опечатується печаткою чергового, решта приміщень запечатується печатками виконавців.
Приміщення, безпосередню охорону яких здійснювати неможливо в зв’язку з їх віддаленістю від чергового, обладнують технічними засобами сигналізації. Справність сигналізації щоденно перевіряється при прийомі чергування.
У випадку виникнення загрози знищення таємних документів черговий частини, закладу сумісно з особами добового наряду зобов’язаний вскрити відповідні приміщення, сховища та вжити заходів порятунку таємних документів.
Під час прибирання, ремонту приміщень всі документи повинні бути закриті в сейфах.
Відкриття приміщень таємного органу в неробочий час здійснюється особисто начальником штабу частини, призначеним заступником начальника закладу.
Працювати з секретними документами дозволяється тільки в службових приміщеннях, на робочих столах не повинно бути сторонніх паперів, газет, журналів.
Таємні документи видаються виконавцям під підпис в журналі обліку документів або реєстрі (форма № 11). Коли виконавець повертає документи начальник таємного органу розписується про прийом документів в опису виконавця (форма № 7).
Командиру, начальнику документи доповідаються начальником таємного органу. В разі потреби командир, начальник залишає документи в себе, розписавшись в реєстрі (форма № 11).
Кожний виконавець, отримавший таємні документи, повинен терміново облікувати їх в опису (форма № 7). В опис записуються всі документи, в тому числі отримані тимчасово від інших виконавців. Виконавцям дозволяється передати документи на доповідь начальнику, іншим виконавцям для тимчасового користування під підпис в реєстрі (форма № 11).
При виході з робочих кімнат (незалежно від часу) забороняється залишати таємні документи на робочих столах та в незакритих сейфах. Вхідні двері повинні бути закриті на ключ.
Після закінчення робочого дня кожний виконавець повинен перевірити наявність таємних документів і здати їх в таємний відділ. Виносити таємні документи за межи частини, закладу забороняється. В особливих випадках винос документів здійснюється лише з письмового дозволу начальника штабу, заступника в опечатаному вигляді без порушень встановлених правил перенесення таємних документів. Видані для роботи документи, справи підлягають поверненню в таємний орган в цей же день.
Усі записи, в тому числі і підпис виконавців проводяться тільки чорнилами, пастою. В журналах, книгах обліку забороняється робити підчистки, виправлення.
Знищують таємні та службові документи тільки по акту, попередньо перевіривши комісійно кожний документ і затвердивши акт знищення у командира (начальника). Після знищення начальник таємної частини має право списати документ з книг, журналів обліку.
ЗАКЛЮЧНА ЧАСТИНА
Сьогодні ми з вами розглянули організацію таємного діловодства в частинах, закладах та основні правила дотримання режиму таємності. Ці знання допоможуть вам грамотно вирішувати питання, пов’язані з роботою над таємними матеріалами, відповідально відноситися до їх збереження.
Прошу в часи самостійної підготовки основну увагу звернути на такі питання, в готовності дати відповіді на наступному занятті:
Поняття державної та військової таємниці.
Ознака та грифи таємності документів, перелік (категорія) осіб, що допущені для роботи з ними.
Рух таємних документів.
Види таємних документів.
Основні правила дотримання режиму таємності.
з предмету “Загальновійськова підготовка”
Тема 2. “ОСНОВИ ТАЄМНОГО ДІЛОВОДСТВА ТА
РЕЖИМУ ТАЄМНОСТІ”
а) Література
Обов’язкова:
Наказ міністра оборони № 010 від 7.08.1990 р.
Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави.
Посібник “Сучасне діловодство” – 2001 р.
Додаткова:
Наказ МО України № 035 від 20.09.96 р.
Рекомендації щодо перегляду грифів секретності та приведення їх у відповідність до вимог чинного законодавства України. - 2002 р .
Посібник “Сучасне українське діловодство” – 2000 р.
б) Наочні посібники та технічні засоби навчання
Слайди: “Види таємних документів”, “Грифи таємності”.
Графопроектор “Лектор-2000”.
Навчальні питання і розрахунок часу |
Вступне слово
| Організація таємного діловодства
. | Основні правила дотримання режиму таємності
Заключна частина
Зміст лекції
Вступне слово
Після перевірки наявності студентів та їх готовності до заняття викладач оголошує тему та мету заняття, кількість часу, відведеного для її вивчення, вказує літературу, яку необхідно використовувати на занятті та під час самостійної підготовки. Далі він оголошує навчальні питання заняття.
ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
Вперше слово “таємно” з’явилося у словосполученні “Таємна канцелярія”, яка була створена у 1718 році для слідства у знаменитій справі сина Петра І царевича Олексія, що зрадив державу, свого батька і рішенням таємної канцелярії був засуджений на смерть. Взагалі до функції таємної канцелярії входило розслідування найважливіших державних злочинів, таких як замах на царя, спроба державного перевороту, антиурядова агітація, зрада чаклунство, казнокрадство, хабарництво та інш.
Державними таємницями України є відомості особливої важливості, цілком таємні і таємні військові, політичні, економічні, науково-технічні та інші відомості, розголошення або втрата яких причинило або може причинити шкоду державним інтересам України.
Державні таємниці України по ступеню їх важливості поділяються на державну таємницю і військову таємницю.
Державну таємницю складають відомості, розголошення (передача, втрата) яких може негативно впливати на якісний стан військово-економічного потенціалу країни або привести до інших тяжких наслідків для обороноздатності, державної безпеки, економічних і політичних інтересів країни.
Військову таємницю складають відомості військового характеру, розголошення (передача) яких може нанести збитки обороноздатності держави.
Загальне керівництво і контроль за організацією і забезпеченням захисту державних таємниць в ЗС України здійснює Генеральний штаб через відповідні управління і служби.
Відповідальність за організацією і здійсненням необхідних заходів по захисту державних таємниць покладається на командира військової частини, безпосередньо за ці питання відповідає начальник штабу військової частини.
Начальники штабів військових частин відповідають за діяльність управлінь (служб) по захисту державних таємниць, забезпечують розробку планів заходів по цим питанням та своєчасно доводять завдання до підлеглих, здійснюють систематичний контроль за виконанням вимог нормативних документів по захисту державних і військових таємниць.
Ніяка терміновість і важливість заходів, що проводяться, не може служити підставою для невиконання або порушення чинного законодавства, вимог керівних і нормативних документів щодо охорони державної таємниці (Наказ МОУ № 035 від 20.09.96 р.).
Режим таємності – це встановлений нормативними актами вищих структур державної влади України єдиний порядок забезпечення збереженості державних таємниць, що включає в себе систему адміністративно-правових, організаційних, інженерно-технічних та інших заходів.
В наш сучасний час в умовах конкуренції між фірмами, підприємствами, організаціями актуальною проблемою стає збереження інформації, що становить комерційну таємницю, що використовується для досягнення комерційних цілей, а саме одержання прибутку, уникнення збитків, здобуття переваги над конкурентами та інші особливості комерційної діяльності.
Комерційна таємниця – це виробнича, науково-технічна, управлінська, фінансова та інша інформація, що використовується для досягнення комерційних цілей і яка вважається конфіденційною. До конфіденційної інформації належать також ідеї, винаходи, відкриття, технології, індивідуальні особливості комерційної діяльності, що дають змогу успішно займатися комерцією.
І. ОРГАНІЗАЦІЯ ТАЄМНОГО ДІЛОВОДСТВА
Секретна робота і діловодство являються складовою частиною режиму таємності, повинні забезпечити збереження державних таємниць При веденні штабами, закладами таємного листування. Розробка таємних документів і ведення темного листування здійснюється у випадках, коли немає умов для здійснення особистого спілкування або у випадку розробки та подання керівництву письмової таємної доповіді.
Взагалі діловодний процес також має свою типову технологію, що складається з роботи над вхідною, внутрішньою та вихідною документацією у такій визначеній послідовності:
При роботі з вхідними документами (ті що надійшли спецпоштою старшого (вищого) керівництва, начальника):
перевірка надісланої кореспонденції, індексація та прийом документів під підпис від кур’єра спецзв’язку;
реєстрація, попередній розгляд начальником таємної частини та доповідь командиру, начальнику;
винесення резолюції командиром, начальником та організація виконання поставлених завдань;
контроль виконавців, облік та доповідь про виконання.
При роботі з внутрішньою документацією (документи, що розробляються для повсякденної роботи і постійно використовуються в службовій діяльності):
складання попереднього проекту документа, погодження зі старшим керівництвом, командуванням;
організація виконання поставлених завдань;
командир (керівник закладу, установи) перевіряє та затверджує відпрацьований документ;
після затвердження начальник таємної частини обробляє та обліковує відпрацьований документ та передає його виконавцям для відпрацювання;
контроль виконання;
закінчення справи з виробництва та доповідь командиру (начальнику).
При роботі з вихідною документацією (документи, що надсилаються у вищестоящий штаб, заклад безпосередньому начальнику):
складання попереднього проекту, візування та погодження з керівництвом;
затвердження відпрацьованого документа командиром (начальником);
обробка та реєстрація документа;
відправлення документа старшому командиру (начальнику).
Таємне діловодство в частинах, закладах ведуть таємні органи військових частин, закладів, які повинні розташовуватися в ізольованих службових приміщеннях, як правило, на середніх поверхах будівлі.
При обладнанні приміщень таємної частини необхідно дотримуватись таких вимог:
Вхідні двері повинні бути оббиті металевою бляхою і закриватися на два замки;
Всі вікна повинні бути заґратовані, а вікна, які планують відкривати, для провітрювання, затягнуті сіткою, щоб виключити випадки впливу протягу на робочу документацію, приміщення таємної частини обладнується сигналізацією.
Вхід в таємну частину дозволяється тільки особам, які мають допуск за формами № 1 та № 2. взагалі допуск за формами № 1, № 2 – це дозвіл від проведеної перевірки службою безпеки України та органами військової контррозвідки. Доступ до сейфів, сховищ. Де зберігаються таємні документи з метою їх перевірки та видачі виконавцям мають тільки командир, начальник штабу та працівники таємної частини.
Всі документи зберігаються тільки у металевих сейфах, сховищах, які закриваються під ключ та запечатуються особистою номерною печаткою начальника таємної частини.
Під кінець робочого дня начальнику таємної частини повертають всі видані для роботи документи, приміщення закривається і запечатується печаткою і здається під охорону черговому штабу (частини).
Розміщення таємних органів в загальних кімнатах військових частин, закладів забороняється. Вхід у приміщення таємних органів дозволяється тільки працівникам таємних органів, особам, яким вони підпорядковані, а також особам, які мають першу або другу форми допуску і допущені до роботи з таємними документами.
ПОНЯТТЯ ПРО ГРИФИ
Слово “гриф” німецького походження, власне означає руків’я кинджала або шаблі. Поняття “гриф” стосується конструкційного розташування деяких реквізитів (власне грифів) на аркуші паперу або іншого таємного документа. Вістря кинджалу мають, як правило, хрестовидне зображення, перекладини якого, якщо їх розташувати на аркуші, вказують певні напрямки: верх, низ, вправо і вліво. В діловодстві вістря (умовного кинджалу) вказує на місцезнаходження даного реквізиту (або грифу).
Існують такі грифи таємності:
цілком таємно (усі номери наказів, директив починаються з двох нулів, а подальші цифри визначають порядковий обліковий номер). Наприклад: Наказ МО України № 005.
Для роботи з цими документами мають дозвіл особи з допуском по формі № 1.
таємно (усі номери наказів, директив починаються з одного нуля). Наприклад: Наказ НГШ №0126, директива Командувача Західного ОК №М/03/1592.
Користуються особи с формою допуску № 2.
для службового користування (ДСК)
Користуються особи, яким ці документи необхідні по службі.
нетаємно
Користуються усі особи, що допущені для штабної роботи у своїй службовій діяльності.
Конфіденційно (КТ – комерційна таємниця)
Використовується для організацій та підприємств різних форм власності наказами з охорони комерційної діяльності.
Усі грифи таємності друкуються, записуються на титулі документа в правому верхньому куті.
Для збереження таємних документів таємні органи забезпечуються необхідною кількістю сейфів, сховищ.
Нетаємні документи та документи з грифом “Для службового користування” зберігаються в окремих сховищах, шафах, робочих папках.
Усі сейфи, сховища та приміщення закриваються під ключ та запечатуються номерною металічною печаткою, після чого здаються під охорону черговому штабу, закладу, розписуючись за здачу під охорону в окремому журналі.
Всі таємні документи, документи з грифом “ДСК”, що надходять поштою у частину, приймаються тільки працівниками таємного органу. У неробочий час документи приймаються черговим, який обліковує їх у книзі поступивших таємних документів та, не вскриваючи кореспонденцію, зберігає їх у сейфі (сховищі), після чого здає у таємний відділ. У випадку отримання термінових документів доповідає особисто командиру, начальнику штабу.
РУХ ТАЄМНИХ ДОКУМЕНТІВ
Працівник таємного органу, отримавши вхідні документи, терміново обліковує їх у книзі, а на реєстрі працівника фельд’єгерського поштового зв’язку ставить свій підпис і печатку “Для пакетів”. Отримані пакети з документами вскриваються в день отримання пошти і реєструються по вхідних журналах обліку. Після реєстрації таємні документи передаються для розгляду і прийняття рішення командиру військової частини (закладу).
Командир військової частини уважно розглянувши документ на зворотній його стороні підписує резолюцію., в якій визначає:
безпосередніх виконавців;
загальні основні заходи для кожного виконавця;
строк виконання та представлення командиру на підпис.
Начальник таємної частини доводить документ та резолюцію командира особисто до кожного виконавця і, в разі необхідності, залишає йому документ під підпис у реєстрі (форма № 11). Виконавець, отримавши таємний документ, записує його в особистий опис (форма № 7) і тільки після цього приступає до роботи.
Під кінець робочого дня таємний документ обов’язково здається начальнику таємної частини, який розписується про його прийняття в опису виконавця (форма № 7).
Начальник таємної частини після повного відпрацювання документа і доповіді командиру військової частини підшиває його в справу, яка має опис кожної сторінки і зберігає в таємній частині.
Якщо виконавцю необхідно ознайомитися з документами (справами), до яких він не допущений, то потрібен письмовий дозвіл начальника штабу для ознайомлення з документами. Робота зі справами (документами) повинна проводитися в умовах, що забезпечують повне збереження таємних, службових документів.
При невеликій кількості службового листування журнали, книги обліку заводяться на календарний рік, а в кінці року після проведення річної перевірки проводиться підсумковий запис, і журнали, книги обліку, при наявності вільних аркушів переобліковують і продовжують на подальші роки. Усі аркуші книг, журналів нумеруються, прошиваються і на останньому аркуші опечатуються паперовою наклейкою з відбитком печатки “Для пакетів”. Друковані таємні видавництва, накази, директиви реєструються за інвентарним номером і у справи не підшиваються, використовуються в повсякденній діяльності. Суворо забороняється виривати аркуші таємних видавництв та видавництв з грифом “ДСК”.
Види таємних документів:
Окремі аркуші, які надіслані спецпоштою (розпорядження накази, директиви);
Друковані видавництва у вигляді директив, брошур, книг, альбомів;
Великомасштабні топографічні карти (1 : 25 000; 1 : 50 000);
Навчальні стенди та плакати з таємною інформацією;
Магнітні носії (дискети та диски);
Комп’ютерна техніка (дозвіл від СБУ);
Печатки та штампи на військовий час за дійсним найменуванням частини.
ІІ. ОСНОВНІ ПРАВИЛА ДОТРИМАННЯ РЕЖИМУ ТАЄМНОСТІ
Передача документів, сейфів здійснюється через таємний орган. При вибутті відповідальних осіб у відпустку, відрядження, на лікування передавати ключі від сховищ з документами іншим особам забороняється. Металева номерна печатка нікому не передається і постійно знаходиться у виконавця. В службовий робочий час ключі від приміщень, сейфів знаходяться у виконавця, а в неробочий час зберігається в одному із сейфів.
Після закінчення робочого дня всі таємні документи складаються у сейфи, які запираються і закриваються під ключ і запечатуються особистими номерними печатками, а вхідні двері запечатуються печаткою “Для сховищ”, виключаючи можливість зняття печатки без порушення відбитку печатки.
Кімната чергового частини (закладу) опечатується печаткою чергового, решта приміщень запечатується печатками виконавців.
Приміщення, безпосередню охорону яких здійснювати неможливо в зв’язку з їх віддаленістю від чергового, обладнують технічними засобами сигналізації. Справність сигналізації щоденно перевіряється при прийомі чергування.
У випадку виникнення загрози знищення таємних документів черговий частини, закладу сумісно з особами добового наряду зобов’язаний вскрити відповідні приміщення, сховища та вжити заходів порятунку таємних документів.
Під час прибирання, ремонту приміщень всі документи повинні бути закриті в сейфах.
Відкриття приміщень таємного органу в неробочий час здійснюється особисто начальником штабу частини, призначеним заступником начальника закладу.
Працювати з секретними документами дозволяється тільки в службових приміщеннях, на робочих столах не повинно бути сторонніх паперів, газет, журналів.
Таємні документи видаються виконавцям під підпис в журналі обліку документів або реєстрі (форма № 11). Коли виконавець повертає документи начальник таємного органу розписується про прийом документів в опису виконавця (форма № 7).
Командиру, начальнику документи доповідаються начальником таємного органу. В разі потреби командир, начальник залишає документи в себе, розписавшись в реєстрі (форма № 11).
Кожний виконавець, отримавший таємні документи, повинен терміново облікувати їх в опису (форма № 7). В опис записуються всі документи, в тому числі отримані тимчасово від інших виконавців. Виконавцям дозволяється передати документи на доповідь начальнику, іншим виконавцям для тимчасового користування під підпис в реєстрі (форма № 11).
При виході з робочих кімнат (незалежно від часу) забороняється залишати таємні документи на робочих столах та в незакритих сейфах. Вхідні двері повинні бути закриті на ключ.
Після закінчення робочого дня кожний виконавець повинен перевірити наявність таємних документів і здати їх в таємний відділ. Виносити таємні документи за межи частини, закладу забороняється. В особливих випадках винос документів здійснюється лише з письмового дозволу начальника штабу, заступника в опечатаному вигляді без порушень встановлених правил перенесення таємних документів. Видані для роботи документи, справи підлягають поверненню в таємний орган в цей же день.
Усі записи, в тому числі і підпис виконавців проводяться тільки чорнилами, пастою. В журналах, книгах обліку забороняється робити підчистки, виправлення.
Знищують таємні та службові документи тільки по акту, попередньо перевіривши комісійно кожний документ і затвердивши акт знищення у командира (начальника). Після знищення начальник таємної частини має право списати документ з книг, журналів обліку.
ЗАКЛЮЧНА ЧАСТИНА
Сьогодні ми з вами розглянули організацію таємного діловодства в частинах, закладах та основні правила дотримання режиму таємності. Ці знання допоможуть вам грамотно вирішувати питання, пов’язані з роботою над таємними матеріалами, відповідально відноситися до їх збереження.
Прошу в часи самостійної підготовки основну увагу звернути на такі питання, в готовності дати відповіді на наступному занятті:
Поняття державної та військової таємниці.
Ознака та грифи таємності документів, перелік (категорія) осіб, що допущені для роботи з ними.
Рух таємних документів.
Види таємних документів.
Основні правила дотримання режиму таємності.
